Géolocalisation des véhicules professionnels : quelles sont les règles à respecter pour l'employeur ?

L’utilisation de dispositifs GPS dans les véhicules professionnels s’est largement développée ces dernières années. Ces outils permettent aux entreprises d’optimiser leurs déplacements, d’améliorer la gestion de leurs interventions ou encore de renforcer la sécurité des salariés et des biens transportés.

Toutefois, la géolocalisation constitue également un dispositif de surveillance susceptible de porter atteinte à la vie privée des salariés. Son utilisation est donc strictement encadrée par le Code du travail, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les recommandations de la CNIL.

Dans quels cas la géolocalisation est-elle admise ?

Contrairement à une idée répandue, un employeur peut équiper les véhicules mis à disposition de ses salariés d’un système de géolocalisation. Cependant, il ne peut pas le faire dans le seul but de surveiller les déplacements de ses collaborateurs. Toute mesure de contrôle doit être justifiée par un intérêt légitime de l’entreprise et demeurer proportionnée à l’objectif poursuivi. Ce principe découle notamment de l’article L.1121-1 du Code du travail, qui interdit les atteintes excessives aux droits et libertés des salariés.

En pratique, l’employeur doit être en mesure de démontrer que le recours à la géolocalisation répond à un besoin réel et qu’aucun moyen moins intrusif ne permet d’atteindre le même résultat. La mise en place d’un GPS ne doit donc jamais être considérée comme un outil de surveillance permanente.

Les finalités autorisées

La CNIL reconnaît plusieurs finalités légitimes permettant le recours à la géolocalisation des véhicules professionnels. L’entreprise peut notamment utiliser ce dispositif pour suivre, justifier et facturer une prestation de transport ou de services, organiser plus efficacement les interventions de ses équipes sur le terrain, assurer la sécurité des salariés isolés ou protéger les marchandises et véhicules contre les risques de vol. Il peut également être imposé par certains textes réglementaires applicables à des activités spécifiques comme par exemple les ambulances, le transport de marchandises, le suivi de l’organisation de dépannages, etc.

Le suivi du temps de travail est également envisageable, mais uniquement lorsqu’il ne peut être réalisé par aucun autre moyen fiable. Cette possibilité demeure donc subsidiaire et doit être strictement justifiée.

Quelles sont les limites à ne pas franchir ?

Si la géolocalisation est admise dans certaines situations, son usage connaît d’importantes restrictions.

L’employeur ne peut pas utiliser un GPS pour exercer une surveillance constante de ses salariés. Un tel contrôle serait considéré comme disproportionné et attentatoire à la vie privée.

La CNIL interdit également la collecte des données de localisation en dehors du temps de travail. Les trajets domicile-travail, les pauses, les congés ou encore les déplacements privés ne peuvent donc pas faire l’objet d’un suivi.  Lorsqu’un véhicule de fonction est autorisé à des fins personnelles, l’entreprise doit ainsi prévoir un mécanisme permettant au salarié de désactiver la géolocalisation pendant ses périodes d’utilisation privée.  

La géolocalisation ne peut pas non plus servir à contrôler le respect des limitations de vitesse, ni à suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de l’exercice de leur mandat. De même, elle ne peut pas être utilisée pour calculer le temps de travail lorsqu’un système de pointage ou un autre dispositif de suivi existe déjà dans l’entreprise.

Enfin, la CNIL rappelle que certains salariés disposant d’une autonomie importante dans l’organisation de leurs déplacements, tels que certains VRP, ne peuvent pas être soumis à un tel dispositif lorsque celui-ci n’est pas justifié par la nature de leur activité.

Quelles obligations respecter avant de mettre en place un tel dispositif ?

Avant toute mise en œuvre, l’employeur doit respecter plusieurs formalités.

Lorsque l’entreprise dispose d’un comité social et économique (CSE), celui-ci doit être informé et consulté préalablement à l’installation du dispositif. Cette consultation est obligatoire dès lors que la géolocalisation constitue un moyen de contrôle de l’activité des salariés.

Les salariés concernés doivent également être informés de manière claire et transparente. Cette information doit préciser la finalité du dispositif, les données collectées, les personnes habilitées à y accéder, leur durée de conservation ainsi que les droits dont disposent les salariés sur leurs données personnelles.

Par ailleurs, la géolocalisation constitue un traitement de données personnelles soumis au RGPD. L’employeur doit donc l’intégrer à sa documentation relative à la protection des données et veiller à mettre en place les mesures de sécurité appropriées.

Qu’en est-il de la conservation des données ?

Les données issues de la géolocalisation ne peuvent pas être conservées sans limite de durée. La CNIL estime généralement qu’une conservation de deux mois est suffisante pour les données de localisation, sauf nécessité particulière liée à une obligation légale ou à la gestion d’un contentieux.

L’accès à ces informations doit être strictement réservé aux personnes dont les fonctions le justifient, afin d’éviter tout usage abusif ou détourné des données collectées.

Quels risques en cas de non-respect des règles ?

La mise en place d’un système de géolocalisation ne respectant pas les règles applicables peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise.

Les données recueillies au moyen d’un dispositif illicite peuvent voir ainsi leur utilisation contestée devant les juridictions prud’homales. L’employeur s’expose également à des contrôles de la CNIL, à des sanctions administratives prévues par le RGPD et à des demandes d’indemnisation de la part des salariés concernés.

Zoom sur le transport sanitaire

Si la géolocalisation des véhicules professionnels demeure généralement un choix de l’employeur, elle tend à devenir une obligation dans certains secteurs sensibles. C’est notamment le cas du transport sanitaire, où la loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales impose aux ambulanciers, aux VSL et aux taxis conventionnés l’utilisation d’un système de géolocalisation certifié afin de sécuriser la facturation des transports pris en charge par l’Assurance maladie.

L’objectif affiché est de lutter contre les fraudes liées aux transports de patients, comme les trajets fictifs, les kilométrages surévalués, les facturations ne correspondant pas au service réellement effectué ou les anomalies dans les prises en charge remboursées par l’Assurance maladie.

Afin de vérifier la conformité avec la facturation, la loi prévoit que les transporteurs sanitaires devront équiper l’ensemble de leurs véhicules :

• d’un système de géolocalisation certifié par l’Assurance maladie ;
• d’un système électronique de facturation intégré.

L’Assurance maladie pourra ainsi rapprocher les données de localisation du véhicule et des informations de facturation afin de vérifier que le trajet facturé correspond réellement au trajet effectué.

L’entrée en vigueur de ces nouvelles obligations est prévue au plus tard le 1er janvier 2027. Des décrets doivent encore préciser les modalités techniques et les conditions d’utilisation des dispositifs.