Contingent annuel d’heures supplémentaires : obligations et bonnes pratiques

Consultation du CSE

Outre le fait d’allouer du repos à son salarié en compensation d’heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent prévu, l’employeur doit également consulter (et non simplement informer) les représentants du personnel avant de faire effectuer aux salariés des heures supplémentaires au-delà de ce contingent annuel.

Lors de la consultation des représentants du personnel, l’employeur doit communiquer des informations complètes et précises, notamment sur :

le motif du recours à ces heures hors contingent annuel ;
la période de recours ;
la durée hebdomadaire de travail prévue ;
le service et les effectifs des salariés concernés par la demande.

Pour rappel, l’avis donné par les instances représentatives du personnel ne lie pas l’employeur sur l’accomplissement des heures supplémentaires.

Suivi des temps de travail

En principe, toute heure accomplie au-delà de la durée légale du travail est prise en compte dans le calcul du contingent.

Il existe cependant quelques exceptions :

Du fait de leur régime spécifique de gestion du temps de travail, les salariés en forfait annuel en heures, en forfait jours et les cadres dirigeants ne sont pas concernés.
Ne sont pas prises en compte dans le calcul du contingent, les heures supplémentaires effectuées dans le cadre de travaux urgents dont l'exécution immédiate est nécessaire, ni celles pour lesquelles l’employeur accorde un repos compensateur.
De même, les heures effectuées dans le cadre de la journée de solidarité, les heures supplémentaires ou les jours de RTT rachetés, versés ou transférés vers un CET (compte épargne temps) ne sont pas comptabilisés dans ce contingent.

Certaines absences, bien qu’assimilées à du temps de travail effectif pour les droits à majorations pour heures supplémentaires, ne sont pas prises en compte pour déterminer le nombre d’heures à imputer.

Il en va ainsi notamment des jours fériés chômés, des heures supplémentaires dont le paiement est intégralement remplacé par l’octroi de repos compensateur de remplacement, et des jours de congés pour événements familiaux prévus par le Code du travail (c. trav. art. L. 3142-4 et L. 3142-5).

Vigilance, également, concernant le volume des heures supplémentaires réalisées par le salarié. Même compris dans le contingent, il ne peut avoir pour effet de porter sa durée du travail au-delà des limites maximales autorisées par la loi (limitée à 48 heures au cours d’une même semaine, et à 44 heures en moyenne sur une période quelconque de 12 semaines consécutives – L.3121-20 du Code du travail).

De plus, l’employeur qui n’informe pas son salarié de l’ouverture de son droit à la contrepartie en repos, engage sa responsabilité dans la mesure où le salarié pourrait demander une indemnisation pour le préjudice subi.

Dans le cas où le contrat de travail prendrait fin avant que le salarié n’ait pu bénéficier de la contrepartie obligatoire en repos, ces heures doivent lui être indemnisées.

Enfin, conséquence importante en cas de défaut de justification du suivi, du calcul de la contrepartie en repos et de la prise effective de ces heures dans les 2 mois qui suivent leur acquisition, les exonérations et réductions liées à ces heures supplémentaires entrant dans le contingent annuel, pourront être remises en cause en cas de contrôle de l’administration.

La mise en place d’un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) peut vous aider dans cette démarche.

Les conseils de nos experts

Vous l’aurez compris, le dépassement du plafond du contingent annuel des heures supplémentaires nécessite un encadrement strict auquel l’employeur doit se conformer s’il veut limiter les risques de contentieux avec ses salariés ou avec l’administration.

Il est peut-être temps de vous poser pour revoir l’organisation du temps de travail de l’entreprise ou celui d’un service en particulier.

Il existe également des solutions afin de rehausser le contingent d’heures supplémentaires prévu par la loi ou par votre convention collective et ainsi éviter les contreparties liées au dépassement de ce contingent.

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre contact habituel Baker Tilly ou de notre partenaire juridique, Oratio Avocats, pour tout complément d’information concernant ce sujet.

Valérie Rousseau
Responsable prospective et stratégie expertise sociale
v.rousseau@bakertilly.fr