Déclaration préalable à l’embauche : bientôt possible via la DSN ?

Obligatoire à chaque embauche, la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) s’effectue aujourd’hui auprès de l’Urssaf, ou de la MSA pour le secteur agricole. Mais cette procédure est appelée à évoluer.

Rappels autour de la notion de déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) constitue une obligation pour tout employeur recrutant un salarié, indépendamment de la nature du contrat, de sa durée ou des conditions d’emploi. Elle doit nécessairement être transmise dans les 8 jours qui précèdent l’embauche (période d’essai comprise) du salarié.

Cette DPAE permet d’ouvrir des droits et d’unifier 6 formalités relatives à l’embauche, à savoir :

• la déclaration d’une 1re embauche dans un établissement ;
• la demande d’immatriculation d’un salarié au régime d’Assurance chômage ;
• la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail (pour assurer la visite médicale obligatoire) ;
• la liste des salariés embauchés en vue du pré établissement de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Actuellement, la DPAE peut être effectuée via le site de l’Urssaf, sur le portail net-entreprises ou depuis un logiciel compatible et configuré à cet effet.

Notez que la DPAE est déjà intégrée lorsque l’employeur utilise l’un des dispositifs suivants :

• Titre emploi service entreprise (TESE) ;
• Chèque emploi associatif (CEA) ;
• Titre emploi simplifié agricole (TESA).

Dans certains cas, et en plus de la DPAE, l’employeur doit effectuer une déclaration préalable des personnes recrutées auprès des services de l’inspection du travail :

• lors d’une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d’embaucher du personnel pendant au moins 6 mois ;
• lors d’une modification de la situation de l’entreprise (changement d’exploitant, d’industrie ou de commerce).

Vers une intégration de la DPAE dans la DSN

À compter de 2026, il sera possible de déclarer le recrutement d’un salarié au moyen d’un signalement en DSN. L’ouverture de ce service, dont la date exacte est encore inconnue, sera disponible dès la version de la norme P26V01.

Pour l’heure, il est précisé que cette DPAE en DSN sera d’abord réservée au DPAE des salariés relevant du régime général et pour des contrats en CDI et CDD. Son extension aux salariés relevant du régime agricole devrait intervenir dans un second temps.

Les contrats de travail temporaire (tels que les contrats de mise à disposition, par exemple) seront vraisemblablement exclus du périmètre de ce dispositif.

Modalités pratiques

Comme jusqu’alors, cette DPAE devra être effectuée dans les 8 jours précédant l’embauche. Après transmission via la DSN, la DPAE donnera lieu à un compte-rendu métier mis à la disposition de l’employeur ou de son tiers déclarant.

Les autres canaux et modalités de transmission de la DPAE resteront accessibles et fonctionnels. 

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