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Frédérique Lourie
Consultante formation
f.lourie@bakertilly.fr
A l’approche de périodes chargées en jours fériés et alors que les entreprises doivent informer leurs salariés des départs en congé, nos équipes Expertise RH et sociale souhaitent partager avec vous les fausses idées récurrentes ainsi que les erreurs les plus fréquentes constatées lors de la clôture annuelle des congés payés. Cette analyse vise à vous aider à sécuriser la période de référence actuelle et à aborder sereinement l’ouverture prochaine des nouveaux congés.
Le décompte des heures supplémentaires et des congés payés pendant les jours fériés
Un point commun justifiant la survenance d’anomalies dans le décompte :
- L’absence d’information concernant les jours fériés chômés et non chômés, payés et non payés
- L’absence d’information concernant l’horaire du salarié et sa répartition hebdomadaire ainsi que l’horaire collectif de l’entreprise
Selon le contexte et les dispositions conventionnelles, les conséquences vont se situer dans :
- La détermination du taux de majoration des heures supplémentaires réalisées, le calcul des heures entrant ou non dans le contingent d’heures supplémentaires
- Le calcul des droits pris au titre des congés payés et des modalités de calcul en jours ouvrés ou jours ouvrables
Les erreurs fréquentes dans le décompte des jours fériés
Un jour férié travaillé est systématiquement payé avec une majoration
Non, certaines conventions collectives octroient à l’employeur la possibilité de définir annuellement les jours fériés qui seront chômés et ceux qui seront travaillés au sein de son entreprise. Ainsi pour tout jour férié travaillé, autre que le 1er mai, la loi ne prévoit pas de majoration de salaire. Une majoration ou indemnité peut être prévue par une convention, un accord collectif ou un usage (de nombreuses conventions collectives prévoient une majoration ou une indemnité en cas de travail un jour férié).
Un jour férié pendant une période de congé octroie un jour de congé payé supplémentaire
Non, il arrive d’entendre dire que le « salarié récupère son 15 Août ». En fait, lorsqu’un jour férié tombe un samedi ou pendant un jour de la semaine, ouvrable, il n’est jamais décompté du nombre de jours de congés payés. Autrement dit, le compteur des congés pris ne sera pas réduit d’une journée au titre du 15 août. Le compteur de congés acquis ne sera pas, non plus, majoré !
Un jour férié chômé qui tombe sur un jour habituellement travaillé est systématiquement payé
Non, mis à part le 1er mai, dont la rémunération est obligatoirement maintenue par l’employeur, les autres jours fériés non travaillés ne seront payés que si le salarié totalise au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise.
Un jour férié non travaillé tombant pendant une période d’activité partielle est indemnisé par la DREETS
Pas toujours ! Tout dépend si l’entreprise est tenue par des dispositions conventionnelles qui l’oblige à établir un planning des jours fériés travaillés et jours fériés chômés. Si pendant la période d’activité partielle le jour férié était normalement travaillé, celui-ci sera indemnisé par la DREETS. Dans le cas contraire, le jour férié chômé restera à la charge de l’employeur.
Les droits acquis à congés
Un amalgame est très souvent fait sur :
- La notion d’acquisition des congés payés par mois de travail au cours de la période de référence en cas de période incomplète (entrée/départ, absences)
- Très souvent, la durée d’un mois de travail, équivalant à 4 semaines (ou 24 jours de travail si l’horaire est réparti sur 6 jours ou 20 jours si l’horaire est réparti sur 5 jours), n’est pas pratiquée. Pour bénéficier des 5 semaines légales de congés payés, un salarié n’a, dans ce cas, pas besoin d’être présent toute l’année mais seulement 48 semaines de travail effectif ou assimilé pour prétendre à ses 30 jours de congés annuels ouvrables.
- La notion d’absences assimilées à du travail effectif, pour l’acquisition des congés payés
- Les ajouts de congés supplémentaires (Les congés supplémentaires des jeunes parents, les jours de congés de fractionnement, sous certaines conditions)
En fonction de la situation, les correctifs à appliquer peuvent atteindre en moyenne 2 à 3 jours de droits à congés.
La valorisation des droits en cas de changement de situation (durée du travail, rémunération)
- Le double calcul pour le paiement des congés n’est pas systématique (Maintien du salaire qu’aurait perçu le salarié s’il avait travaillé ou méthode du 10ème de la rémunération perçue au cours de la période de référence des congés). Ce double calcul est à faire en cas de changement de situation (baisse ou hausse du temps de travail, augmentation de la rémunération)
- Les éléments entrant dans le calcul du salaire pour le calcul de l’indemnité des congés
Les fausses idées courantes concernant le décompte des congés payés
Le décompte en jours ouvrés est plus avantageux que le décompte en jours ouvrables
La méthode de calcul des congés en jours ouvrés ne doit pas être moins favorable que celle en jours ouvrables prévue par le droit du travail. Ainsi, lorsqu’un jour férié tombe un samedi, il conviendra d’octroyer un jour de congés payés supplémentaire au salarié dont le décompte des congés se réalise en jours ouvrés afin qu’il ne soit pas lésé par rapport à un salarié dont le décompte s’effectue en jours ouvrables.
En cas d’application de décompte des congés payés en jours ouvrables, il est impératif d’avoir 5 lundis, 5 mardis, 5 mercredis, 5 jeudis, 5 vendredis et 5 samedis dans la prise de congés
Non, légalement la règle des 5 samedis n’existe pas ! Les congés payés se décomptent du jour du départ du salarié jusqu’à la veille du retour de ce dernier (sans décompter les dimanches et jours fériés). Toutefois, afin d’éviter toute exagération, toujours possible dans ce domaine, l’employeur doit veiller à ce que les salariés ne bénéficient pas au total de plus 30 jours ouvrables.
Les congés payés se décomptent en heures
Non, l’acquisition des congés payés s’effectue en jours et leur décompte s’effectue également en jours. Légalement, l’étendue des droits des salariés ne doit pas être appréciée en équivalence d’heures de travail.
Les congés sont systématiquement reportés en cas d’absence maladie
Non, pas systématiquement ! Si le salarié tombe malade avant son départ en congés payés, alors, en effet, ces derniers seront reportés.
Si le salarié tombe malade pendant ses congés payés, ces derniers seront décomptés et indemnisés normalement. Le salarié cumule indemnités journalières et indemnités de congés payés. De plus, sauf disposition conventionnelle ou usage plus favorable, il ne bénéficie pas de nouveaux jours de congés.
Cette position du droit français va d’ailleurs à l’encontre de la jurisprudence européenne qui prône le report des congés dans ce cas précis.
Les impacts sont financiers (salaire brut et cotisations sociales).
Les erreurs peuvent être repérées à l’occasion de changement de logiciel de paie, en cas de restructuration du service PAIE/RH, en cas de réclamation d’un salarié, en cas de contrôle de l’administration, en cas de rupture du contrat de travail …) et de plus en plus par des contrôles de cohérence avec la DSN.
Diverses solutions permettent de limiter les erreurs et les risques financiers induits par celles-ci :
- Une mise à jour des connaissances techniques des équipes paie et RH
- Un paramétrage ou une saisie plus assidue dans le logiciel de paie (fiche salarié, fiche entreprise)
- Un import plus rigoureux des données entre les logiciels RH et paie
- L’existence d’un guide de procédures et de bonnes pratiques
- Une check-list des contrôles périodiques ou annuels
Pour sécuriser le traitement de vos paies et la gestion de votre personnel, nous vous proposons :
- Des sessions de formation dédiées à la gestion des congés payés et des jours fériés
- Programme de la session de formation Actu paie du 08/06/2021
- Sessions inter et intra-entreprises : nous consulter
- La mise en œuvre d’un diagnostic de vos pratiques sur ces deux thématiques
N’hésitez pas à consulter votre contact habituel Baker Tilly ou à nous adresser votre demande par mail : formation@bakertilly.fr
Nos formations dédiées
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