Enjeux et bénéfices du bulletin de paie dématérialisé

Chaque mois, l’employeur a l’obligation de délivrer un bulletin de paie à ses salariés. La fourniture de ce document, sous format papier, engendre de nombreux coûts liés à sa production et sa distribution. Une autre solution existe pour minimiser le temps passé et les dépenses engendrées par le traitement et la remise de ce support en version imprimée : le bulletin de paie dématérialisé. Mais, attention à respecter le bon process RH et à utiliser un outil sécurisé !

Une avancée législative

Depuis la loi de simplification du droit et d’allégement des procédures signé le 12 mai 2009, les employeurs peuvent proposer des bulletins de paie dématérialisés, à condition que les salariés concernés ne s’y opposent pas formellement (loi travail du 8 août 2016).

Les avantages de la dématérialisation

Les avantages sont nombreux, à la fois pour l’employeur et les salariés :

• Réduction des coûts (impression, papier, mise sous pli, temps passé…)
• Gain de place (archivage dématérialisé et sécurisé avec un accès immédiat)
• Gain de temps et sécurisation du process RH (terminées la mise sous pli et les erreurs de distribution)
• Sécurité et confidentialité des données (le dépôt et l’archivage sont conservés pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans)
• Respect des contraintes liées à la réglementation générale sur la protection des données (RGPD)
• Mise à disposition rapide et sécurisée du bulletin aux salariés dans un coffre-fort électronique personnel, avec un accès sécurisé et permanent, même en cas de changement d’employeur (finis les duplicatas, les bulletins de paie perdus à rechercher et à rééditer…)
• Renforcement de l’image RSE de l’entreprise auprès de ses salariés, ses clients et ses prospects

À noter : le bulletin de paie dématérialisé à la même valeur juridique que sa version papier.

Le choix d’un outil adapté

Avant toute chose, il convient de choisir une technologie fiable et adaptée au besoin de l’entreprise.

Aussi, est-il prudent d’éviter les solutions numériques gratuites, qui abondent sur le marché, mais qui ne prennent pas toujours en compte les dernières évolutions législatives en matière de gestion de la paie.

Il faut également s’assurer que la solution choisie garantisse l’intégrité et la sécurité des données personnelles. 

Alors, n’hésitez pas à contacter votre interlocuteur habituel Baker Tilly pour tout échange concernant ce sujet. Nos équipes Conseil RH sont également disponibles pour vous accompagner dans le choix de l’outil et dans sa mise en place : conseilrh@bakertilly.fr