Stéphane Gosselin
Associé - Expert-comptable - Référent ACT - Référent ESS - Responsable de bureau - Bièvres
Expertise comptable
Factures dématérialisées : mentions obligatoires et facteurs bloquants
Publié le : 27 juin 2023
E-facturation
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À partir du 1er juillet 2024, les entreprises établies en France, quelle que soit leur taille, devront accepter les factures électroniques. L’émission obligatoire de ces factures interviendra, quant à elle, progressivement, entre 2024 et 2026. Les formats de ces factures électroniques imposeront l’intégration de nouvelles mentions. Mais qu’en est-il de ces mentions ? Quelles seront les effets d’une mention manquante ? Nos experts vous répondent.
Les factures dématérialisées devront adopter l’un des 3 formats admis en France par les plateformes de diffusion :
- UBL
- CII
- FacturX
Le point commun de ces formats est l’utilisation d’un fichier informatique rassemblant 164 champs de données (dont 26 champs obligatoires en 2024 puis 32 champs obligatoires en 2026) ; des données toutes « balisées » et « structurées », qui pourront être lues par tous les logiciels de suivi commercial, de gestion, de comptabilité…
L’un des rôles des plateformes dématérialisées partenaires (PDP) et de la plateforme publique de facturation (PPF) sera de vérifier la bonne conformité de rédaction des factures, notamment la présence, parmi ces 164 champs de données, de toutes les mentions obligatoires que doit comporter une facture.
Bien sûr, les mentions obligatoires actuelles restent en vigueur. Avec la mise en œuvre de la facture électronique, leur liste est complétée. Il s’agit de :
| La mention « FACTURE » | Un devis, un bon de commande, un bon de livraison, une proforma, un reçu, ne sont pas des factures. |
| Le NUMÉRO de la facture | La numérotation doit respecter un ordre croissant et continu, de façon à pouvoir s’assurer qu’il ne manque pas de facture dans la série. On ne remet pas le compteur à zéro à chaque fin de mois ou d’année. |
| La DATE D’ÉMISSION de la facture | Les dates et les numéros doivent se suivre dans le même ordre. |
| La DATE DE RÉALISATION de la vente ou de la prestation de service | C’est le jour de fin d’exécution pour une prestation et le jour de la livraison pour une vente (ce qui entraîne le transfert de propriété et l’exigence de paiement). |
| L’identité du FOUNISSEUR/VENDEUR |
|
| L’identité du CLIENT/ACHETEUR |
|
| Numéro du BON DE COMMANDE | S’il y en a un, sa référence doit être rappelée |
|
N° de TVA intracommunautaire |
Pour toutes les opérations en CEE |
| DÉSIGNATION-DESCRIPTION du produit ou de la prestation |
Qui permet de comprendre clairement sur quoi porte la facture |
| DÉCOMPTE | Détail en quantité de ce qui est fourni, ou référence au devis préalable qui établit ce détail. |
|
PRIX |
Unitaire HT des produits ou services |
| COMPLÉMENT |
Frais de transports, de livraison, d’emballage… sont mentionnés séparément |
| RÉDUCTION | Rabais, remise, ristourne à déduire sur ces prix |
| TAUX DE TVA |
Applicable sur chaque ligne de la facture (ou un code par taux de tva) Ou motif d’absence de TVA (Art. 293 – autoliquidation – export…) |
| TOTAUX |
|
| DATE DE PAIEMENT |
Échéance convenue avec le client |
| ESCOMPTE | Condition d’escompte ou d’absence d’escompte en cas de paiement avant l’échéance |
| INDÉMNITÉ DE 40 € | Indemnité de recouvrement de 40 € en cas de procédure contentieuse (uniquement pour les clients professionnels) |
| RÉFÉRENCE à la facture initiale | En cas de facture rectificative et d’avoir (total ou partiel) |
| Les N° SIREN ou SIRET | Du fournisseur ET du client (si c’est un professionnel) |
| La CATÉGORIE de l’opération |
S’il s’agit :
Car les règles de TVA ne sont pas les mêmes entre vente et prestation |
| L’option à la TVA SUR LES DÉBITS |
Si ce choix a été fait à la place de la TVA sur les encaissements |
| L’ADRESSE DE LIVRAISON |
Surtout si elle est différente de l’adresse de facturation |
L’info en + : SIRET, SIREN et n° de TVA intracommunautaire
La constitution du numéro de TVA intracommunautaire et du numéro de Siret d’une entreprise suit le principe suivant :
| FR | 15 | 123 456 789 | 00015 |
| Code pays | Clé mathématique | N° SIREN | NIC N° d’établissement |
| N° TVA intracommunautaire = Pays + clé + Siren | |||
| SIREN + NIC = SIRET | |||
Une facture comportant une/des mention(s) manquante(s) sera bloquée par la plateforme PDP qui la renverra à l’entreprise émettrice sous le statut « rejetée ».
- La première conséquence est financière : la facture incorrecte n’étant pas transmise au client, elle ne peut être payée ; une situation qui peut, si elle se renouvelle, fragiliser la trésorerie de l’entreprise émettrice. À titre d’exemple, l’Italie a mis en place, depuis 2019, le dispositif de facturation électronique. La première année, le nombre de rejets de factures pour des questions de forme a été « très important ». Il est donc essentiel d’intégrer, dès à présent, aux factures toutes les mentions appropriées afin d’éviter ces difficultés.
- La seconde conséquence est administrative : l’entreprise émettrice devra établir un avoir interne d’annulation de cette première version de la facture. En effet, une fois émise, la facture doit être verrouillée dans le logiciel de devis/factures ; elle n’est plus modifiable : c’est le principe de la loi « anti-fraude à la TVA » de 2018.
Après l’avoir d’annulation, il sera nécessaire d’émettre une seconde facture corrigée des éléments bloquants pour qu’elle puisse poursuivre son parcours dans le circuit de diffusion.
On parle d’un avoir interne, car dans ce cas de « rejet » dès l’émission, le client final n’a même pas reçu la première version. Le client final destinataire n’a donc pas besoin de recevoir l’avoir correspondant.
L’amende est actuellement de 15 € pour chaque mention obligatoire manquante (à multiplier par le nombre de factures incomplètes).
Nos équipes restent à votre disposition pour tout complément d’information concernant ce sujet. N’hésitez pas à consulter votre contact habituel Baker Tilly.
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