Le bilan pédagogique et financier (BPF) : bien plus qu’une obligation réglementaire

Chaque année, tout prestataire de formation disposant d’un numéro d’identification d’activité (NDA) a l’obligation de déposer son bilan pédagogique et financier. En 2024, la date limite du dépôt est fixé au 30 avril 2024 pour les formations réalisées en 2023. Mais que recouvre précisément ce bilan ? Quelles sont les croyances à son sujet ? Pourquoi est-il essentiel pour les organismes de formation ? Nos équipes vous répondent.

Les croyances et idées fausses concernant le bilan pédagogique et financier

Le BPF demeure souvent entouré de croyances et d’idées fausses qui peuvent susciter confusion et incompréhension parmi les prestataires de formation. Certains préjugés persistants alimentent d’ailleurs des malentendus sur les obligations et le contenu du BPF :

• Le BPF concerne seulement les organismes de formation certifiés Qualiopi
• Le BPF est obligatoire si le chiffre d’affaires est supérieur à 153 000 € HT
• Le BPF ne concerne pas les prestataires réalisant des formations en sous-traitance
• Le BPF n’a pas à être déposé en l’absence de prestations
• Le BPF ne contient que le chiffre d’affaires
• Le BPF peut être déposé en retard ou ne pas être déposé du tout
• Le BPF ne concerne pas les formations internes
• Le BPF doit comporter les prestations encaissées
• Le BPF comporte le chiffre d’affaires TTC
• Le BPF se clôture au 31 décembre de chaque année
• Le BPF ne contient aucune charge de personnel et frais de fonctionnement
• Le BPF se substitue au bilan, compte de résultat et annexes

Et nous pourrions en ajouter d’autres…

Abordons de front ces idées préconçues, pour mieux comprendre le BPF, son impact, et son rôle, au travers de quelques rappels fondamentaux :

Le BPF, une obligation légale du prestataire en contrepartie de son numéro d’identification d’activité (NDA)

Le bilan pédagogique et financier (BPF) fait partie des obligations légales de l’activité de tous les dispensateurs de prestations de développement des compétences*. Il s’agit d’une obligation annuelle sous la forme d’un formulaire CERFA (10443*16) à renseigner par les organismes de formation, de bilan de compétences, de validation des acquis de l’expérience et les centres de formation.

Le formulaire est à télécharger et à compléter en ligne via le portail suivant :

« Mes démarches emploi et formation professionnelle »

* quel que soit le statut juridique de la structure, que l’activité soit exercée à titre principal ou accessoire

Un outil de contrôle et d’analyse

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est un outil de contrôle administratif et financier de l’activité du dispensateur de formation, à la disposition des services de contrôle des Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS).

Il constitue également un outil d’analyse du marché français de la formation professionnelle examiné, à ce titre, par la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES).

Les risques en l’absence de transmission du BPF à l’administration

Il existe 3 niveaux de sanctions :

1. Les sanctions financières régies par le Code du travail pour tous les OF

L’absence de dépôt entraine :

• La caducité de la déclaration d’activité et donc l’interdiction d’exercer une prestation de formation (article L. 6351-6 du Code du travail).
• La radiation de la liste publique des organismes de formation (article L.6351-7 du Code du travail).
• Une amende de 4 500 € (article L. 6355-15 du Code du travail).
• L’interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle (article L.6355-23 du Code du travail) et pouvant entrainer également des difficultés d’emploi de salariés.

2. Les sanctions régies par le référencement EDOF (espace de référencement des offres éligibles au CPF)

Elle implique également :

• Le retrait par la Caisse des dépôts et consignations du référencement sur l’espace EDOF et de toutes les offres de formation affichées, entrainant un déférencement de l’OF (selon l’article 3.1 des CGU Version 11 du 14/12/2023 en termes d’obligation EDOF).

3. Les sanctions régies par la certification Qualiopi

• Tout organisme de formation se portant candidat à la certification doit délivrer le dernier BPF pour déterminer la durée de l’audit et toutes les obligations liées à la certification Qualiopi (arrêté du 31/05/2023 portant différentes mesures de certification qualité paru au JO du 08/06/2023).

Les deux dernières sanctions ne concernent que les OF souhaitant être certifiés Qualiopi et référencés pour les formations éligibles au CPF.

Les dispenses possibles (mais pas systématiques)

Les entreprises déclarées comme organismes de formation (OF) assurant des formations internes (pour ses propres salariés) n’ont pas à déclarer ces formations (sauf si les formations concernent les salariés d’une filiale d’un même groupe).

Un OF qui n’a pas d’activité doit déposer son BPF avec la mention « Néant ». Même en l’absence d’activité, il n’est donc pas dispensé de déclaration.

Un OF doit déclarer toutes les prestations réalisées, même non encaissées (prestations rattachées à l’exercice comptable et issues d’une comptabilité d’engagement).

Les sous-traitants ne sont pas dispensés et doivent également établir un BPF.

Les obligations comptables

Les dispensateurs de formation de droit privé sont tenus d’établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe (article L.6352-6 du Code du travail). Ces comptes annuels sont établis selon les principes et méthodes comptables définis par le Code du commerce (article D.6352-16).

Par ailleurs, les organismes de formation à activités multiples doivent suivre, d’une façon distincte en comptabilité, l’activité exercée au titre de la formation professionnelle continue (article L.6352-7 du Code du travail). Cette distinction doit être faite autant pour les produits que pour les charges (avec, si nécessaire, la mise en œuvre d’une clef de répartition pour les dépenses de fonctionnement). Cette obligation s’impose également aux dispensateurs de formation de droit public qui doivent tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation (article L.6352-10).

Le BPF est une photographie comptable et exclusive de l’activité de formation professionnelle (le compte de résultat pour les OF ayant une activité unique de formation professionnelle ou la comptabilité analytique pour les entreprises à activités multiples).

La nomination d’un commissaire aux comptes est obligatoire dès lors que deux seuils suivants sur trois sont atteints :

• 230 000 € de total bilan (somme de tous les actifs dans un bilan comptable)
• 153 000 € de chiffre d’affaires
• 3 salariés

Le BPF ne se substitue pas aux autres obligations comptables de la structure.  

Au-delà des obligations déclaratives, quels sont les enjeux du BPF ?

La formation joue un rôle clé dans le développement des compétences et dans l’adaptabilité des salariés.  

Pour l’organisme de formation, le BPF : 

• est le reflet de l’activité de la formation de l’exercice écoulé
• offre une transparence vis-à-vis des autorités et des financeurs
• permet de publier, sur son site en ligne, des indicateurs fiables et vérifiables
• sert de baromètre pour mesurer l’efficacité et l’impact des programmes de formation
• permet de démontrer sa contribution au développement des compétences professionnelles

La lecture du BPF permet de décrypter d’une manière synthétique :

• Les activités de formation de l’organisme (le détail des programmes réalisés, le nombre de stagiaires, les heures dispensées par des formateurs appartenant à l’OF et les formateurs extérieurs, la répartition et le niveau).
• Les données financières de l’organisme, dont l’origine des ressources (les actions financées par des fonds mutualisés, publics et privés, le dispositif utilisé pour financer les formations des stagiaires) et les dépenses engagées par le prestataire.
• Les engagements réglementaires (des formations spécifiques).
• Les données relatives aux prestations de formation confiées par un OF à un autre organisme (sous-traitance).

Ne négligez pas cette formalité administrative ! N’hésitez pas à consulter votre contact habituel Baker Tilly ou notre pôle formation externe pour vous informer du contenu déclaratif, sécuriser vos obligations et répondre à vos questions.