Notes de frais : le SIRH au service d’une gestion sécurisée et simplifiée

Suivant le mode de prise en charge et l’organisation de l’entreprise, la gestion des frais professionnels peut s’avérer chronophage et coûteuse. Des solutions existent, toutefois, pour simplifier, automatiser et réduire les coûts liés au suivi de ces frais…

Rappel

Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle (frais de repas, d’hébergement, de transport, etc.) sont des frais professionnels que l’employeur est tenu de lui rembourser.

Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS.

Dédommagement

Le dédommagement de ces frais peut prendre plusieurs formes :

• Un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs 
• Un versement d’allocations forfaitaires 
• L’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions

À défaut d’être justifiées, les indemnisations versées aux salariés doivent être traduites comme des éléments de salaire et, de ce fait, être assujetties à cotisations et contributions sociales dans les conditions de droit commun.

SIRH et notes de frais

Le SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) permet de digitaliser et d’organiser la gestion des ressources humaines. L’outil intègre de multiples fonctionnalités, qui peuvent s’adapter aux besoins de l’entreprise ; parmi ces fonctionnalités : la gestion des notes de frais.

Ainsi, un SIRH va permettre à l’entreprise :

• De proposer aux collaborateurs une interface simple et unique pour gérer leurs notes de frais (création des notes de frais en quelques clics avec justificatifs intégrés ; suivi du traitement de chaque note de frais…)
• De donner la main aux managers, chefs d’équipes pour valider les demandes directement depuis leur espace. La validation est alors plus rapide.
• De mettre en place une politique de dépenses et de remboursements et la respecter (mise en place de plafonds de remboursements, suivi du nombre de jours de déplacements, pour quels clients, sur quels lieux…). L’outil alerte automatiquement en cas d’anomalie (doublons, dépassements, dépenses non autorisées…).
• Une récupération facile des justificatifs par le salarié, la comptabilité, le service RH…grâce à une gestion conforme des notes de frais et à leur traçabilité
• Une simplification du travail comptable grâce au rapprochement bancaire, à la mise à jour des « analytiques », la gestion des frais au fur et à mesure
• D’analyser les dépenses professionnelles des salariés (selon les métiers, calcul du montant moyen des dépenses, mise en place de tableaux de suivi…)
• L’intégration automatique des données en paie

Vous souhaitez simplifier et sécuriser la gestion de vos notes de frais ? N’hésitez pas à contacter notre consultante, Elsa Marquès Da Silva qui vous accompagnera dans le choix d’un système d’Information adapté à vos besoins : elsa.marquesdasilva@bakertilly.fr