Déduction forfaitaire spécifique : l'accord du salarié indispensable

Pour bénéficier de la DFS, le salarié doit exercer une profession listée dans l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000 et supporter effectivement des frais dans le cadre de son activité professionnelle (justificatifs à l’appui).

Si les frais professionnels sont remboursés en totalité ou directement pris en charge par l’employeur, la DFS ne peut être appliquée.

Les nouveautés apportées par le BOSS

Le BOSS a durci les conditions pour bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique, aussi bien pour le salarié que pour l'employeur :

Désormais, l'appartenance à une profession éligible ne suffit plus. L'employeur doit être en mesure de prouver que le salarié engage effectivement des frais (dans le cadre professionnel) qui ne lui sont pas intégralement remboursés.

Il peut s'agir du montant réel des frais de transport, des frais de déplacement ou de tout autre frais qui peuvent être considérés comme professionnels.

En cas d'absence ou de congés rémunérés ou non au cours d'un mois complet, la DFS n'est pas admise.
L’employeur doit également recueillir le consentement des salariés et les informer de l’application de la DFS sur leurs droits, notamment auprès de la Sécurité sociale et pour la retraite.

Une tolérance a toutefois été mise en place jusqu'au 31 décembre 2022. Elle doit permettre aux employeurs de se mettre en conformité.

Mise en œuvre de la DFS

La mise en œuvre de la déduction forfaitaire spécifique doit être prévue par une convention, un accord collectif ou avoir été approuvée par les représentants du personnel (CSE). Le salarié ne peut s’opposer à son application, malgré son impact sur ses droits à la retraite et aux revenus de remplacement (indemnités journalières de Sécurité sociale, allocations chômage…).

À défaut d’accord d’entreprise ou d’accord du CSE, l’accord du salarié doit être individuellement recueilli, et ce, tous les ans.

Consultation et obtention de l’accord du salarié

Le salarié doit être informé annuellement et choisir de continuer à appliquer la déduction ou y renoncer. Lors de cette consultation, l’employeur doit également informer le salarié de l’impact de la déduction sur ses droits.

L’information et le recueil des réponses du salarié peuvent se faire par tout moyen : par courrier, par mail ou par le biais d’un portail intranet. Quel que soit le mode de recueil choisi, l’employeur doit, en cas de contrôle, être en mesure de justifier que cette consultation annuelle a bien été réalisée.

Spécificités sectorielles

Les secteurs du BTP et de la propreté ont obtenu des pouvoirs publics la possibilité de continuer d'appliquer une DFS après le 1er janvier 2023, même si les salariés n'engagent pas réellement de frais professionnels.

En contrepartie, ils bénéficient d’une baisse progressive sur plusieurs années du taux de la déduction, jusqu'à sa suppression définitive (au 1er janvier 2029, pour le secteur de la propreté et au 1er janvier 2032, pour le BTP).

Des modalités plus souples de recueil du consentement des salariés sont prévues, dans la mesure où leur accord explicite, recueilli avant le début de la période transitoire, vaudra pour l'ensemble de cette période.

Ces mesures dérogatoires ont été intégrées dans le BOSS : Frais professionnels - Boss.gouv.fr

Le conseil de nos experts

Quel que soit votre secteur d’activité, vos salariés doivent donc vous faire part de leur choix avant le 31 décembre 2022 (la date de signature faisant foi). À défaut, en cas de contrôle de l’administration, la DFS pourra être remise en cause et faire l’objet d’un redressement.

Nos équipes ainsi que celles de notre partenaire juridique, Oratio Avocats, restent à votre disposition pour tout complément d’information concernant la DFS, la mise en œuvre d’un accord ou la remise en cause de la DFS au sein de votre entreprise. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre contact habituel Baker Tilly pour tout premier échange sur le sujet.

Des formations dédiées

Vous souhaitez sécuriser vos pratiques sur le traitement des frais professionnels et comprendre les changements induits par le BOSS ?

Nous vous proposons des sessions de formation notamment dédiées à ce sujet :

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Valérie Rousseau
Responsable prospective et stratégie expertise sociale
v.rousseau@bakertilly.fr