Toutes les obligations légales de l’employeur pour l’embauche d’un premier salarié

Comment le mettre en place ?

La mise en place du DUERP est une démarche structurée qui nécessite une approche méthodique :

• Évaluation des risques : Procédez à un recensement exhaustif des risques dans chaque unité de travail, en prenant en compte divers facteurs comme les procédés de fabrication, les équipements et l’aménagement des lieux.
• Formalisation : Rédigez le DUERP en y consignant les risques identifiés ainsi que leur degré de gravité et les mesures de prévention correspondantes.
• Actualisation : Mettez à jour le DUERP au moins une fois par an ou suite à tout changement significatif affectant l’évaluation des risques.
• Conservation et transmission : Depuis le 31 mars 2022, il est obligatoire de conserver le DUERP et ses versions précédentes pendant 40 ans. En outre, pour les entreprises de plus de 149 salariés, le document doit être déposé sur un portail dédié à partir du 1er juillet 2023, et pour les autres entreprises à partir du 1er juillet 2024. Chaque mise à jour doit être communiquée au Service de prévention et de santé au travail.
• Consultation et implication : Le Comité Social et Économique (CSE) doit être consulté lors de la mise en place du DUERP et avant chaque actualisation.

En ce qui concerne les mesures spécifiques, les entreprises de moins de 50 salariés doivent inscrire dans le DUERP les actions de prévention définies, tandis que celles de plus de 50 salariés doivent y consigner un programme annuel de prévention. La mise à jour annuelle est obligatoire pour les entreprises comptant au moins 11 salariés.

Sanctions

L’absence de réalisation ou de mise à jour du DUERP expose l’entreprise à une amende de 5ème classe, soit 1500 € pour les personnes physiques et 7500 € pour les personnes morales.

Le registre de sécurité

Comment le mettre en place ?

Pour instaurer et tenir à jour le registre de sécurité, suivez ces étapes clés :

• Compilation des documents : Rassemblez tous les documents relatifs aux vérifications et contrôles en matière de sécurité et d’hygiène, incluant les attestations et les rapports.
• Enregistrement des observations : Incluez les observations et les mises en demeure de l’inspection du travail liées à l’hygiène, à la sécurité, et à la prévention des risques.
• Mise à jour régulière : Veillez à une actualisation constante du registre, en y ajoutant les nouveaux documents et informations dès leur réception ou leur élaboration.
• Conservation : Conservez le registre et les documents qu’il contient pendant une durée minimale de cinq ans, afin de permettre une traçabilité et une accessibilité en cas de besoin.
• Accessibilité : Assurez-vous que le registre soit accessible pour consultation par les parties prenantes internes et les organismes de contrôle externes, notamment lors des inspections.

Sanctions

La non-conformité en matière de tenue du registre de sécurité expose l’entreprise à des sanctions financières. L’infraction à cette obligation est susceptible d’entraîner une amende de 4ème classe, qui s’élève à 750 € pour les personnes physiques et 3750 € pour les personnes morales.

L’affichage obligatoire

Comment le mettre en place ?

Pour mettre en œuvre l’affichage obligatoire au sein de votre établissement, suivez ces étapes :

• Identification des informations à afficher : Recensez les informations qui doivent être mises à la disposition des salariés, en vous conformant aux prescriptions légales.
• Préparation des supports : Préparez ou procurez les affichages correspondant aux différentes catégories d’informations requises.
• Emplacement : Disposez les informations dans des lieux facilement accessibles et fréquemment visités par les salariés pour assurer une visibilité maximale.
• Mise à jour : Veillez à actualiser régulièrement les informations affichées pour refléter tout changement pertinent.

Les informations à inclure dans l’affichage obligatoire comprennent, mais ne se limitent pas à :

• Coordonnées de l’inspection du travail, du médecin ou service de santé au travail, et des services de secours d’urgence.
• Consignes de sécurité et d’évacuation en cas d’incendie, y compris les responsabilités assignées en matière de sécurité.
• Informations sur le Défenseur des droits et ses services.
• Horaires collectifs de travail et modalités de prise des congés.
• Détails sur la convention collective applicable, l’accès au DUERP, les textes sur l’égalité professionnelle, le harcèlement, la non-discrimination, et l’interdiction de fumer et de vapoter.
• Règlement intérieur et identification des membres du Comité Social et Économique.

Sanctions

Le non-respect des obligations en matière d’affichage peut entraîner des sanctions, soulignant l’importance de cette pratique pour l’information et la protection des travailleurs au sein de l’entreprise.

Gérer les formalités d’une première embauche

L’embauche de votre premier salarié est une étape significative, requérant une attention particulière aux diverses formalités administratives essentielles. Cela inclut la sélection de la convention collective appropriée, la rédaction du contrat de travail, la réalisation de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE), et la préparation du bulletin de salaire, chacun étant un pilier fondamental pour intégrer efficacement un nouvel employé dans le respect de la législation en vigueur.

La convention collective

Examen détaillé des clauses : Une fois la convention identifiée, il est essentiel d’en examiner minutieusement les dispositions pour comprendre les obligations et les droits qu’elle instaure. Cela inclut l’analyse des clauses spécifiques à l’industrie concernée, qui peuvent influencer significativement la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.

Application et conformité : Les conditions de travail spécifiées dans la convention doivent être intégrées dans les contrats de travail et respectées dans la pratique quotidienne. Cela implique une adaptation des politiques internes de l’entreprise pour se conformer aux standards établis par la convention.

Communication et accessibilité : Il est impératif d’informer les employés de la convention en vigueur, en affichant ses principales dispositions sur le lieu de travail et en fournissant un accès facile au texte intégral pour consultation. La transparence est essentielle pour assurer que tous les salariés sont conscients de leurs droits et obligations.

Mise à jour et consultation : La convention collective doit être revue régulièrement pour intégrer les éventuelles modifications ou mises à jour. Les employés doivent être informés de ces changements, qui peuvent affecter leurs conditions de travail.

Formation et accompagnement : Il est recommandé d’organiser des sessions de formation ou des réunions d’information pour les employés et les managers afin de les familiariser avec les dispositions de la convention collective et de s’assurer de leur bonne compréhension et application.

Gestion des conflits : En cas de désaccords ou de litiges relatifs à l’interprétation ou à l’application de la convention, il est crucial de disposer de mécanismes de médiation ou de résolution des conflits pour maintenir un climat de travail serein et constructif.

Le contrat de travail

Comment le mettre en place ?

• Contenu du contrat : Le contrat doit préciser la nature de l’emploi, la qualification professionnelle du salarié, l’intitulé de la convention collective applicable, les conditions de la période d’essai, la durée de travail, le montant de la rémunération, et pour les CDD, la date de fin du contrat.
• Respect des normes légales et conventionnelles : Assurez-vous que le contrat respecte les normes établies par la loi et par la convention collective applicable. Il ne doit contenir aucune clause qui enfreint les droits fondamentaux du salarié ou qui introduit des discriminations.
• Choix du type de contrat : Selon les besoins de l’entreprise, déterminez si un CDI ou un CDD est plus approprié. En principe, le recours au contrat à durée déterminée (CDD) est réservé à des situations spécifiques où l’employeur a besoin de main-d’œuvre pour une période limitée ou pour un objectif clairement défini, comme le remplacement d’un employé absent, un pic temporaire d’activité, ou des emplois saisonniers. Le CDD n’est pas conçu pour répondre à des besoins permanents ou réguliers de l’entreprise dans le cadre de son activité habituelle. Utiliser un CDD pour pallier un besoin constant de personnel entraînerait sa transformation en contrat à durée indéterminée (CDI), conformément à la réglementation en vigueur.
• Rédaction et signature : Rédigez le contrat en y incluant tous les éléments requis, puis faites-le signer par les deux parties. Cela formalise l’accord et confirme l’engagement de chacun.
• Conservation du contrat : Gardez une copie du contrat signé dans les dossiers de l’entreprise et remettez-en une au salarié pour ses archives personnelles.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Comment la mettre en place ?

• Délai de déclaration : La DPAE doit être effectuée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche du salarié, bien qu’elle puisse être réalisée jusqu’à huit jours avant. Il est impératif que cette déclaration soit faite avant que le salarié ne commence effectivement à travailler.
• Modalités de déclaration : La déclaration peut être faite en ligne via les plateformes www.due.urssaf.fr ou www.net-entreprises.fr, ou par le dépôt d’un fichier généré par votre logiciel de gestion des ressources humaines, si celui-ci propose cette fonctionnalité.
• En cas de première embauche : N’oubliez pas de faire une déclaration spécifique à l’inspecteur du travail lors de la première embauche au sein de votre entreprise.

Sanctions

Le non-respect de l’obligation de réaliser la DPAE expose l’employeur à des sanctions financières sévères, avec une amende de 5ème classe et une pénalité significative calculée sur la base du minimum garanti. De plus, l’absence de DPAE peut entraîner des conséquences en termes de travail dissimulé, avec les sanctions associées.

Le bulletin de salaire

Comment le mettre en place ?

• Utilisation d’un logiciel de paie : Depuis l’introduction de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie pour générer les bulletins de salaire, assurant ainsi leur conformité avec les normes en vigueur et facilitant leur intégration dans le système de déclarations sociales.
• Conformité avec la réglementation : Assurez-vous que le bulletin de salaire respecte les dernières exigences légales, comme celles établies par l’arrêté du 31 janvier 2023. À partir du 1er juillet 2023, le bulletin doit inclure une rubrique « montant net social », destinée à clarifier le calcul des prestations pour les bénéficiaires de certaines aides sociales.
• Clarté et lisibilité : Le bulletin doit présenter les informations de manière claire et structurée, avec une distinction entre les cotisations et contributions sociales obligatoires et les éléments facultatifs. Cette clarté aide les salariés à mieux comprendre leur rémunération nette et les déductions appliquées.
• Communication transparente : Fournissez le bulletin de paie au salarié de manière régulière, idéalement en format papier ou électronique, en veillant à ce que toutes les rubriques soient facilement compréhensibles.

La To-Do List de la première embauche

Téléchargez notre fiche synthétique et recevez un récapitulatif de toutes les étapes à suivre pour l’embauche de votre premier salarié.

Je télécharge

Adhérer aux différents organismes

L’adhésion aux différents organismes est une étape fondamentale lors de l’embauche d’un salarié, garantissant la conformité aux obligations légales et offrant une protection essentielle tant pour l’employé que pour l’employeur. Cela inclut l’inscription au service de prévention et de santé au travail, ainsi que la souscription à des régimes de prévoyance et de frais de santé

Le service de prévention et de santé au travail

Qu’est-ce que c’est ?

Le Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) joue un rôle crucial dans la préservation de la santé et de la sécurité des travailleurs au sein de l’entreprise. Dès l’embauche du premier salarié, il est impératif pour l’employeur de s’affilier au SPST de sa zone géographique. Cette affiliation vise à mettre en place une démarche proactive de prévention des risques professionnels et de suivi de la santé des salariés au travail.

Comment le mettre en place ?

• Adhésion au SPST : Identifiez le service de prévention et de santé au travail compétent pour votre secteur géographique et procédez à l’adhésion dès l’embauche de votre premier salarié.
• Organisation des visites médicales : Assurez-vous que la visite médicale d’embauche se déroule avant la fin de la période d’essai et, au plus tard, dans les trois mois suivant l’arrivée du salarié.

La prévoyance et les frais de santé

Comment les mettre en place ?

• Choix du contrat : Sélectionnez un contrat de prévoyance et de mutuelle qui répond aux besoins de vos salariés et qui est conforme aux exigences de la convention collective applicable à votre secteur d’activité.
• Conformité avec la convention collective : Vérifiez que le contrat souscrit respecte ou dépasse les garanties minimales exigées par la convention collective. En cas de non-conformité, l’entreprise pourrait être tenue responsable des prestations non couvertes.
• Base juridique : L’instauration d’un régime de prévoyance et de frais de santé doit se baser sur un fondement juridique clair, pouvant être une convention ou un accord collectif, la ratification d’un projet d’accord par les salariés, ou une décision unilatérale de l’employeur documentée et communiquée à chaque salarié.
• Définition des termes du contrat : L’acte juridique établissant le régime doit détailler les garanties offertes, les contributions financières de l’employeur et du salarié, ainsi que les conditions spécifiques d’exemption d’adhésion.
• Préférence pour les organismes recommandés : Il est conseillé de choisir les organismes suggérés par la convention collective, car ils sont généralement spécialisés dans votre secteur et garantissent la conformité de la couverture proposée.

Suivre le premier salarié post-embauche

L’accompagnement du premier salarié après son embauche est crucial pour assurer la conformité aux normes légales et favoriser un milieu de travail propice à l’épanouissement professionnel. Cet accompagnement englobe la surveillance des heures travaillées, la désignation d’un référent sécurité, la mise en place d’entretiens professionnels périodiques, et la planification des formations requises pour le perfectionnement des compétences de l’employé.

Le suivi du temps de travail

Comment le mettre en place ?

• Documentation et affichage : Tenez à jour et mettez à disposition de l’inspecteur du travail les documents relatifs au temps de travail. Affichez clairement l’horaire collectif, s’il est en vigueur, dans les locaux de travail, en indiquant les heures de début et de fin de travail, y compris les pauses.
• Horaires individuels : Si les horaires sont individualisés, assurez-vous que le système mis en place permette de tracer et de justifier les heures de travail de chaque salarié.
• Gestion des heures supplémentaires : Enregistrez et signalez les heures supplémentaires, qu’elles soient prévues de manière régulière ou effectuées de façon ponctuelle, pour garantir leur prise en compte dans la rémunération et dans les cotisations sociales.
• Forfaits annuels en jours : Pour les salariés en forfait jours, récapitulez annuellement le nombre de jours ou de demi-journées travaillées et veillez au respect des accords collectifs qui définissent les modalités de suivi de la charge de travail.
• Justification en cas de litige : En cas de désaccord sur le volume d’heures travaillées, l’employeur doit être en mesure de fournir les preuves des horaires réellement effectués par le salarié.
• Utilisation d’outils de Gestion des Temps et Activités (GTA) : Considérez l’adoption d’un système GTA pour une gestion optimisée du temps de travail, incluant le suivi des présences et des absences, facilitant ainsi l’administration des horaires et la conformité aux normes légales.

Le référent sécurité

Comment le mettre en place ?

• Désignation : Identifiez et désignez un ou plusieurs salariés possédant les compétences requises pour endosser le rôle de référent sécurité. Ceux-ci doivent avoir une bonne connaissance des enjeux et des normes de sécurité dans le secteur d’activité de l’entreprise.
• Formation : Assurez-vous que le référent sécurité bénéficie d’une formation adéquate en matière de santé et de sécurité au travail, d’une durée minimale de cinq jours, pour acquérir ou consolider ses compétences.
• Recours à des intervenants extérieurs : Si l’entreprise ne dispose pas des compétences nécessaires en interne, elle peut faire appel à des spécialistes externes (tels que la DREETS, la CARSAT, l’ANACT, l’OPPBTP) pour bénéficier de leur expertise en matière de sécurité et de prévention des risques.
• Responsabilités : Bien que le référent sécurité joue un rôle clé dans la mise en œuvre des mesures de prévention, il est important de noter que cela n’exonère pas l’employeur de sa responsabilité première en matière de sécurité au sein de son entreprise.
• Soutien à l’employeur : Le référent sécurité travaille en étroite collaboration avec l’employeur pour développer, appliquer et suivre les politiques et les mesures de prévention adaptées, contribuant ainsi à la prévention des accidents et à l’amélioration continue des conditions de travail.

L’entretien professionnel et la formation

Comment le mettre en place ?

• Planification de l’entretien : Organisez un entretien professionnel tous les deux ans pour chaque salarié. Cette discussion doit être axée sur l’avenir professionnel du salarié et les moyens de soutenir son développement et sa progression au sein de l’entreprise.
• Compte-rendu écrit : Rédigez un compte-rendu de chaque entretien professionnel, détaillant les discussions tenues et les engagements pris concernant le développement professionnel du salarié.
• État des lieux tous les 6 ans : Tous les six ans, l’entretien professionnel récapitule le parcours professionnel du salarié, afin de s’assurer que celui-ci a bénéficié d’au moins une action de formation, en plus de vérifier l’atteinte d’autres critères de progression professionnelle.
• Entretiens suite à des congés : Proposez un entretien professionnel après le retour du salarié de certains types de congés, comme le congé de maternité, de longue maladie, ou parental. Cette mesure permet de réintégrer efficacement le salarié et de discuter de ses perspectives professionnelles après une période d’absence.
• Anticipation sur initiative du salarié : En cas de longue absence, l’entretien peut être avancé si le salarié le souhaite, afin de préparer son retour et d’aligner ses objectifs professionnels avec les besoins de l’entreprise.