Piste d’audit fiable : toutes les entreprises concernées

Les entreprises assujetties à la TVA doivent sécuriser l’ensemble de leur flux de facturation et en assurer une parfaite traçabilité. Plusieurs méthodes leur sont, pour ce faire, ouvertes, dont la piste d’audit fiable que vous détaillent nos experts.

Rappel : les méthodes de sécurisation pour la transmission des factures

Depuis le 1er janvier 2013, les entreprises peuvent émettre ou recevoir des factures selon les trois méthodes de sécurisation suivantes :

• la signature électronique qualifiée
• l’EDI fiscal (Echange des données informatisé)
• la piste d’audit fiable (PAF) dans tous les autres cas

Via ces procédés, les assujettis doivent assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture que celle-ci soit sous forme papier ou électronique de son émission à la fin de sa période de conservation.

La piste d’audit fiable : définition et objectifs

Issue de la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, la piste d’audit fiable est une démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’infos, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle.

Ces derniers ont pour objectifs de :

• garantir les conditions d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité 
• maîtriser le fonctionnement du système d’émission, de transmission et de réception des factures
• garantir que les factures émises et reçues correspondent à la réalisation d’une livraison de biens ou d’une prestation de services effectivement réalisée

Ainsi, les contrôles permettent le lien entre une facture, un justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée.

Les entreprises concernées par la piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable s’impose à toute entreprise qui n’a mis en place ni procédure d’EDI fiscal, ni signature électronique qualifiée. 

Il n’y a pas de notion de seuil, ni de critère de chiffres d’affaires, d’effectifs, de volumétrie de flux ou de moyens affectés. TPE, PME ou grands groupes, toutes les entreprises sont concernées.

La piste d’audit fiable en pratique

Pour être fiable, la piste d’audit doit permettre de :

• reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation
• garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu
• justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de retomber par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

L’existence d’une piste d’audit fiable est démontrée par la présence de contrôles documentés et permanents.

L’institution donne les objectifs mais pas de modèle du contenu. Cependant, le niveau de détail attendu dépendra des critères suivants :

• taille de l’entreprise (chiffre d’affaires et effectifs)
• volumétrie des flux
• moyens affectés à la réalisation des contrôles (humains et financiers)

Une présentation orale assortie d’une démonstration concrète (comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux) pourra éventuellement suffire à la description des contrôles mis en place par une TPE. A l’inverse, les entités de taille relativement importante s’orienteront davantage vers une description narrative et/ou un workflow.

Enjeux et opportunités

La piste d’audit fiable permet donc à l’administration fiscale de prévenir les risques de fraude pesant sur la TVA et de sécuriser davantage le dispositif de facturation.

Ainsi, à l’instar du FEC (Fichier des écritures comptables), la piste d’audit fiable doit être présentée au fisc en début de vérification.

En cas d’absence ou de défaut de fiabilité de la PAF, les sanctions peuvent être :

• la remise en cause de la TVA déduite pour les factures reçues (BOFIP 30-20-30-50 – § 80)
• la remise en cause du caractère original de la facture émise : risque d’amende fiscale de 50 % du montant de la transaction (réduite à 5 % si régularisée dans les 30 jours  – Article 1737 I du CGI)
• la remise en cause du caractère probant de la comptabilité :  évaluation d’office et fortes pénalités pouvant aller jusqu’à 100 % des sommes rappelées (Articles 102 B et 74 du LPF)
• l’application de pénalités pour manquement délibéré

Au-delà de l’obligation fiscale, la piste d’audit fiable est une véritable opportunité pour renforcer le contrôle interne de gestion des flux et améliorer le processus en place. 

N’hésitez pas à consulter le webinar Flash Actus traitant de ce sujet : La Piste d’Audit Fiable – Principe & fonctionnement, enjeux & opportunités