Entretiens professionnels : des échanges qui comptent !

Les entretiens professionnels, souvent considérés comme une formalité, peuvent en réalité jouer un rôle déterminant dans la vie des salariés et le développement des entreprises. Ils ne se limitent pas à un exercice administratif, mais sont une occasion précieuse pour mieux comprendre les aspirations des salariés et valoriser leurs compétences, cerner les besoins en formation, améliorer l’organisation et la sérénité au travail… Ils peuvent également renforcer la motivation des collaborateurs et favoriser leur épanouissement professionnel.

Pourtant, leur mise en œuvre efficace demande une approche attentive.

Cadre de mise en place des entretiens professionnels

Depuis le 7 mars 2014, la loi impose à l’employeur d’organiser un entretien professionnel tous les deux ans avec chaque salarié, quels que soient la nature de son contrat (à durée déterminée ou indéterminée, en apprentissage ou en professionnalisation) et son temps de travail (à temps plein ou partiel).

L’entretien professionnel doit avoir lieu ​tous les 2 ans :​

• à partir de l’entrée dans l’entreprise, 
• puis à partir de la date de l’entretien précédent.

Cet entretien est distinct de l’entretien annuel d’évaluation qui se concentre sur l’activité et les performances du salarié à son poste de travail.

L’entretien professionnel, quant à lui, est centré sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Il est strictement confidentiel et doit se dérouler durant le temps de travail du salarié.

Obligations de l’employeur

L’employeur a plusieurs obligations concernant la mise en place des entretiens professionnels :

• Information : l’employeur doit informer le salarié, dès son embauche, du bénéfice de son entretien professionnel.
• Régularité : l’employeur est tenu d’organiser un entretien professionnel tous les deux ans avec chacun de ses salariés.
• Bilan à six ans : tous les six ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être réalisé. Ce bilan permet de vérifier si le salarié a bénéficié des entretiens professionnels, d’une formation, d’une progression salariale ou professionnelle.
• Documentation : il est impératif de conserver une trace écrite – pas nécessairement informatisée, mais un support complété et signé  – de chaque entretien professionnel, afin de prouver que les obligations légales ont été respectées. Une copie de l’entretien est à fournir au salarié.

Sanctions en cas de non-respect

Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent être amenées à verser des dommages et intérêts aux salariés qui n’auraient pas bénéficié des entretiens professionnels ou des formations nécessaires à leur développement professionnel.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, si, sous 6 ans, un salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels prévus et d’au moins une formation, l’employeur peut être contraint d’abonder son compte personnel de formation (CPF) à hauteur de 3 000 €.

Bonnes pratiques pour mener les entretiens professionnels

Pour que les entretiens professionnels soient efficaces et bénéfiques pour les deux parties, il est recommandé de suivre certaines bonnes pratiques :

• Préparation : « un entretien réussi est un entretien préparé » ; cela requiert l’engagement de l’employeur comme du collaborateur. Afin de faciliter cette démarche pour le salarié, il convient de lui adresser le support à compléter 10 à 15 jours avant la rencontre.
• Clarté et transparence : l’entretien doit encourager l’échange et se dérouler dans un climat de confiance, où le salarié se sent libre de s’exprimer sur ses aspirations et ses besoins.
• Personnalisation : les entretiens sont à adapter aux besoins spécifiques de chaque salarié, en tenant compte de leur parcours, de leurs compétences et de leurs ambitions.
• Suivi : les actions et décisions prises lors de l’entretien doivent être suivies d’effets. Il est important de planifier des actions concrètes et de faire un suivi régulier. Cette composante est indispensable pour garantir la réussite et l’efficacité de l’entretien.

Des équipes expérimentées pour vous accompagner

Les équipes de notre partenaire Capital Compétences sont en mesure de vous accompagner pour une mise en œuvre efficace des entretiens professionnels : ateliers d’appropriation de la démarche, préparation de l’entrevue et des supports associés, coaching des équipes managériales et de direction, accompagnement et conseil en formation, stratégie globale de gestion des compétences…