Donneurs d’ordre et sous-traitants : comment sécuriser vos contrats et adopter les bons réflexes ?

Faire appel à un sous-traitant paraît simple : une entreprise confie une prestation, l’autre la réalise. Mais déléguer une tâche ne signifie pas déléguer toute responsabilité. Le donneur d’ordre doit respecter certaines règles tout au long de la relation contractuelle et procéder à des vérifications complémentaires lorsque le montant du contrat dépasse un certain seuil.  

Alors, quelles sont les principales obligations du donneur d’ordre et les bons réflexes à adopter ?

Donneur d’ordre, sous-traitant : qui fait quoi ?

 
Quelles règles selon le montant du contrat ?

Un socle commun s’applique à tous les contrats, avec des vérifications supplémentaires obligatoires à partir d’un certain seuil :  

• Contrat de moins de 5 000 € HT : seules les règles générales de la sous-traitance s’appliquent.
• Contrat à partir de 5 000 € HT : en plus des règles générales, il est obligatoire d’effectuer des vérifications documentaires lors de la signature du contrat, puis tous les 6 mois jusqu’à la fin du partenariat.

Les règles générales, quel que soit le montant du contrat

Certaines obligations s’appliquent à tous les contrats de sous-traitance, quel que soit leur montant.
En voici les principales :

1. Réagir lorsqu’une infraction est signalée

Si un agent de contrôle compétent (par exemple l’inspection du travail ou l’Urssaf) informe par écrit le donneur d’ordre qu’une infraction au droit du travail a été constatée chez son sous-traitant, le donneur d’ordre doit réagir rapidement. Il dispose de 24 heures pour informer officiellement le sous-traitant de la situation et lui demander de faire cesser l’irrégularité et de mettre en place les mesures correctives nécessaires.

Le sous-traitant dispose ensuite de 15 jours pour indiquer par écrit les actions mises en œuvre pour régulariser la situation. Le donneur d’ordre transmet cette réponse à l’agent de contrôle. En l’absence de réponse du sous-traitant, il doit en informer l’agent de contrôle dans les 2 jours suivant l’expiration de ce délai.

Le signalement peut notamment concerner :

• le salaire minimum ou le paiement des heures supplémentaires ;
• le temps de travail, les repos et les congés ;
• la santé et la sécurité au travail ;
• les discriminations et l’égalité professionnelle ;
• la protection de la maternité et certains congés familiaux.

2. Préserver l’indépendance du sous-traitant

Le donneur d’ordre peut définir la prestation, les délais et la qualité attendue afin d’avoir un résultat précis. En revanche, il ne doit pas organiser au quotidien le travail des salariés du prestataire, fixer leurs congés ou exercer sur eux un pouvoir d’employeur. En clair, le donneur d’ordre doit acheter une prestation de services, et non chercher à disposer directement de la main-d’œuvre du sous-traitant comme s’il s’agissait de ses propres salariés.

3. Veiller à la sécurité lors d’une intervention sur site

Lorsque les salariés du sous-traitant interviennent dans les locaux du donneur d’ordre, les deux entreprises doivent anticiper ensemble les risques et organiser la prestation dans des conditions de sécurité adaptées. Elles doivent coordonner leurs règles de sécurité pour éviter les accidents, par exemple en balisant une zone de travaux ou encore en fournissant des équipements de protection spécifiques. 

À partir de 5 000 € HT : des vérifications supplémentaires

Le seuil de 5 000 € HT s’apprécie sur le montant global de la prestation, même réglée en plusieurs factures. À partir de ce montant, certaines vérifications deviennent obligatoires et doivent être renouvelées tous les 6 mois pendant toute la durée du contrat. L’objectif est de vérifier que le sous-traitant exerce son activité de manière régulière et respecte ses principales obligations fiscales et sociales. 

Pour ce faire, voici les documents indispensables à demander au sous-traitant :

• attestation de vigilance URSSAF de moins de 6 mois ;
• justificatif d’immatriculation, lorsque le prestataire doit être immatriculé (Kbis, extrait du RNE…) ;
• si le prestataire emploie des salariés étrangers soumis à autorisation de travail : transmettre une liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail puis la renouveler tous les 6 mois.

L’attestation de vigilance : de quoi s’agit-il et comment l’obtenir ?

C’est un document officiel délivré par l’Urssaf qui atteste que le sous-traitant effectue ses déclarations sociales et paie ses cotisations. En pratique :

1. Le sous-traitant télécharge l’attestation depuis son espace sur urssaf.fr.
2. Il la transmet au donneur d’ordre.
3. Le donneur d’ordre vérifie son authenticité à l’aide du code de contrôle figurant sur le document.
4. Il la conserve et renouvelle la vérification tous les 6 mois jusqu’à la fin du contrat.

En cas de non-respect de ces obligations, que risque le donneur d’ordre, selon la situation ?

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