Gérer le remboursement des frais des bénévoles dans une association

Le fonctionnement des associations, et spécialement celles à but non lucratif, repose très largement sur le recours à des bénévoles. Si ceux-ci œuvrent pour l’association sans en attendre de rémunération, il n’en demeure pas moins qu’ils peuvent engager des frais pour lesquels il est possible d’obtenir un remboursement, pour autant que certaines règles et principes soient respectés. Voici ce qu’il faut savoir à ce sujet.

Quels sont les remboursements de frais possibles ?

Que l’on parle de défraiement ou de remboursement de frais, il s’agit toujours de rembourser les dépenses qu’un bénévole a payées sur ses deniers personnels pour le compte d’une association, dès lors que ces dépenses ont été engagées dans l’intérêt de l’association et dans le cadre de son activité. Cela suppose que ces frais soient effectivement utiles à l’activité de l’association et qu’ils soient engagés en accord avec les instances dirigeantes de l’association.

Les frais qu’un bénévole peut engager pour le compte de l’association peuvent être de nature très diverse. Il peut s’agir :

• de frais de déplacement : billets de train, de bus ou de métro, frais de carburant, frais de péage, remboursement de frais kilométriques, ticket de stationnement, etc.
• de frais de mission : dépenses d’hébergement lors d’un déplacement, frais de repas liés à une mission, coût d’inscription à un événement, etc.
• de dépenses propres au fonctionnement de l’association : achat de petit matériel, de fournitures, etc.

Comment justifier et sécuriser le remboursement des frais des bénévoles ?

Au-delà du mode de remboursement en lui-même, il faut que la dépense soit justifiée pour qu’elle ne soit ni contestée, ni contestable.

Le bénévole doit, ainsi, présenter les justificatifs à l’appui de sa demande de remboursement, comme des factures, des tickets de caisse, des notes de frais détaillées (mentionnant l’identité du bénévole, la date, l’objet et la nature de la dépense, l’identité des personnes rencontrées ou invitées le cas échéant, le détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, etc.).

Le remboursement sans justificatifs apparaît pour le moins risqué. Un remboursement de frais non justifié fait courir des risques financiers à l’association et entraîner une mise en cause de la responsabilité de ses dirigeants.

Une procédure de remboursement des frais peut être mise en place dans l’association pour assurer un contrôle efficace des dépenses ainsi engagées, ce qui pourra se matérialiser notamment par un système de contrôle et de validation des remboursements demandés.

Enfin, il est nécessaire que les remboursements de frais soient enregistrés en comptabilité.

Existe-t-il des réductions d’impôt pour les frais engagés par le bénévole ?

Il est admis que les bénévoles puissent, sous certaines conditions, bénéficier d’une réduction d’impôt afférente aux dons pour les frais qu’ils engagent personnellement dans le cadre de leur activité associative. Pour ce faire :

• les frais engagés doivent répondre strictement à l’objet social d’une œuvre ou d’un organisme d’intérêt général ;
• ils doivent être dûment justifiés. Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l’objet de la dépense ou du déplacement ;
• le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement via une déclaration expresse – qui peut prendre la forme d’une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais du type « Je soussigné (nom et prénom de l’intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ».
• L’association doit conserver, à l’appui de ses comptes, cette déclaration d’abandon ainsi que les pièces justificatives correspondant aux frais engagés par le bénévole.
• Elle remet en retour au bénévole un reçu fiscal lui permettant de bénéficier d’une réduction d’impôt pour don.
• L’inscription de l’abandon de frais en comptabilité (enregistré en charges par nature via un compte de dons) est obligatoire pour que le bénévole puisse accéder à cette réduction.

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