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Trois systèmes existent pour les remboursements de frais professionnels :
- le remboursement des frais réellement engagés
- le remboursement des frais de manière forfaitaire
- la déduction supplémentaire pour frais professionnels
Conseil : Si votre entreprise se développe et que plusieurs salariés doivent effectuer des déplacements (et donc réaliser des notes de frais), une organisation doit être mise en place sur ce sujet (système de validation et de contrôle des notes de frais, consignes à respecter pour les déplacements…) pour vous permettre de maîtriser ces coûts parfois très importants.
Le remboursement de frais réels consiste à rembourser exactement les montants payés personnellement par le chef d’entreprise ou par le salarié et qui concernent des dépenses exposées dans le cadre de l’activité professionnelle.
Par exemple, il s’agit de rembourser :
- les tickets de péage et de stationnement pour les déplacements professionnels
- les tickets de restaurant pour les frais de repas professionnels…
Les frais forfaitaires consistent à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire. Ce dernier est mis à disposition pour l’URSSAF (voir point 2).
Il s’agit de la dernière méthode possible pour procéder au remboursement des frais professionnels. Cette déduction est plafonnée à 7 600 euros par an.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le dossier de l’Urssaf sur cette déduction.
Il existe quelques spécificités à maîtriser lorsque l’on établit une note de frais, notamment pour les éléments suivants : dépenses de restaurant, dépenses d’hébergement, indemnités kilométriques selon un barème kilométrique…
Notes de frais : dépenses de restaurant
Pour les dépenses de restaurant qui figurent sur la note de frais, le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués sur le justificatif.
Notes de frais : dépenses d’hébergement et de logement
Les dépenses d’hébergement et de logement sont remboursables par l’entreprise si l’une des deux conditions suivantes est remplie :
- le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50km minimum)
- ou lorsque son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet au moins)
De plus, une règle doit être respectée au niveau de la TVA :
- La TVA afférente aux dépenses d’hébergement ou de logement que supportent les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants ou de leurs salariés est exclue du droit à déduction. Il n’est donc pas possible de la récupérer.
La barème à utiliser pour le calcul des frais forfaitaires est disponible sur le site de l’URSSAF. Ce dernier est mis à jour chaque année.
Précision : les dirigeants assimilés salariés (comme le président de SAS ou le gérant minoritaire de SARL) ne peuvent pas bénéficier de ce mode d’évaluation.
Le chef de l’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut se faire indemniser sous forme d’indemnités kilométriques.
Pour intégrer dans votre note de frais des indemnités kilométriques, vous devez signaler :
- le motif du déplacement
- le lieu de la mission
- le kilométrage effectué
- et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise)
Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : frais de carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance.
Conseil : pour les déplacements sur lesquels des frais de péage doivent être payés, il est conseillé de garder les justificatifs des péages pour justifier les déplacements (ces frais peuvent d’ailleurs être ajoutés sur le note de frais).
Remarque : les frais liés au trajet domicile-travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.
Tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise, susceptible d’être remboursé et appuyé par un justificatif, peut être intégré dans la note de frais.
Du côté de l’entreprise, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et si ils sont justifiés. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales
Les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise. Pour le bénéficiaire du remboursement de frais, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu.
Les notes de frais sont généralement établies à chaque fin de mois mais il est possible de demander une avance à l’entreprise. Aucun délai n’est vraiment prévu par la loi, il convient que toutefois que ce dernier soit raisonnable.
Une simple fiche tenue sous Excel suffit pour établir une note de frais. L’essentiel étant que :
- vous y indiquiez toutes les informations pour être en conformité avec la réglementation
- vous y joigniez tous les justificatifs
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