Devenir partenaire de la DG ECHO : des contraintes et…une opportunité

En quoi consiste l’accord cadre de partenariat (ACP) ?

Cet ACP définit les principes du partenariat entre la Commission et les organisations humanitaires. Il définit les rôles, droits et obligations respectives des partenaires et contient les dispositions légales applicables aux opérations humanitaires financées par l’UE.

L’ACP doit entrer en vigueur le 1^e janvier 2021 pour une durée de 7 ans. (2021 à 2027)  

Il y a deux types de partenariat :

• L’un dit normal, pour la majorité des OSC/ONG
• L’autre dit programmatique, dédié aux grosses entités spécialisées dans l’humanitaire.

La nouvelle procédure dite d’évaluation ex ante comporte deux séries de critères :

• Série 1 : comportant 17 points d’exigences minimales concernant le statut juridique, les principes, la situation financière, les systèmes et la responsabilité
• Série 2 : comportant 13 points d’exigences d’aptitudes supplémentaires consistant en 88 éléments de critères, qui couvrent les principes plus détaillés, la capacité opérationnelle, le respect des règles, des règlements, des obligations et des normes, et le contrôle interne.

Quelle évaluation ex ante doit être conduite ?

L'ONG candidate doit fournir à la Commission une assurance, donnée par un auditeur externe indépendant, que l'ONG remplit l'ensemble de critères fixés par la Commission sur la base du règlement sur l'aide humanitaire, du règlement financier et des meilleures pratiques internationales.

L’objectif est d’exprimer une conclusion sur une base raisonnable quant à savoir si l'organisation ;

• Est transparente et responsable lors de la fourniture de l'aide ;
• S'assure qu'elle respecte les principes humanitaires, observe les normes éthiques les plus élevées et déploie des moyens adéquats pour traiter les irrégularités, la fraude, la corruption et les fautes de toute nature ;
• Possède une capacité opérationnelle appropriée ;
• Assure le respect des règles, réglementations, normes et obligations contractuelles pertinentes ;
• Dispose d'un système de contrôle interne solide.

Les normes applicables relèvent de l’ISAE 3000 « Missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen limité d’informations financières historiques ». Le rapport doit également se conformer à la norme internationale de contrôle de qualité, ISQC1, publiée par l'IAASB, et au Code international de déontologie des professionnels comptables (publié par l'International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) de l'IFAC).

La réglementation spécifique de l’Union européenne applicable est le Règlement (CE) n ° 1257/96 du Conseil du 20 juin 1996 concernant l'aide humanitaire (HAR) 7, et le Règlement (UE, Euratom) n ° 2018/1046 du PE et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif au FR applicable au budget général de l'Union européenne.

La portée de la mission comprendra un examen et une évaluation des systèmes mis en place et des contrôles, règles et procédures pour chaque série : exigences minimales et exigences d'aptitudes supplémentaires.

Les organisations qui demandent des partenariats programmatiques doivent remplir certaines conditions supplémentaires.

La procédure d’évaluation couvrira l'adéquation de la conception des contrôles, règles, procédures et systèmes en place, et l'efficacité opérationnelle des contrôles, règles, procédures et systèmes en place. Une partie de la mission sera réalisée sur la base d’un échantillonnage, et d’autres moyens de sélection des éléments à tester, sans extrapolation.

Les termes de référence comportent un questionnaire détaillé et le modèle de rapport à suivre. Ce rapport contient (i) un résumé exécutif avec des conclusions, un résumé et un plan d’action, (ii) des constatations et recommandations, ainsi que des annexes qui comportent les réponses aux 17 critères d’exigences minimales et aux 88 éléments de critères d’exigences d’aptitudes supplémentaires.

L’appréciation de ces critères est exprimée en points qui aboutissent à une notation et aux conclusions suivantes :

(1) dans le cas d’un partenariat provisoire, un plan d’action avec un calendrier pour remédier aux faiblesses est à mettre en place. La mise en œuvre de ce plan d'action doit être évaluée par un auditeur indépendant dans le cadre d'une mission de suivi menée dans le cadre d'ISAE 3000.

Comme indiqué ci-dessus, il n’est nullement nécessaire d’avoir 10/10. Une note de 6/10 suffit pour la série 2.

Pour quel calendrier ?

Le process initié par la DG ECHO a commencé au second semestre 2019. La période de soumission de candidature était prévue entre janvier et juillet 2020, pour une signature des contrats ACP entre septembre et décembre 2020, pour une application en janvier 2021. Ce process a pris du retard ; des soumissions faites en juin dernier n’ont pas encore reçu de réponse. Et une clarification a été apportée, dans le sens où les ONC/ONG peuvent continuer à soumettre leur candidature en 2021. Cela a simplement comme conséquence de reporter la date de la décision de la DG ECHO d’autant. 

En conclusion, le process de partenariat avec la DG ECHO est encore ouvert en 2020 et 2021 aux OSC/ONG intéressées, même si le volet humanitaire est minoritaire dans leur activité. C’est une occasion de mener un diagnostic structuré aux meilleurs standards couvrant vraiment tous les aspects d’une organisation efficiente. Vous bénéficiez d’une évaluation objective, selon des critères structurants, assortie de recommandations et si nécessaire d’un plan d’action ; et au mieux un partenariat ACP comme un label de votre bonne gouvernance.

Témoignage d’AVSF - Agronomes et vétérinaires sans frontières

AVSF est partenaire de la DG ECHO depuis 10 ans et mène des activités humanitaires financées par ce bailleur surtout dans le nord du Mali. Bien que cette zone ne soit plus prioritaire pour la DG ECHO, AVSF a souhaité poursuivre son partenariat avec elle. C’est pourquoi elle a décidé de s’engager dans l’audit ex ante requis par ce bailleur. À la suite d’une consultation de marché, c’est Baker Tilly qui a été sélectionné. Peu de cabinets ont l’expérience d’un audit ECHO et certains sont incompatibles du fait de leurs mandats avec cette DG.

L’audit porte aussi bien sur la capacité opérationnelle de l’ONG à mener un projet humanitaire que sur ses principes, sa gouvernance, son contrôle interne et son respect des règles, des règlements, des obligations et des normes.

Un tel audit s’avère très lourd et long car il touche à tous les thèmes de l’organisation et mobilise plusieurs acteurs de l’ONG, que ce soit au siège ou sur les terrains d’action. Les process, les procédures et les règles internes sont examinés ainsi que quelques projets, de leur conception à leur évaluation finale. Les équipes doivent être réactives car les documents demandés sont de toute sorte, sur des aspects techniques, organisationnels, comptables ou encore opérationnels et sont à fournir rapidement alors que nous intervenons dans des zones parfois difficiles d’accès ou éloignées, avec du personnel occupé par les activités des projets et non dédié à l’audit.

Il est à noter, parmi les difficultés de l’audit, que les critères à évaluer ne sont pas toujours très clairs, les termes employés sont traduits de l’anglais et portent parfois à confusion.

Les travaux d’audit ont été réalisés en partie dans nos bureaux de Lyon et en partie à distance. Le rapport a été finalisé 4 mois après le début des travaux. Il a été envoyé sur la plateforme de la DG ECHO dans les délais prévus, avant fin juin 2020, le process est toujours en cours.

Un tel audit, bien qu’il soit lourd comme nous avons pu l’évoquer, apporte un regard extérieur sur la structure et les recommandations permettent d’améliorer certains points. Elles ont été intégrées à notre plan d’action à court et moyen termes et sont prises en compte dans la révision de certaines de nos procédures ou de documents internes (code de conduite ou procédure d’achat par exemple, pour ne citer que les principaux), tout en gardant à l’esprit qu’elles ont été émises dans le cadre d’exigences de la DG ECHO.

Aline SAXOD-CHAVAND

Responsable Contrôle interne

AVSF