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Procure-to-Pay : un levier de performance pour la fonction finance

Publié le : 13 février 2024

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Dans un monde où la technologie et l’innovation sont au cœur de la transformation des entreprises, les outils numériques jouent un rôle déterminant en optimisant les processus métier. Pour les directions financières, les solutions de Procure-to-Pay (P2P) s’imposent, d’ailleurs, comme des alliés de choix dans leur quête d’excellence opérationnelle.

La fonction finance, traditionnellement perçue comme le gardien des données financières et extra-financières (CSRD) de l’entreprise, est aujourd’hui au cœur d’une transformation majeure. Elle est ainsi appelée à jouer un rôle plus stratégique, en fournissant des informations en temps réel pour éclairer les prises de décisions.

Elle peut, pour ce faire, s’appuyer sur des technologies de pointe, telles que la digitalisation, la robotisation, l’intelligence artificielle et l’analyse de données ; des avancées technologiques qui participeront également au déploiement de la facturation électronique, imposée par les pouvoirs publics.

Dans ce contexte de transformation, les logiciels de Procure-to-Pay se révèlent être des outils précieux pour les directions financières. Ils révolutionnent d’ailleurs le processus d’achat en couvrant toutes les étapes de son cycle de vie, grâce à une approche globale, dite de “bout en bout”.

Qu’est-ce qu’un logiciel de Procure-to-Pay ?

Un logiciel de Procure-to-Pay est un outil qui permet de numériser, d’automatiser et d’optimiser les différentes phases du processus d’achat de l’entreprise, depuis la première intention d’achat jusqu’au paiement final de la facture.

Voici quelques-unes des fonctionnalités clés que ces outils peuvent offrir :

Gestion des fournisseurs : Ils permettent de gérer une base de données de fournisseurs, y compris les informations de contact, les conditions de paiement, et les historiques de commande.
Gestion des achats : Ils facilitent la création et l’approbation des bons de commande, ainsi que le suivi des commandes jusqu’à leur livraison.
Gestion des factures : Ils permettent de traiter les factures numériquement, d’automatiser leur approbation et de programmer les paiements.
Analyse des dépenses : Ils offrent des outils d’analyse pour suivre les dépenses, identifier les tendances et repérer les opportunités d’économies.
Intégration avec d’autres systèmes : Ils peuvent souvent être intégrés avec d’autres systèmes financiers ou ERP pour une gestion plus fluide des données.

schema procure to pay

Les enjeux

Ces solutions présentent une réponse efficace à une multitude d’enjeux, indépendamment de la taille ou du secteur d’activité de l’entreprise, notamment :

#1 AMÉLIORATION DU PROCESSUS DE TRAITEMENT

Accélérer, fiabiliser et réduire les coûts du traitement.
Éliminer les saisies manuelles, les collectes de factures multi-canaux, les délais de recherche de documents.
Clarifier les workflows de validations en utilisant les nouvelles technologies d’IA.

#2 GESTION DES DÉPENSES

Centraliser les données liées aux achats.
Assurer une traçabilité des dépenses
Effectuer des analyses de coûts pour identifier les économies potentielles.
Exercer un contrôle budgétaire en amont de l’engagement d’achat, en temps réel.

# 3 OPTIMISATION DE LA COLLABORATION

Fluidifier les interactions entre demandeurs, acheteurs, comptables et fournisseurs
Mettre à leur disposition un accès aux données et aux opérations spécifiques à chacun.
Réduire les délais, les risques d’erreur et les litiges.

# 4 SÉCURISATION ET MISE EN CONFORMITÉ

Assurer la traçabilité des flux.
Détecter les fraudes.
Mettre en place un archivage sécurisé, en utilisant la technologie Cloud.

# 5 TRANSITION EN DOUCEUR VERS LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Anticiper l’obligation de se conformer à la réforme de la facturation électronique.
Avec l’intégration d’une solution Procure-to-Pay, l’entreprise franchit une étape significative dans son adoption de la facturation électronique

En alignant ces solutions sur les objectifs de digitalisation, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur efficacité opérationnelle, mais également créer un environnement propice à l’innovation continue et à la croissance durable.

Nos experts sont en mesure de vous accompagner dans le choix de l’outil Procure-to-Pay le plus adapté à vos besoins. N’hésitez pas vous rapprocher de votre contact habituel Baker Tilly ou à nous adresser votre demande via notre formulaire de contact.