Décès d’un salarié en entreprise : quelles démarches et implications pour l’employeur ?

Le décès d’un salarié constitue un événement particulièrement sensible pour l’entreprise, à la fois sur le plan humain, organisationnel et juridique. Il entraîne des conséquences immédiates en matière de gestion de la paie et des ressources humaines, ainsi que l’accomplissement d’un certain nombre de formalités strictes. L’employeur doit faire preuve de rigueur dans le traitement de cette situation afin d’éviter tout risque contentieux.

Quels sont les différents impacts pour l’employeur ?

Au niveau des ressources humaines

L’employeur doit tenir compte de l’impact humain d’une telle situation auprès de ses équipes, organiser éventuellement une communication interne adaptée et accompagner les collaborateurs.  

En parallèle, il doit identifier les ayants droit du salarié, généralement les héritiers ou le conjoint, qui seront ses interlocuteurs pour la suite des démarches. Si une succession est ouverte chez un notaire, l’employeur pourra également échanger directement avec lui. Cette dimension relationnelle est essentielle car elle conditionne également le bon déroulement des opérations administratives.

Au niveau du contrat de travail du salarié

Sur le plan administratif, le décès est considéré comme un cas de force majeure et met fin automatiquement au contrat de travail, sans qu’il soit nécessaire de procéder à une rupture formalisée telle qu’un licenciement ou une démission.

Cette rupture intervient à la date du décès indiquée sur le certificat de décès.

Au niveau de la paie

En matière de paie, plusieurs éléments doivent être régularisés. Le salaire est dû jusqu’à la date du décès, y compris les éléments variables acquis.

L’employeur doit établir un dernier bulletin de paie intégrant le solde de tout compte. Celui-ci comprend le salaire du mois en cours calculé au prorata temporis, les éventuelles heures supplémentaires non encore payées, ainsi que toutes les indemnités compensatrices correspondant aux droits à repos acquis non pris (congés payés, compte épargne temps, contrepartie obligatoire au repos, etc.).

Les salaires dus restent soumis à cotisations sociales, tandis que certaines prestations versées au décès, comme les capitaux décès issus de régimes de prévoyance, peuvent bénéficier d’exonérations, sous conditions.

Au niveau juridique

Le solde de tout compte ne doit pas être versé sur le compte bancaire du salarié décédé.

En cas de succession simple (pas de testament, pas de contrat de mariage, absence de biens immobiliers), si les sommes dues au salarié ne dépassent pas 5 965 € (plafond applicable depuis le 1er janvier 2026), le paiement peut être fait aux ayants droit qui constituent la « succession ». Une vigilance particulière sur la justification de leur qualité est nécessaire. En effet, les héritiers doivent présenter :

• un certificat d’hérédité ;
  • ou une attestation signée de tous les héritiers portant les extraits d’acte de naissance de toutes les personnes concernées, y compris du salarié décédé
• la copie intégrale de l’acte de décès du salarié ;
• le cas échéant, son extrait d’acte de mariage ;
• un certificat d’absence de dernières volontés (qui s’obtient auprès du fichier central des dispositions de dernières volontés).

En cas de succession complexe (testament, contrat de mariage, biens immobiliers), les héritiers doivent fournir un acte de notoriété établi par un notaire.

Sans présentation de ces documents, le solde de tout compte doit être versé au notaire chargé de la succession.

Au niveau déclaratif

L’employeur doit établir un certificat de travail et une attestation destinée aux organismes sociaux (même si l’inscription à France Travail n’est, dans ce cas, pas applicable).

Il doit effectuer une déclaration en DSN (déclaration sociale nominative) mentionnant la date du décès du salarié ainsi que la rupture du contrat qui en découle. Tout règlement aux ayants droit doit également être enregistré en DSN. 

L’employeur est, par ailleurs, tenu d’informer sans délai, les organismes de prévoyance et de complémentaire santé, afin de déclencher le versement éventuel d’un capital décès ou de rentes au profit des ayants droit. S’agissant de la mutuelle, le décès ne leur permet pas de bénéficier de la portabilité.

Par ailleurs, le décès constitue l’un des cas permettant le déblocage anticipé de certains dispositifs d’épargne salariale. Les héritiers peuvent ainsi solliciter la liquidation des droits issus de la participation, de l’intéressement ou des plans d’épargne concernés.

En outre, l’employeur doit mettre à jour son registre unique du personnel (RUP) et informer le comité économique et social (CSE), le cas échéant.  

Enfin, L’accident mortel constitue une information nouvelle concernant l’évaluation des risques professionnels. L’employeur doit réexaminer les risques concernés, mettre à jour le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et renforcer, si nécessaire, les mesures de prévention.

Quels sont les risques d’une gestion défaillante ?

Les risques juridiques pour l’employeur tiennent principalement à une mauvaise gestion des sommes dues ou à un défaut d’accomplissement des formalités.

Un règlement tardif ou erroné du solde de tout compte peut donner lieu à des contestations de la part des ayants droit.  Une erreur dans le calcul des indemnités, notamment des congés payés, peut entraîner des rappels assortis d’intérêts de retard. L’identification incorrecte des bénéficiaires expose également l’employeur à un double paiement, si les sommes sont versées à une personne qui ne justifie pas de sa qualité d’ayant droit.  Le non-respect des obligations déclaratives, notamment en cas d’accident du travail mortel, peut engager la responsabilité de l’employeur et entraîner des sanctions administratives voire pénales.

De plus, si un lien est établi entre le décès et un manquement de l’employeur à son obligation de sécurité, par exemple en cas de conditions de travail dangereuses, la faute inexcusable peut être reconnue. Cette situation peut entrainer le versement d’une majoration de la rente versée aux ayants droit et la réparation de préjudices spécifiques.

Enfin, au-delà des risques juridiques, une mauvaise gestion de cet événement peut nuire à l’image de l’entreprise et dégrader le climat social. La transparence, la diligence et le respect des obligations légales sont donc essentiels pour sécuriser la situation.

Quelle attitude adopter en tant qu’employeur ?

Lors du décès d’un salarié, il est recommandé d’appliquer une approche à la fois humaine, rigoureuse et sécurisée :

• Accomplir rapidement les démarches sociales, fiscales et administratives
• Identifier avec certitude les bénéficiaires des sommes dues avant tout versement
• Informer les organismes de prévoyance et accompagner les ayants droit dans leurs démarches
• Accompagner les équipes impactées et adapter la communication interne
• En cas de décès lié au travail, réaliser une analyse des causes, associer le CSE et mettre à jour le DUERP
• Conserver l’ensemble des pièces justificatives afin de sécuriser la gestion du dossier

Le décès d’un salarié soulève de nombreuses questions en matière de paie, de droit du travail, de protection sociale et de prévention des risques.

Nos équipes Baker Tilly et notre partenaire juridique Oratio Avocats vous accompagnent dans la gestion de ces situations sensibles afin de sécuriser vos démarches et de limiter les risques juridiques.

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