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externalisation de la paie
Baker Tilly a constitué et formé une équipe spécifique sur le montage des dossiers de paie de nos clients et vous propose une solution d’externalisation sur-mesure, adaptée à vos besoins. Prenant appui sur un diagnostic préalable et une analyse des caractéristiques de votre entreprise, notre offre personnalisée est basée sur une organisation innovante de la paie. En veille permanente, les équipes Baker Tilly peuvent également vous conseiller dans l’évolution de votre structure. Découvrez les différentes étapes de notre accompagnement et les avantages à externaliser votre paie auprès de nos services.
Analyse de la paie et du réglementaire
L’analyse de votre paie et de votre cadre réglementaire, destinée à sécuriser l’externalisation des bulletins de paie, peut nous amener à émettre diverses observations. Celles-ci peuvent, par exemple, porter sur l’amélioration de vos pratiques, de votre communication interne ou sur une modification plus profonde des règles appliquées. Les plans de paie que nous organisons, basés sur l’analyse de l’existant, sont par ailleurs adaptés aux spécificités de votre entreprise, vos process et aux statuts des salariés.
Établissement des bulletins de paie
À l’aide des éléments transmis par l’entreprise, le gestionnaire de paie édite les fiches de paie, les sauvegarde pour ensuite les mettre à disposition sur l’espace client Baker Tilly. Après la clôture des éléments relatifs au mois suivant, il fait le point sur les informations liées au mois en cours et prépare l’échéance à venir. Il se charge en outre de compléter, d’adapter si besoin et de contrôler les données en s’assurant notamment de leur conformité légale, législative et conventionnelle.
Nous adaptons bien sûr notre intervention à vos besoins et à votre organisation :
- mise à disposition d’un logiciel de paie
- externalisation complète de la paie
- paie partagée (gestion des paies CODIR, des paies des saisonniers et extras)
Établissement des déclarations sociales liées à la paie
Centrale, la DSN (Déclaration Sociale Nominative) regroupe l’ensemble des informations relatives aux cotisations sociales et fiscales, y compris le prélèvement à la source. Établie à partir de la paie et transmise aux organismes, elle permet aux salariés de bénéficier de l’ensemble de leurs prestations sociales. À noter que certains secteurs d’activité peuvent nécessiter la production de déclarations spécifiques.
Suivi de la relation employeur/salarié
Notre suivi permet de garantir le respect des droits et des devoirs de l’employeur et de ses salariés. D’étendue variable selon la nature de la mission confiée par l’entreprise, ce suivi essentiel concerne principalement l’entrée du salarié, sa vie dans l’entreprise, son départ et les interactions avec son employeur (entretiens, plan de formation…).
Onboarding et offboarding d’un salarié
L’onboarding et l’offboarding d’un salarié représentent des étapes clés dans la vie d’une entreprise. Nous accompagnons vos équipes RH pour assurer le respect des obligations légales, de l’établissement du contrat de travail du salarié jusqu’à la passation d’activité avec un nouveau collaborateur, au moment de son départ.
Accompagnement à la digitalisation
Désormais incontournable, la digitalisation des fonctions RH et administratives des entreprises nécessite une phase de transition parfois complexe. Nous vous aidons à adapter vos différents process aux enjeux liés à la sécurisation et l’accessibilité des données, mais aussi aux exigences de l’administration sociale et fiscale.
Formation des salariés
Après identification de votre besoin de recrutement, nous vous aidons à mettre en place un parcours individualisé pour faciliter l’intégration du nouveau salarié au sein de l’entreprise : création d’une fiche de poste, évaluation du candidat, plan de formation et gestion administrative.
Notre accompagnement et les étapes de l'externalisation
#1 Rencontre et étude de votre besoin
Lors d’une première rencontre offerte, nous recueillons les informations en lien avec votre activité et faisons le point sur vos différents besoins
#2 Analyse de votre besoin et création d’une offre sur mesure
Sur la base des informations recueillies, nous effectuons un diagnostic complet de votre situation et réalisons une analyse précise de vos besoins.
Cette étape essentielle passe notamment par une étude de faisabilité et un choix des outils et des solutions les mieux adaptés à votre entreprise.
#3 Présentation de nos solutions d’accompagnement en détail
Lors d’un second rendez-vous, nous vous présentons et vous détaillons notre offre personnalisée. C’est aussi l’occasion de vous faire découvrir notre accompagnement, nos services complémentaires et nos différents partenaires.
#4 Validation de la proposition
Cette proposition sur-mesure fait alors l’objet d’une validation. Celle-ci peut notamment nécessiter la réalisation d’une analyse de l’environnement, une fiabilisation des données et un examen réglementaire. Dans le cas d’une création d’entreprise ou une affiliation, nous assurons un accompagnement spécifique.
#5 Organisation de notre collaboration
Afin d’établir la relation sur des bases solides et garantir sa pérennité, nous mettons en place toutes les actions nécessaires sur la base d’un planning et d’un calendrier annuel. En fonction de la proposition retenue, nous pouvons être amenés à former vos collaborateurs, choisir et paramétrer vos logiciels ou vous mettre en lien avec nos autres services.
#6 Lancement et suivi du projet
Une fois la prestation démarrée, votre dossier fait l’objet d’un suivi rigoureux afin de nous assurer que les actions mises en place remplissent leurs objectifs. La première année est par ailleurs jalonnée par les « 3R » : 3 rendez-vous destinés à faire le point sur votre bilan social.
Et si on travaillait ensemble ?
70000
bulletins de salaire réalisés chaque mois par nos gestionnaires de paie
8000
clients nous font confiance pour la gestion de missions RH et sociales, pourquoi pas vous ?
300
collaborateurs sociaux présents dans 30 bureaux appuyés par des référents experts SILAE formés régulièrement aux nouvelles fonctionnalités
Une équipe d’experts à votre écoute, pour la gestion de votre paie
Un expert et un collaborateur social dédiés prennent en charge l’ensemble des missions afférentes à la gestion de la paie de votre établissement. Pour toute question d’ordre réglementaire, nous nous appuyons sur l’expertise de notre partenaire spécialisé, ORATIO Avocats.
pour la gestion des paies
NOS GESTIONNAIRES DE PAIE CONNAISSENT BIEN VOTRE MÉTIER
Quelle que soit la taille de votre établissement ou votre métier, vous trouverez chez Baker Tilly l’expert spécialisé qui saura vous accompagner et vous apporter les conseils adaptés pour mettre en œuvre votre projet et vous proposer une solution de paie, pour PME, TPE, ETI ou grands groupes. Vous pourrez ainsi trouver, au sein de nos équipes, des collaborateurs qui connaissent parfaitement les impératifs de votre secteur, qui ont déjà accompagné des clients œuvrant dans votre domaine, facilitant la compréhension de vos besoins, et les démarches à engager.
avec Baker Tilly ?
Solution privilégiée par un nombre croissant d’entreprises, l’externalisation de la paie s’accompagne de nombreux avantages : économies, gain de temps, sécurité, expertise et conseils personnalisés.
Maîtriser vos coûts
Complexe, chronophage, la gestion de la paie représente également un poids financier non négligeable pour l’entreprise. En confiant la gestion de la paie à une entité extérieure, vous rationalisez vos coûts et réalisez ainsi d’importantes économies.
Optimiser votre temps et gagner en flexibilité
En réduisant vos charges administratives et en vous fournissant une solution clé en main sur laquelle vous reposer en toute confiance, l’externalisation vous permet de vous libérer des contraintes relatives à la paie. Vous avez ainsi davantage de temps pour vous consacrer au cœur de votre activité tout en centralisant la paie.
Sécuriser vos données de paie
À l’heure de la digitalisation des entreprises, la sécurisation des données de paie est devenue un enjeu de taille. L’externalisation de votre paie garantit la traçabilité de vos documents, tout en diminuant les risques de pertes, notamment par la mise en place ou la mise à jour de votre plan de continuité d’activité (PCA). Baker Tilly travaille avec Silae pour générer une infrastructure sécurisée permettant la mise en place d’un PRA grâce à un serveur dédié, évitant ainsi toute limite de capacité.
spécialiste de l’externalisation de la paie
Baker Tilly puise sa force et son efficacité dans la complémentarité de ses expertises. Cette approche pluridisciplinaire favorise la prise en compte de vos différentes problématiques et l’adaptation de notre offre aux évolutions de votre entreprise ; une offre transversale permettant de répondre à de multiples besoins et projets.
Cabinet d'avocats dédié aux droits et aux contentieux des affaires
Stratégie de formation, intégration de nouveaux salariés
Rémunération et protection sociale du dirigeant
Vous souhaitez optimiser la gestion des paies de votre entreprise ? Vous avez besoin de vous appuyer sur des experts pour être conseillé(e) et appuyé(e) dans cette démarche ? Vous cherchez à adopter une solution totalement adaptée à vos besoins et à votre activité ? Vous voulez mieux maîtriser vos coûts avec un service d’externalisation totale ou partielle clé en main ?
Une question sur l’externalisation de la paie ?
Qu'est ce que l'externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à solliciter un prestataire externe qui prendra en charge ces missions. Avantages, choix du prestataires, étapes d’accompagnement, retrouvez toutes ces informations dans notre article dédié ► Les atouts de l’externalisation de la paie !
Quels sont les risques liés à l'externalisation de la paie ?
L’externalisation peut vous aider à mieux sécuriser vos données sensibles, et nos gestionnaires de paie experts en externalisation œuvrent à limiter les risques, quelle que soit la solution envisagée. Le niveau de risque dépend à la fois du niveau de sécurité de l’environnement numérique et des process utilisés pour transmettre les données au prestataire, de la qualité de communication entre les parties et du respect de la confidentialité des données (RGPD et secret professionnel).
Quel est le coût de l'externalisation de la paie ?
Moteur de la performance du capital humain et immatériel d’une entreprise, l’externalisation doit davantage être considérée comme un « investissement » que comme un « coût ». Le traitement externalisé de la paie peut aboutir à une augmentation considérable de la trésorerie nette d’une entreprise, dès lors qu’il s’inscrit dans une régulation et une amélioration de ses process.
Comment externaliser la paie ?
La mise en œuvre d’une externalisation de la paie nécessite quelques préalables, dont un entretien préliminaire, une étude de l’existant, le choix de solutions adaptées au cas particulier de l’entreprise, des démonstrations, un accompagnement des équipes, un suivi du projet et des rendez-vous réguliers destinés à faire le point sur votre dossier.
Comment obtenir un devis pour l'externalisation de la paie ?
Vous nous avez sollicités pour nous faire part de votre problématique ? Après un pré-diagnostic de vos besoins et des échanges autour des solutions à envisager, nous serons en mesure de vous remettre un devis.
Est-il possible d'accéder en temps réel à ses données de paie ?
Vous avez bien sûr la possibilité d’accéder à vos données depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, à condition de disposer d’un portail accessible depuis n’importe quel appareil. D’où l’importance de choisir le bon prestataire !
À qui les données de paie appartiennent-elles ?
La propriété des données relatives à la paie dépend de multiples facteurs, dont la plateforme utilisée, l’hébergeur web et le prestataire de la paie.
Comment les données liées à la paie sont-elles sécurisées ?
Différents dispositifs et technologies permettent de renforcer la sécurité des données stockées en ligne ou sur un ordinateur : respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), utilisation du chiffrement ou cryptage des données, de serveurs sécurisés ou encore de plateformes dédiées.
Est-il possible d'externaliser la paie en cours d'année ?
Depuis la mise en œuvre de la DSN, la période d’externalisation n’est plus imposée, même s’il est généralement conseillé de la débuter le 1er janvier pour simplifier sa mise en place. Il est par ailleurs possible que le contrat signé avec l’éditeur du logiciel restreigne vos possibilités en la matière.
Comment faites-vous pour vous maintenir en conformité sur la réglementation liée à la paie ?
Pour nous assurer de bien respecter la réglementation en vigueur, nous menons une veille réglementaire permanente pour anticiper toute évolution législative. Outre la formation de nos collaborateurs, nous avons par ailleurs recours à des référents métiers et techniques, un animateur de la démarche qualité et amélioration continue, des kits de contrôle, des points annuels sur chaque dossier, un plan de formation et une académie interne.
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