Accueil des stagiaires en entreprise : les règles à respecter

L’accueil des stagiaires en entreprise est soumis à des règles et obligations spécifiques qui visent à garantir leurs droits et à encadrer leurs missions. Combien de stagiaires est-il possible d’accueillir en entreprise ? Sur quelle durée ? Ont-ils les mêmes droits que les salariés ? Une gratification doit-elle leur être systématiquement versée ? Nos experts vous répondent.

Les différents stages

Il existe différents types de stages en entreprise :

• les stages d’observation école (à partir de 14 ans) ;
• les stages d’initiation et d’application en milieu professionnel (à partir de 14 ans) ;
• les stages de la formation continue ;
• les stages France Travail en immersion professionnelle.

Quel que soit le cadre de ce stage, une convention doit être impérativement signée entre le stagiaire, l’entreprise et l’établissement scolaire (ou l’organisme de formation ou France Travail).

La durée d’un stage

La durée d’un stage ne peut excéder 6 mois par an, renouvellement compris. Chaque période au moins égale à 7 h de présence – consécutives ou non – dans l’organisme d’accueil équivaut à une journée ; chaque période au moins égale à 22 jours de présence – consécutifs ou non – vaut 1 mois.

Un délai de carence doit être appliqué entre 2 stages (d’une durée minimale égale à 1/3 de la période de stage précédente).

Un statut et des missions spécifiques

Par principe, le stagiaire n’est pas un salarié. Il bénéficie, pour autant, des mêmes droits et avantages que les salariés de l’entreprise :

• accès au restaurant d’entreprise ou aux titres restaurant ;
• remboursement des frais de transport public (ou prime transport si l’entreprise l’a mise en place) ;
• possibilité de prévoir des périodes d’absence pendant la période de stage (non rémunérées) ;
• repos quotidien et hebdomadaire ;
• accès aux activités sociales et culturelles proposées par le CSE.

Un étudiant accueilli en stage ne peut assurer des missions visant à :

• remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;
• exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n’a pas d’obligation de production comme un salarié) ;
• faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
• prendre en charge un emploi saisonnier.

Le nombre de stagiaires en entreprise

Les entreprises de moins de 20 salariés ne peuvent accueillir plus de 3 étudiants en stage. Au-delà de 20 salariés, le nombre de stagiaires étudiants ne peut dépasser 15 % de l’effectif.

Quant aux stages de formation en milieu professionnel, jusqu’à 5 stagiaires peuvent être accueillis dans ce cadre au sein des entreprises de moins de 30 salariés et 20 % de l’effectif pour les entreprises de plus de 30 salariés.

La gratification

Sous deux mois de stage, la gratification n’est pas obligatoire. Au-delà de 2 mois de stage (sur une période consécutive ou non), une gratification doit être versée. Son montant minimum est fixé à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit 4,35 € bruts de l’heure au 1er janvier 2025.

La gratification dépend du nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire chaque mois (avec possibilité de lissage de la totalité des heures effectuées durant le stage). Elle doit être  versée à la fin de chaque mois (et non en fin de stage). Il est, en outre, nécessaire de déclarer cette gratification en DSN.

Toute période d’absence (y compris les jours fériés chômés) n’ouvre pas droit à gratification.

Pour évaluer la gratification à allouer, un simulateur de calcul de la gratification minimale a été mis en place par le Gouvernement.

L’attestation de fin de stage

Ce document doit être obligatoirement fourni au stagiaire. Il doit comporter :

• la durée effective du stage ;
• le montant total de la gratification versée (dès lors qu’une gratification est allouée au stagiaire).

Un modèle d’attestation est disponible via le lien suivant.

Les conseils de nos experts

Accueillir un stagiaire dans de bonnes conditions est essentiel. Cela favorise son intégration, sa motivation et par conséquent son apprentissage. La qualité de son encadrement et de son accueil peut, en outre, impacter l’image de l’entreprise en favorisant une perception positive et en démontrant son engagement envers le développement des jeunes talents.

Afin de garantir, notamment, une gestion adéquate de sa rémunération et de ses droits, n’oubliez pas de prévenir votre gestionnaire de paie de l’accueil d’un stagiaire dans l’entreprise.

Nos équipes restent à votre disposition pour tout complément d’information concernant ce sujet.