Quels sont les documents d'attestation indispensables du suivi d'une formation ?

Un arrêt rendu par la Cour de cassation le 13 avril 20222 précise que l’absence de remise par l’employeur d’une attestation de formation à un salarié formé est susceptible d’occasionner, à ce dernier, un préjudice, du fait de la perte de chance d’être recruté à certaines offres d’emploi en raison de l’impossibilité de délivrer la preuve des formations.

La loi « Avenir professionnel » n’oblige toutefois plus les dispensateurs de formation à remettre une attestation de fin de formation. Une confusion peut donc s’installer sur l’obligation ou non de remise d’un tel document.

Les experts de notre organisme de formation professionnelle vous rappellent les usages et les obligations liés à la mise à disposition des documents attestant du suivi du  parcours et des compétences acquises.

Qu’est-ce qu’une attestation de formation ?

L’attestation de formation atteste de l’assiduité de l’apprenant, mais également de l’acquisition des compétences développées au cours de la formation.

Quelle valeur juridique ?

L’attestation n’a pas de valeur juridique auprès de l’État ou de l’Éducation nationale. Elle permet de certifier un niveau de connaissances homogène. Le document atteste du suivi et des acquis de compétences dans le cadre d’une formation professionnelle.

Quelle obligation ?

L’attestation de formation n’est plus obligatoire depuis la loi Avenir professionnel de 2018. Cependant, les organismes de formation continuent à la délivrer pour justifier de la réalisation de la formation.

Elle peut être remplacée par le certificat de réalisation pour justifier de l’assiduité du stagiaire. Elle est, toutefois, maintenue pour attester de l’acquisition de nouvelles compétences.

Qu’est-ce qu’un certificat de réalisation ?

Le certificat de réalisation est un document de référence, simple, basé sur un principe de confiance. Il vient harmoniser les pratiques entre les opérateurs de compétences, les entreprises et les prestataires de formation ; une initiative qui doit permettre, par là même, de fluidifier les modalités de paiement.

Le certificat de réalisation remplace les attestations de présence et autres attestations d’assiduité. Il est à remplir par le dispensateur de la formation.

Il comprend, notamment, les champs suivants :

• Les coordonnées du stagiaire ou étudiant
• Le nom de la formation
• La nature
• Les dates d’entrée et de sortie
• La durée

Avec les factures et les relevés de dépenses supportés par l’employeur, le certificat de réalisation est une pièce déterminante du contrôle de service fait (CSF) relatif à la réalisation des actions de formation.

La délivrance d’un certificat de réalisation concerne tout type de formation professionnelle, qu’il s’agisse d’une formation :

• De développement personnel
• De développement de capacités
• D’apprentissage (Par exemple : initiation à la sécurité au travail, informatique bureautique…)

Cependant, le certificat de réalisation est à transmettre seulement si les conditions cumulatives suivantes sont respectées :

• La participation à tous les modules composant un parcours
• La présence et l’assiduité du stagiaire
• L’évaluation de fin de formation
• Le paiement des frais de formation

Qu’est-ce qu’une attestation d’acquis des compétences ?

L’attestation d’acquis des compétences atteste que son titulaire maîtrise les compétences, aptitudes et connaissances permettant l’exercice d’un métier. Il favorise l’accès à l’emploi ou l’évolution professionnelle de son titulaire.

Le certificat de réalisation ne prévoit pas de champs contenant la mention d’acquisition des compétences.

En pratique, les deux documents sont à utiliser :

• Attestation d’acquisition des compétences : dès lors que le stagiaire est allé jusqu’au terme de son parcours y compris l’évaluation
• Le certificat de réalisation : pour l’attestation de présence ou d’assiduité

Quelles sont les obligations de délivrance des documents ?

Le process

La mise à disposition des documents

L’organisme de formation délivre les documents à l’entreprise (signataire de la convention) et/ou à l’OPCO en cas de financement et paiement direct de la prestation.

L’organisme de formation peut transmettre également les documents au salarié formé, selon les conditions particulières de vente avec l’entreprise. Si cette disposition n’est pas prévue, l’employeur a tout intérêt à transmettre de son côté un exemplaire des documents au collaborateur formé.

Un arrêt jurisprudentiel encourage d’ailleurs une telle action afin de donner plus de chance au salarié d’intégrer un emploi. Dans le cas contraire, l’employeur peut être condamné au versement de dommages et intérêts pour perte de chance de postuler et d’être recruté à certains emplois en raison de l’impossibilité de présenter des documents attestant de ses nouvelles qualifications.

La conservation des documents

Le certificat de réalisation, comme l’attestation d’assiduité ne remplacent pas les feuilles de présence et toutes les pièces justifiant que le stagiaire a réalisé la formation et a suivi l’évaluation selon les modalités prévues au programme.

L’ensemble de ces documents est à conserver pendant 3 ans en cas de contrôle de l’OPCO ou de l’administration (DREETS) ou 10 ans en cas de financement des actions de formation dans le cadre du dispositif FNE-Formation.

Conserver tout document attestant de la mise en œuvre d’une formation permet en outre à l’employeur de justifier de son obligation de former son personnel.
L’employeur a pour obligation de former son personnel et doit justifier, par tout moyen, la réalisation d’actions concourant au développement des compétences de ses salariés.

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