Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels : des conditions d’application durcies

Les salariés concernés par ces dispositions

Pour bénéficier de la DFS, le salarié doit exercer une profession listée dans l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000 et supporter effectivement des frais lors de son activité professionnelle (justificatifs à l’appui). Si les frais professionnels sont remboursés en totalité ou directement pris en charge par l’employeur, la DFS ne peut plus être appliquée.

Artistes, négociateurs immobiliers, visiteurs et délégués médicaux, journalistes, rédacteurs, VRP, conducteurs d’engins et de camions d’entreprises sont  ainsi notamment concernés par ces nouvelles dispositions. Mais pas uniquement ! 

Les conditions d’application de la DFS

L’employeur peut opter pour la DFS :

• Lorsqu’une convention collective ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévue ou lorsque le CSE a donné son accord
• A défaut, en obtenant, chaque année, l’accord écrit du salarié concerné. Le salarié doit être, dans ce cas, informé du dispositif de la DFS et de son impact sur ses droits sociaux (indemnités journalières de Sécurité sociale, assurance retraite, indemnités chômage…)

L’employeur doit en outre :

• Respecter le champ des professions concernées
• Disposer des justificatifs des frais des salariés bénéficiaires
• Limiter le montant de la déduction à 7 600 € par année civile et par salarié

Il ne peut être fait application de la DFS lors d’absences ou de congés rémunérés dans le mois

A compter du 1^er janvier 2023, en cas d’application de la DFS, la prise en charge par l’employeur des frais professionnels des salariés (repas, hôtels, vêtements de travail…) doit, sauf exceptions, être réintégrée dans l’assiette des cotisations.

A noter :

• La non-application de ces nouvelles dispositions peut remettre en cause la DFS pour les salariés
• Il n’est pas possible de cumuler l’exonération des frais professionnels avec l’abattement forfaitaire

Le conseil de nos experts

L’application de la DFS n’est pas toujours intéressante financièrement pour l’employeur comme pour  le salarié.

Avant toute mise en place, n’hésitez pas à faire le point des frais professionnels dans votre entreprise :

• Quels sont-ils ?
• Sont-ils exceptionnels ?
• Un suivi nominatif est-il mis en place ?

Nos formations dédiées

N’hésitez pas à consulter le programme de nos prochaines sessions de formation dédiées à ce sujet :

• • Actualiser vos connaissances et vos pratiques RH dans le calcul des avantages sociaux et frais professionnels et mesurer les impacts en cotisations sociales : découvrir le programme
  • Repensez vos connaissances et vos pratiques RH avec le bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) : découvrir le programme

• Sessions inter et intra-entreprises : n’hésitez pas à consulter notre site internet ou à nous adresser votre demande par mail

Nos équipes Conseil RH restent à votre disposition pour analyser les conséquences de ces évolutions et vous appuyer, si besoin, dans votre mise en conformité : conseilrh@bakertilly.fr

Valérie Rousseau
Responsable prospective et stratégie expertise sociale
v.rousseau@bakertilly.fr