Organisation de moments de convivialité avec les salariés : cadre, risques et bonnes pratiques

Avec les beaux jours, l’envie de se retrouver en dehors du cadre strict du travail se fait souvent sentir. Barbecues, afterworks, pique-niques, olympiades ou journées à thème : les occasions ne manquent pas pour renforcer les liens entre collègues. Mais ces moments de convivialité, s’ils sont bénéfiques, doivent aussi être bien encadrés.

Principaux avantages des moments de convivialité

Au-delà de leur aspect festif, les moments de convivialité jouent un rôle essentiel dans la vie de l’entreprise :

• Renforcement du lien social et de la cohésion d’équipe. Ces événements favorisent les échanges informels, améliorent la communication et renforcent le sentiment d’appartenance.
• Amélioration du climat de travail, de la motivation et de l’engagement des salariés. Ces événements peuvent également accroître la motivation et l’engagement des salariés. En se sentant valorisés et intégrés dans une dynamique collective, les employés sont souvent plus enclins à s’investir dans leurs missions.
• Pour les nouveaux arrivants, ces moments sont idéaux pour créer du lien rapidement et facilitent leur intégration.
• Valorisation du travail accompli et reconnaissance des efforts collectifs. Organiser un moment festif est un signe de reconnaissance qui peut renforcer la motivation et l’engagement des salariés qui y participent.
• Réduction du stress. Proposer des activités ludiques et détendues peut contribuer à réduire le stress des salariés, favorisant ainsi leur bien-être au travail.

Risques juridiques et points de vigilance

L’obligation générale de sécurité de l’employeur

L’employeur est tenu à une obligation de sécurité et de protection de la santé physique et mentale des salariés (C. trav., art. L 4121-1), ce qui implique de prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir les risques professionnels, y compris lors des moments de convivialité.

Cette obligation s’applique également lors des événements festifs. En cas d’accident ou de comportement inadapté (ex : état d’ivresse, bagarre), la responsabilité de l’employeur peut être engagée s’il n’a pas pris les mesures de prévention adéquates.

Encadrement de la consommation d’alcool

Le Code du travail autorise uniquement la consommation de certaines boissons alcoolisées sur le lieu de travail : vin, bière, cidre et poiré (C. trav., art. R. 4228-20).

L’employeur peut, pour des raisons de sécurité, limiter ou interdire la consommation d’alcool lors de ces événements, mais cette restriction doit être proportionnée au but recherché et justifiée par l’existence d’un risque.

Le règlement intérieur est le support privilégié pour encadrer la consommation d’alcool lors d’événements d’entreprise.

L’employeur doit rappeler les risques liés à la consommation excessive d’alcool, limiter les quantités, fournir des boissons non alcoolisées, prévoir de la nourriture et, si besoin, mettre à disposition des éthylotests ou prévoir des solutions de retour sécurisé (taxis, VTC).

L’abus d’alcool ou un comportement inadapté lors d’un événement professionnel peut justifier une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave.

Avantage en nature ou exonération de charges sociales ?

Un moment de convivialité (repas, pot, sortie, etc.) n’est pas considéré comme un avantage en nature s’il respecte les conditions suivantes, confirmées par le BOSS :

• Événement à caractère collectif : il doit concerner l’ensemble du personnel ou une large majorité. Ces événements doivent cependant rester facultatifs et inclusifs. Attention à ne pas exclure certains salariés (contraintes familiales, culturelles, etc.) et à respecter la vie privée des salariés. Il est crucial de ne pas imposer la participation à des activités qui pourraient mettre mal à l’aise certains employés.
• But professionnel ou social : il doit avoir pour objectif de renforcer la cohésion, célébrer un événement d’entreprise, etc.
• Fréquence raisonnable : il doit concerner quelques événements par an (ex. : fête de fin d’année, pot de départ, journée d’équipe).
• Montant raisonnable : il n’existe pas de plafond officiel, mais un seuil indicatif de 50 € par salarié et par événement est souvent retenu comme raisonnable.
• Pas de contrepartie individuelle : le salarié ne doit pas pouvoir en tirer un bénéfice personnel durable (ex. : pas de bons d’achat, cadeaux coûteux, etc.).

Recommandations

Prenez le temps de bien planifier l’événement en amont et associez les salariés à son organisation afin de répondre au mieux à leurs attentes. N’hésitez pas à varier les formats pour tenir compte des préférences de chacun, et pensez à prévoir des alternatives en cas de météo défavorable.

Communiquez, en amont, sur les objectifs de l’événement, les activités prévues, ainsi que sur son caractère facultatif et les modalités pratiques.

Enfin, n’oubliez pas de recueillir les retours des participants : un bon moyen d’enrichir et d’adapter vos prochaines initiatives.

À retenir

Les moments de convivialité sont un atout précieux pour la vie de l’entreprise, mais nécessitent une anticipation des risques et une organisation sérieuse. Il revient à l’employeur de trouver un juste équilibre entre convivialité et sécurité, afin de préserver la santé, la sécurité et le bien-être des salariés, tout en respectant le cadre légal et réglementaire applicable.

N’hésitez pas à consulter ou à mettre à jour votre règlement intérieur pour garantir la conformité de vos pratiques et la sécurité de tous lors de vos prochains moments conviviaux !

Pour éviter tout écueil dans la formalisation et le déploiement de ces moments de convivialité, n’hésitez pas à consulter votre contact habituel Baker Tilly ou à vous rapprocher de notre partenaire juridique Oratio Avocats afin de sécuriser vos démarches.