Tout comprendre sur la BDES (Base de données économiques et sociales)

Un outil au service du dialogue social

Véritable source de données vivantes nécessitant une actualisation constante, la BDES est constituée majoritairement de données sociales issues du logiciel de paie, nourrissant des indicateurs sociaux de suivi RH. Cette dernière va servir de support aux informations et consultations récurrentes du CSE.

De ce fait, l’accessibilité à cette base par les élus doit être établie de façon permanente.
La BDES nécessite par conséquent :

• une actualisation périodique des données (au moins 3 fois dans l’année correspondant aux 3 rendez-vous obligatoires d’informations/de consultations du CSE),
• une réflexion sur la confidentialité des datas insérées,
• ainsi que sur son stockage informatique.

Un outil au service de la stratégie

La BDES fait également référence à la stratégie triennale de l’entreprise et comporte les données financières et économiques de l’entité. Elle suit un format thématique imposé par le législateur, modulable par accord avec les instances représentatives du personnel.

Elle devient alors un outil de pilotage et de négociation dans l’entreprise :

• Pour la direction : c’est un outil de suivi et de projection sur la stratégie à court et moyen terme, tant au niveau du capital humain que financier.
• Pour les ressources humaines : s’y trouvent ainsi 
  • les taux et causes d’absentéisme servant d’analyse, de réflexion et de dialogue social sur la thématique de la sécurité et la santé au travail 
  • la pyramide des âges, pour les transferts de compétences 
  • les écarts d’égalité femmes/hommes, nécessaires pour le calcul de l’index
  • le suivi des effectifs de contrats courts dans le cadre du bonus/malus d’assurance chômage….

• Pour les représentants du personnel : l’outil ouvre des champs de négociation sur la gestion des emplois, des parcours professionnels, des rémunérations, de l’égalité professionnelle…

Le constat de nos équipes

• Beaucoup d’entreprises n’ont pas encore réalisé cette démarche
• La mise en place et l’utilisation des datas de la BDES est largement sous-estimée, aussi bien par les entreprises que par les représentants du personnel
• Les BDES instaurées sont souvent incomplètes et non actualisées
• A l’inverse, certaines entreprises livrent une quantité d’informations brutes, sans aucune explication, auprès d’élus qui n’ont aucune connaissance de ces domaines

Et leurs conseils

S’il existe de nombreux logiciels de BDES, il convient de faire le choix d’un outil :

• fiable 
• capable de produire des indicateurs faciles d’interprétation
• permettant un stockage des données
• accessible aux élus en fonction d’accès personnalisés
• offrant des solutions d’automatisation du dialogue social (alertes de mise à jour BDES, convocations automatiques, ordre du jour…)

Ne pas instaurer cette base de données constitue un délit d’entrave doublé d’un non-respect du délai de consultation des instances représentatives du personnel. L’employeur est passible d’une amende de 7 500 € et d’un an d’emprisonnement.

Quelle évolution pour la BDES ?

L’environnement s’invite dans le dialogue social…Un amendement au projet « Climat et Résilience » prévoit d’intégrer cette notion dans les consultations auprès des élus. Il est donc possible que la BDES s’agrémente prochainement d’une nouvelle majuscule pour se mettre au goût de l’environnement et s’intituler BDESE.

A l’affût des dernières évolutions réglementaires, BDES online prend justement en compte ces questions environnementales et va mettre à jour dans les mois à venir les rubriques légales en conséquence. »

Frédérique Lourie
Manager Expertise RH & Sociale 
Tel : 02 41 66 06 02
f.lourie@bakertilly.fr