Facturation électronique : quels enjeux pour les PME et ETI ?

Réforme facturation électronique

La réforme de la facturation électronique implique plusieurs obligations pour les entreprises :

• pouvoir recevoir des factures électroniques ;
• pouvoir émettre ces factures à l’un des formats obligatoires ;
• pouvoir transmettre les factures électroniques (e-invoicing) et données (e-reporting) via la plateforme publique de facturation ;
• mettre à jour les statuts obligatoires.

Plan d'action

Pour se conformer à ces obligations, un plan d’action autour de 4 grands axes stratégiques peut être d’ores et déjà engagé :

Repenser les processus de vente, achat, fiscalité et gestion de trésorerie

Les processus sont au cœur de la transition vers la facturation électronique. Il est donc essentiel que les départements administratifs et financiers et les équipes informatiques aient une vision claire de leurs processus actuels afin de comprendre comment la facturation électronique va impacter ces derniers. Il sera dès lors possible de simplifier ou de renforcer certains de ces process.

Il est important de souligner que la facturation électronique ne supprime pas l'obligation légale de disposer d’une piste d'audit fiable. Celle-ci peut venir appuyer le  diagnostic de l'organisation existante. Sans ces démarches de cartographie ou de piste d’audit fiable, il sera difficile de progresser.

La transition vers la facturation électronique aura également un impact sur les rôles et les responsabilités au sein de l'entreprise. Certains processus étant intégrés aux plateformes partenaires, les workflows de validation seront, ainsi, notamment impactés.

Adapter les systèmes d’information

La réalisation d’une cartographie complète du système d’information peut être également engagée afin de comprendre les flux, les types de flux et leurs formats. Dans le cadre de la facturation électronique, certains formats, très standardisés, ont été définis. Il convient de vérifier si les formats en place correspondent à ceux attendus.

Le choix d'une structure cible sera également crucial pour le succès de la transition. En fonction de l’organisation des SI, des outils et des ressources disponibles, des choix différents pourront être opérés.

Adapter l'organisation humaine

La facturation électronique entrainera également des changements organisationnels. Il est essentiel de prendre le temps de construire cette transition sur le long terme. Il n'est pas possible d'annoncer à ses équipes, du jour au lendemain, qu'il y aura des changements majeurs, que leurs métiers vont évoluer et que de nouveaux outils seront mis en place.

Un accompagnement peut être nécessaire pour s'assurer de l'adhésion au changement mais aussi de la capacité des équipes à profiter des opportunités de cette réforme.

Gérer efficacement les données

Les données de facturation sont d'une importance capitale, puisqu’elles impacteront votre capacité à transmettre vos factures à vos clients. Elles doivent être complètes et à jour au risque de voir les factures refusées par la plateforme.

Il sera obligatoire de passer par les plateformes pour envoyer les factures électroniques. Si les données fournies aux plateformes ne sont pas à jour, les clients risquent de ne jamais recevoir leur facture ; celle-ci pourrait être également adressée à un mauvais destinataire. Il y a donc une réelle urgence à actualiser les bases de données, à contacter les clients et les fournisseurs pour obtenir les informations nécessaires.

De même, en ce qui concerne les régimes de TVA, en particulier pour les ETI, il peut être utile de consulter un avocat fiscaliste pour mettre à jour et clarifier tous les régimes de TVA en place.

💡 À noter

La réforme de la facturation électronique n’implique pas uniquement la transmission des factures entre professionnels soumis à la TVA (e-invoicing).

Elle impose également une obligation d’e-reporting, c’est-à-dire la transmission des données nécessaires à l'administration fiscale pour disposer d’une vue d'ensemble des opérations économiques et contrôler la TVA. 

Les informations à transmettre sont :

• les ventes aux particuliers ;
• les opérations à l'international (ventes et achats hors importation) ;
• l’encaissement des factures pour les assujettis imposables selon les encaissements.

Le conseil de nos experts

En abordant ces changements de manière proactive, il est possible, non seulement de se conformer à la nouvelle réglementation de la facturation électronique, mais également d’en tirer des avantages significatifs. En effet, l'adoption de la facturation électronique ouvre la porte à une amélioration globale de l'efficacité et de la productivité des processus financiers.

Nos équipes se tiennent à votre disposition pour tout échange concernant ce sujet et tout accompagnement en lien avec la mise en œuvre de la facturation électronique dans votre entreprise.

Margaux PEHARPRE
Consultante Senior
margaux.peharpre@bakertilly.fr