Sécuriser et simplifier la gestion des absences de vos salariés

Quel qu’en soit le motif (congés, RTT, formations, arrêts de travail…), les absences des salariés nécessitent une gestion rigoureuse. Car mal ou non suivies, elles peuvent avoir un impact sur l’activité de l’entreprise. Alors comment gérer les absences ? Quelles solutions pour en sécuriser et en faciliter le suivi ? Nos équipes vous répondent.

Les différents motifs d’absence

Parmi les facteurs d’absence dans l’entreprise, il convient de distinguer les absences dues aux maladies et accidents du travail, des différents congés pris par le salarié (sans solde, congés payés, d’ancienneté, télétravail, RTT, récupérations,).

• Les congés doivent faire l’objet d’une demande préalable et d’une approbation par l’employeur ou le N+1. Elles peuvent donc être anticipées.
• Les arrêts maladie, absences exceptionnelles (évènements familiaux, enfant malade…) ou non justifiées sont, quant à elles difficilement prévisibles.

Pourquoi faire un suivi de l’absentéisme ?

Gérer les absences des salariés, qu’elles soient ou non justifiées, permet :

• D’organiser, au mieux, le travail au sein du ou des différents services. Des embauches supplémentaires peuvent ainsi être engagées, des heures supplémentaires sollicitées auprès de salariés…
• En cas de litiges avec l’administration ou le salarié, de mettre à disposition les demandes formalisées, les justificatifs archivés…
• D’ajuster les éléments de rémunération impactés par les jours d’absence : primes, intéressement, participation, ancienneté…

SIRH et gestion des absences et des congés

La mise en place d’un SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) permet d’avoir rapidement et en temps réel, un suivi et une cartographie des absences (quels qu’en soient les motifs), et par conséquent d’analyser plus efficacement les indicateurs qui y sont liés afin de mobiliser des moyens d’action – comme la mise en place d’une politique sur la qualité de vie au travail, la santé et la sécurité de ses salariés, ou encore une politique de recrutement…

Un SIRH va permettre à l’entreprise :

• De proposer aux collaborateurs une interface simple et unique pour gérer leurs demandes d’absences (création des demandes d’absences en quelques clics avec justificatifs intégrés, suivi des compteurs en temps réel…)
• De donner la main aux managers, chefs d’équipes pour valider les demandes directement depuis leur espace, mais également de justifier un refus. La validation est alors plus rapide
• De donner plus de visibilité aux responsables sur le planning en affichant les absences, mais également les compteurs et les dates des demandes
• De récupérer facilement ses justificatifs par le salarié, le service RH… grâce à une gestion conforme justificatifs d’absence et à leur traçabilité
• De simplifier et de fiabiliser le travail RH grâce à l’intégration automatique des données en paie (finies les ressaisies manuelles, sources d’erreurs)
• D’analyser les absences des salariés (selon les métiers, les services, calcul du taux d’absentéisme…)
• De réduire des coûts : moins de temps passé à gérer les demandes d’absence en version « papier »
• De renforcer l’image RSE de l’entreprise auprès de ses salariés, ses clients et ses prospects
• De respecter les contraintes liées à la réglementation générale sur la protection des données (RGPD)

Vous souhaitez simplifier et optimiser la gestion des absences de vos salariés ? N’hésitez pas à contacter notre équipe Conseil RH qui pourra vous apporter ses conseils et vous accompagner dans le choix d’un système d’Information adapté à vos besoins.

N’hésitez pas à consulter, également, les programmes de nos formations en lien avec ce sujet :  

• Traitement des jours fériés et des congés payés : découvrir le programme
• Sessions inter et intra-entreprises : n’hésitez pas à consulter notre site internet ou à nous adresser votre demande via le formulaire ci-après.