Comment calculer l’équivalent temps plein (ETP) d’une entreprise ?

En matière de gestion RH, le nombre d’employés n’est pas toujours représentatif de la capacité réelle de production ou d’encadrement. C’est là qu’intervient l’équivalent temps plein (ETP), un référentiel de calcul permettant de comparer et d’agréger des situations contractuelles diverses. Zoom sur cet indicateur éclairant.

Qu’est-ce que l’équivalent temps plein (ETP) ?

L’équivalent temps plein (ETP) est une unité de mesure proportionnelle fondée sur le nombre d’heures travaillées par an et par salarié, pour un contrat de travail à temps plein. Il permet de convertir des contrats de travail hétérogènes (temps partiel, CDD, intérim, etc.) en une base commune afin de mesurer l’effectif moyen de l’entreprise, sa force de travail réellement mobilisée ou disponible.

L’équivalent temps plein (ETP) se calcule à partir de la durée légale mensuelle de travail, fixée à 151,67 heures. Cette valeur correspond à une moyenne annuelle, et non à une simple multiplication de 35 heures par 4 semaines.

En effet, une année compte 52 semaines, ce qui donne : 35 heures × 52 semaines = 1 820 heures par an.

En divisant ce total par 12 mois, on obtient la durée mensuelle de référence : 1 820 heures ÷ 12 mois = 151,67 heures par mois.

Cette base permet d’uniformiser le calcul de l’ETP, quel que soit le type de contrat ou le temps de travail effectif.

Pourquoi est-ce important de calculer l’ETP de son entreprise ?

Au plan social, le calcul des ETP, et plus généralement du nombre de salariés présents dans l’entreprise, permet de déterminer :

• le montant/taux des cotisations et la périodicité de leur paiement ;
• certaines obligations déclaratives de l’employeur ; 
• les obligations sociales et représentatives de l’employeur (ex. : mise en place du CSE, désignation d’un délégué syndical, règlement intérieur, etc.).
• la détermination de certaines contributions et/ou exonérations applicables à l’entreprise.

Outre les obligations sociales, le fait de connaître son ETP permet aussi de mieux piloter et de gérer l’entreprise sur les plans stratégique, financier et RH en comparant, par exemple, la masse salariale ou la productivité, ou en évaluant la capacité de production ou d’encadrement entre entreprises ou entre périodes sur les mêmes bases.

Attention : le calcul de l’équivalent temps plein (ETP) varie selon que l’on se réfère au Code de la Sécurité sociale ou au Code du travail. Chacun de ces codes prévoit des modalités spécifiques pour décompter les salariés, ce qui a une incidence sur le calcul de certains effectifs ou droits sociaux.

Calcul de l’ETP selon le Code du travail

Le Code du travail, notamment à travers l’article L. 1111-2, pose les bases du calcul des effectifs en ETP, qui conditionne l’application de nombreuses obligations sociales (représentation du personnel, seuils, etc.).

Définition et méthode de calcul

• Salariés à temps plein : chaque salarié à temps plein compte pour 1 unité dans l’effectif.
• Salariés à temps partiel : ils sont décomptés au prorata de la durée de travail mentionnée dans leur contrat par rapport à la durée légale ou conventionnelle du travail.

Par exemple, un salarié à mi-temps présent tout le mois (17,5 heures pour une durée légale de 35 heures) compte pour 0,5 ETP.

Prise en compte d’autres situations

• Les salariés embauchés ou partis en cours de mois restent pris en compte dans l’effectif quel que soit le nombre de jours de travail.
• Les absences (maladie, congés payés, etc.) n’affectent pas le calcul ; le salarié est comptabilisé selon la durée mentionnée au contrat.

Cas spécifiques

• Les salariés dont le contrat ne mentionne pas la durée de travail (forfait jours, intermittents, VRP, pigistes…) sont généralement comptés pour 1 unité.

Calcul de l’ETP selon le Code de la Sécurité sociale

Pour certains calculs sociaux ou fiscaux (par exemple, seuils d’effectifs pour exonération de cotisations, application de certains dispositifs de protection sociale, etc.), la Sécurité sociale peut retenir des modalités spécifiques, même si, dans la pratique, les règles sont très proches de celles du Code du travail.

Les salariés généralement inclus dans le calcul de l’ETP sont les suivants :

• les salariés en CDI ou CDD, quelle que soit leur quotité de travail (temps plein, temps partiel), dès lors qu’ils sont présents sur la période de référence ;
• les salariés intérimaires, s’ils sont intégrés dans l’activité de l’entreprise utilisatrice ;
• les salariés absents mais rémunérés (maladie, congés maternité/paternité, congés payés) ;
• les salariés expatriés ou détachés, si leur contrat est maintenu avec l’entreprise française.

Sont exclus du calcul de l’ETP :

• les stagiaires : bien qu’ils participent parfois à l’activité, ils ne sont pas considérés comme des salariés ;
• les salariés en congé parental à temps complet, en disponibilité ou suspendus sans maintien de rémunération ;
• les mandataires sociaux sans contrat de travail (présidents, gérants, etc., selon leur statut) ;
• les salariés en alternance (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) ;
• les salariés en contrat unique d’insertion (CUI) ou en contrat d’accompagnement dans l’emploi (CAE) ;
• les bénévoles, le cas échéant dans les structures associatives.

La méthode de calcul

L’ETP selon le Code de la Sécurité sociale, est déterminé à partir du type de contrat, du nombre de jours de présence du salarié dans l’entreprise et de la durée mensuelle légale de travail, correspondant à 151,67 heures.
Par exemple :

• 10 CDI à temps complet correspondront à 10 ETP ;
• 2 CDI à temps partiel travaillant chacun 15 heures par semaine (soit 65 heures mensualisées) :

• 2x 65/151,67 heures = 0,86 ETP ;

• 1 CDD à temps complet pour augmentation temporaire d’activité présente au cours des 12 derniers mois : 1 ETP ;
• 1 CDD de 6 mois à 24 heures par semaine (soit 104 heures mensualisées) :

• 6 mois / 12 mois x (104 heures/151,67 heures) = 0,34 ETP.

Sur ce mois considéré, l’effectif est de 12,20 ETP.

Quel lien avec l’effectif global, l’effectif moyen annuel et mensuel ?

À côté de l’ETP, il existe d’autres modes de calcul des effectifs dans l’entreprise. On retrouve par exemple l’effectif global ou l’effectif moyen mensuel/annuel.

L’effectif global

L’effectif global sert à déterminer les cotisations dues par l’entreprise et la périodicité du paiement de ces cotisations. Ici, chaque salarié compte pour une unité, indépendamment de la durée ou des conditions de travail. Dans ce cadre, l’effectif salarié annuel est déterminé au 1ᵉʳ janvier. Pour calculer l’effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l’entreprise au cours des mois civils de l’année passée.

Ce calcul s’effectue sur tous les effectifs de tous les établissements de l’entreprise.

Exemple : pour l’information des actionnaires sur les personnes les mieux rémunérées dans une société anonyme (SA), l’effectif du personnel à prendre en compte est le simple dénombrement de l’ensemble du personnel à la date de clôture de l’exercice.

L’effectif moyen mensuel (EMM) ou effectif moyen annuel (EMA)

L’effectif moyen mensuel (EMM), utilisé pour déterminer l’effectif moyen annuel (EMA), représente la moyenne du nombre de salariés présents chaque mois de l’année considérée. Ce mode de calcul est plus précis que l’effectif global ponctuel, car il permet de lisser les variations au cours de l’année.

Il est calculé par l’Urssaf à partir des données transmises via la déclaration sociale nominative (DSN).

L’effectif moyen annuel (EMA), est la méthode de calcul désormais de référence pour de nombreuses obligations sociales, conformément à l’article L. 130-1 du Code de la Sécurité sociale. Il correspond à la moyenne des effectifs moyens mensuels de l’année civile précédente.

Ici, il s’agit souvent de déterminer le type de cotisations que l’entreprise doit ou non payer et certaines obligations sociales auxquelles elle est soumise.

Ces EMM et EMA contribuent notamment à la déclaration liée à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH) exigée pour les entreprises comptant au moins 20 salariés.

Bonnes pratiques

Le mode de calcul des effectifs dépend de la règle applicable à l’obligation ou au dispositif concerné. La tendance générale est l’harmonisation autour de l’effectif moyen annuel (EMA) tel que défini à l’article L. 130-1 du Code de la Sécurité sociale. Cependant, il est important de toujours vérifier la méthode de calcul exigée par la législation applicable au cas particulier.

Pour ce faire, utilisez un logiciel de paie ou de gestion RH pour automatiser le calcul de votre effectif ETP, réalisez ce calcul au moins une fois par an, voire par trimestre pour un suivi plus fin. Enfin, ne pas confondre ETP et effectif physique : 10 salariés ne font pas forcément 10 ETP !

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