Contrôle annuel du dossier de paie : une pratique utile pour éviter les erreurs et rester en règle

Le contrôle annuel du dossier de paie est un réflexe indispensable pour toute entreprise souhaitant sécuriser sa gestion des rémunérations et rester en conformité avec la législation. Cette pratique permet de détecter des erreurs, corriger des anomalies et anticiper les risques financiers ou juridiques ; un réflexe annuel simple, mais aux bénéfices durables.

À quoi sert ce contrôle ?

Éviter les erreurs dans les bulletins et les déclarations

Une simple erreur dans un bulletin de paie ou une déclaration sociale peut entraîner des pénalités, des retards de paiement, voire des litiges avec les salariés. Ce contrôle va ainsi permettre de :

• repérer les anomalies : plafonds de cotisations mal appliqués, taux erronés, avantages en nature pas ou mal déclarés… ;
• mettre à jour les informations : changement de mutuelle, nouvelle adhésion syndicale, modification des contrats, paramétrages des fiches salariés dans le logiciel de paie… ;
• vérifier les assiettes de cotisations pour éviter des régularisations compliquées et coûteuses : abondement employeur, versement de chèques-vacances, avantages en nature (logement, véhicule…) oubliés…

Respecter les obligations légales

Le contrôle annuel aide, par ailleurs, à :

• vérifier la cohérence entre les bulletins de paie, les frais engagés par l’entreprise au profit de ses salariés (titres-restaurants, CESU, chèques cadeaux…) et les déclarations envoyées ;
• se préparer aux obligations légales comme l’index égalité professionnelle, le taux AT (accident du travail), la DOETH (déclaration obligatoire d’emploi de travailleurs handicapés) ou encore la BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales).
• éviter les redressements de l’Urssaf ou de la MSA, qui peuvent coûter cher à l’entreprise.

Protéger les droits des salariés

Les données de paie sont essentielles pour calculer les droits des salariés (retraite, maladie, allocations familiales…). Un contrôle annuel permet d’éviter les oublis ou les erreurs qui pourraient nuire aux salariés sur le long terme et générer des contentieux avec les employeurs.

Check-list d’un contrôle efficace

Il convient, tout d’abord, de recenser tous les événements RH et paie de l’année. Pour ce faire, n’hésitez pas à rassembler les contrats de travail et avenants pour vérifier les paramétrages de paie (par exemple un apprenti ou un mandataire mal paramétré dans le logiciel de paie), les éléments contractuels (primes, avantages en nature, ancienneté…), les déclarations sociales et fiscales (DSN, déclarations Urssaf, cotisations retraite…), ainsi que les avantages pouvant découler de frais pris en charge par l’entreprise (CESU, chèques cadeaux, titres-restaurant, loyer d’un salarié, remises commerciales…).

Il s’agit, ensuite, de vérifier l’ensemble de ces éléments et d’identifier les anomalies (erreurs de calcul, oublis, écarts entre contrats, comptabilité et bulletins, incohérence entre les déclarations sociales et les paiements effectués…) afin, notamment, d’anticiper les obligations légales (calcul des effectifs, obligations RH, cotisations de l’année suivante…) et de sécuriser les DSN de fin d’année (assiettes de cotisations sociales et fiscales).

Tout changement sur l’année (mutuelle, mise en place d’un contrat d’intéressement ou de participation, de titres restaurant, adhésion à un syndicat…) doit, également, être actualisé dans les paramétrages du dossier de paie. 

Pensez, en outre, à formaliser et à documenter les mises en place et corrections pour les contrôles futurs.

Confier le contrôle à un expert

Le contrôle annuel est essentiel pour assurer la fiabilité et la conformité de vos déclarations sociales et fiscales. En tant que chef d’entreprise, vous assumez la responsabilité de leur régularité. 

Les équipes Baker Tilly peuvent vous accompagner dans la mise en œuvre de ce contrôle, que vous assuriez vous-même la gestion de vos paies ou que vous la confiiez déjà à nos équipes.

Nous pouvons également former vos collaborateurs à une gestion autonome de cette pratique.

N’hésitez pas à contacter nos experts pour toute information complémentaire.