Mise en conformité des logiciels de caisse : la date limite de certification reportée au 1er septembre 2026

Jusqu’à présent, les éditeurs de logiciels de caisse pouvaient attester eux-mêmes de la conformité de leur solution via une simple auto-certification. Depuis le 16 février 2025, cette pratique est interdite : les logiciels doivent être certifiés par un organisme tiers accrédité. Par mesure de tolérance, un délai supplémentaire est accordé aux éditeurs de logiciels de caisse afin de leur permettre de mettre leurs solutions en conformité. Les utilisateurs disposent désormais d’un délai prolongé jusqu’au 1er septembre 2026 pour présenter la certification délivrée par leur éditeur.

Rappel

Dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, l’auto-certification de conformité émise par les éditeurs de logiciels de caisse n’est plus suffisante. Ces éditeurs doivent, à présent, obtenir un certificat garantissant la conformité de leur logiciel.

Cette certification garantit que le logiciel respecte quatre exigences en matière de gestion des transactions :

• Inaltérabilité : impossibilité de modifier ou supprimer des transactions après leur enregistrement ;
• Sécurisation : protection des données contre toute altération ou falsification ;
• Conservation : enregistrement des données pendant une durée minimale légale, avec possibilité de restitution en cas de contrôle fiscal ;
• Archivage : stockage des données sous une forme sécurisée et datée pour garantir leur traçabilité.

Cette obligation vise à sécuriser les données et à faciliter leur accès par l’administration fiscale en cas de contrôle.

Les entreprises concernées

Cette réglementation s’applique aux entreprises assujetties à la TVA qui :

• n’effectuent que des opérations non soumises à l’obligation de facturation (exemple : opérations exonérées de TVA) ;
• utilisent un logiciel de caisse (bien que cela ne soit pas obligatoire).

Les entreprises bénéficiant du régime de la franchise en base de TVA ainsi que celles réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA sont exemptées de cette obligation.

Les certifications requises

Pour être conformes à la législation, les logiciels de caisse doivent obtenir l’une des certifications suivantes :

• Le certificat Infocert, basé sur la norme NF525 de l’Association Française de Normalisation (AFNOR).
• Le certificat du Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), fondé sur le référentiel de certification des systèmes de caisse.

Afin d’éviter toute sanction, il est important de réclamer par écrit auprès de votre éditeur l’attestation confirmant cette certification.

Instauration d’une mesure de tempérament

Face à l’impossibilité matérielle pour certains éditeurs d’obtenir sans délai la certification de leur logiciel ou système de caisse, une mesure de tempérament est instaurée.

Du 16 février au 31 août 2025, les utilisateurs pourront ainsi continuer à attester de la conformité de leur solution par une attestation individuelle émise par l’éditeur.

À compter du 1er septembre 2025 et jusqu’au 31 août 2026, chaque logiciel ou système de caisse utilisé par un assujetti devra :

• être certifié par un organisme accrédité, ou
• avoir fait l’objet d’une démarche formelle de mise en conformité appuyée par un engagement contractuel de l’éditeur auprès d’un organisme certificateur, au plus tard le 31 août 2025 (contrat, devis accepté ou commande).

À compter du 1er septembre 2026, tous les utilisateurs devront être en mesure de présenter la certification délivrée par leur éditeur.

Sanctions en cas de non-conformité

L’absence de certification, dans les délais actualisés, expose l’entreprise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné. En cas de manquement constaté par l’administration fiscale, l’assujetti dispose de 30 jours pour présenter ses observations et, si nécessaire, fournir le certificat requis. Si les justificatifs sont transmis dans ce délai, aucune amende n’est appliquée.

À défaut, l’amende est mise en œuvre et l’assujetti dispose alors de 60 jours pour se mettre en conformité. Une fois ce délai écoulé, l’administration fiscale peut de nouveau exiger la production des justificatifs. Si l’assujetti ne se conforme toujours pas à cette obligation, il s’expose à une nouvelle sanction de 7 500 €.

Délivrer un faux certificat est, par ailleurs, sanctionné pénalement, jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Vous souhaitez vous assurer de la conformité de votre logiciel de caisse ? Vous hésitez pour en choisir un nouveau ? N’hésitez pas à vous rapprocher de votre contact habituel Baker Tilly.