Comment mettre en place la BDESE au sein de votre entreprise ?

La base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) apparaît souvent comme un support difficile à mettre en place et à mettre à jour. Elle n’en est pas moins un outil utile, qui peut servir la stratégie et le pilotage de l’activité de l’entreprise.

Qu’est-ce que la BDESE ?

La BDESE, acronyme de base de données économiques, sociales et environnementales, est un outil de centralisation des données clés de l’entreprise. Elle a été pensée comme un tableau de bord structuré, mis à disposition des représentants du personnel, et notamment du CSE, pour leur permettre d’accéder à une vision d’ensemble de l’organisation.

Rassemblant des informations précises sur les volets économiques, sociaux et environnementaux, la BDESE facilite le partage de données stratégiques entre la direction et les instances représentatives du personnel. Son objectif est de soutenir le dialogue social par une meilleure transparence, sans se substituer aux obligations légales ou aux processus de consultation.

Quels sont les objectifs de la mise en place de la BDESE ?

Mettre en place une BDESE vise à établir un dialogue social entre l’employeur et les représentants des travailleurs (CSE) en leur fournissant toutes les données économiques, sociales et environnementales utiles. Mise en vigueur en 2013, cette base de données renforce la transparence de l’entreprise en fournissant des statistiques à jour sur sa situation financière, le nombre de travailleurs, les conditions de travail et les priorités de l’organisation. En outre, la BDESE facilitera les démarches d’information et de consultation du CSE, tout en renforçant la prospective et les réformes internes.

Quelles entreprises sont concernées par la BDESE ?

La BDESE ne s’applique qu’aux entreprises comptant plus de 50 salariés et disposant d’un CSE. Ce plafond de salariés a été établi pour offrir aux CSE des entreprises de grande et moyenne taille, un outil stratégique permettant une prise de décision éclairée et fiable.

Les plus petites entités ne peuvent être légalement obligées de respecter cette disposition, mais les groupes, établissements et entités situés dans une UES (unité économique et sociale) doivent s’y plier pour assurer des relations sociales et économiques soient plus transparentes en interne.

Comment mettre en place la BDESE dans une entreprise ?

Instaurer la BDESE au sein de l’entreprise implique un respect des obligations légales et la prise en compte des spécificités organisationnelles, sous peine de se risquer à des sanctions financières. Sa création et sa mise en œuvre impliquent le passage par certaines étapes clés :

• Vérification de l’obligation légale : Dépassement du seuil de 50 salariés, respect des délais de mise en place…
• Définition du contenu à inclure à la BDESE
• Choix du format de diffusion : numérique ou papier ?
• Autorisation d’accès aux membres du CSE et aux délégués syndicaux
• Contrôle de la confidentialité des données
• Mise à jour régulière du contenu
• Formation des acteurs concernés sur l’utilisation et la gestion de la BDESE

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Quand et à quelle fréquence réaliser la BDESE ?

La BDESE est tenue de regrouper les données couvrant six exercices : les deux derniers exercices, l’exercice en cours, ainsi qu’une projection sur les trois exercices à venir. Cette exigence permet aux parties prenantes décisionnaires internes d’avoir une vue d’ensemble à la fois rétrospective et prospective sur la situation de l’entreprise, sa politique et ses objectifs à venir.

En l’occurrence, la fréquence de mise à jour dépend du nombre de salariés que compte l’entreprise :

• Pour les entreprises de 50 à 299 salariés, une mise à jour est requise au moins tous les deux mois.
• Pour les entreprises de plus de 300 salariés, une mise à jour doit être réalisée au moins une fois par mois.

Ces fréquences d’actualisation de la BDESE permettent de garantir que les données y figurant sont toujours à jour, facilitant ainsi les consultations avec le CSE et le pilotage de l’activité.

De plus, bien qu’une entreprise ne soit pas tenue de mettre en place immédiatement une BDESE au moment où elle atteint un certain seuil d’effectif, elle se doit tout de même de respecter des délais de mise en place.

• Pour les entreprises qui franchissent le seuil de 50 salariés : délai d’un an pour mettre en place la BDESE
• Pour les entreprises créées avec plus de 50 salariés : délai de deux ans pour mettre en place la BDESE

Quelles sont les informations à mentionner obligatoirement dans la BDESE ?

La BDESE prend en compte les informations de 10 rubriques de base comprenant un nombre d’indicateurs variables selon que l’effectif de l’entreprise soit supérieur ou inférieur à 300 salariés. Ces données traitent de sujets relatifs à l’économie, au social et à l’environnement : investissements, rémunération des salariés et des dirigeants, égalité professionnelle entre les femmes et les hommes…

Il peut également s’agir d’aspects relatifs aux conditions de travail, à la santé, à la sécurité, aux flux financiers et aux impacts environnementaux incluant les émissions de gaz à effet de serre.

Sous quel format présenter cette base de données économique, sociale et environnementale ?

Pour les entreprises comptant moins de 300 salariés, le format de publication de la BDESE est libre, ce qui laisse le choix entre un support papier ou numérique.

En revanche, les entreprises de plus de 300 salariés, en l’absence d’un accord collectif, sont contraintes par la loi d’opter pour l’utilisation d’un support numérique. Ce type de format facilite grandement la mise à jour régulière des informations figurant dans la BDESE et garantit un accès rapide et sécurisé aux données pour les représentants du personnel.

Qui a accès à la BDESE et comment ?

Seuls les acteurs directement concernés par la BDESE en reçoivent généralement les droits d’accès, à savoir les membres du CSE et les délégués syndicaux. En effet, tout représentant du personnel élu au CSE a le droit de consultation, qui est une condition préalable à l’exercice de leurs tâches. Cette base de données peut également être consultée par le délégué syndical et sans mandat spécifique pour le CSE.

La BDESE peut-être accessible par un support informatique sécurisé, ce qui doit obligatoirement être le cas si l’entreprise dispose de plus de 300 employés. Dans ce cas, l’accès en ligne est protégé par mot de passe. Sinon, dans l’éventualité où on a affaire à une entreprise de moins de 300 salariés, la BDESE peut également être consultée sur un support papier mis à disposition en accès à locaux.

Qui peut vous accompagner dans la mise en place de la BDESE ?

La mise en place d’une BDESE peut mobiliser plusieurs expertises, selon les besoins de l’entreprise, sa taille et l’organisation de ses services internes. Pour sécuriser le contenu et assurer sa conformité, différents acteurs peuvent intervenir :

• Experts-comptables
• Avocats en droit social
• Cabinets de conseil RH
• Cabinets de conseil RSE
• Editeurs de solutions logicielles spécialisées

Même si une entreprise peut mobiliser ses propres ressources (RH, juridique, finances, RSE), un appui externe permet souvent de gagner du temps, d’optimiser la présentation et de garantir la conformité. Néanmoins, quelle que soit la solution retenue, la responsabilité finale reste celle de l’employeur.

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Quelles sont les sanctions encourues en cas de non mise en place de la BDESE ?

En cas de non mise en place de la BDESE dans les délais exigés, l’employeur s’expose à un délit d’entrave, dont les sanctions incluent jusqu’à un an d’emprisonnement et une amende de 7500 €. Cette infraction vise à garantir l’accès du comité social et économique (CSE) aux informations essentielles à l’exercice de ses missions.

Au-delà des sanctions pénales, des conséquences concrètes peuvent impacter la gouvernance et la stratégie de l’entreprise. L’absence de BDESE peut entraîner le blocage de projets majeurs, tels qu’une cession d’activité ou la mise en œuvre d’un plan de sauvegarde de l’emploi (PSE).

La jurisprudence a par ailleurs reconnu la gravité de cette carence en validant le licenciement d’un DRH pour défaut de mise en place de la BDESE, rappelant l’importance de ce dispositif dans le fonctionnement légal et social d’une entreprise.

Comment récolter les informations figurant dans la BDESE ?

La mise en place de la BDESE implique l’identification en amont d’informations provenant de sources de données et d’interlocuteurs divers, dont les services RH, paie, comptabilité et RSE. Cet ensemble de données, incluant des aspects relatifs aux catégories professionnelles, à la rémunération moyenne, aux flux financiers et à la répartition du temps de travail, doivent ensuite être centralisées, classées par rubrique, et ordonnées. Ce processus impliquant une lourde charge de travail, doit être réitérer à plusieurs reprises au cours de l’année, afin de garantir la qualité et l’exactitude des éléments constituant la BDESE.

La préparation et le traitement de ces données ne se limitent pas à leur simple présentation aux membres du comité social et économique (CSE). La BDESE constitue une démarche renforçant la stratégie de l’entreprise, sa gestion financière et la rémunération de ses collaborateurs.

Utiliser un outil de gestion pour la BDESE, une bonne idée ?

L’utilisation d’une solution pour la gestion de la BDESE, comme Alcuin BDESE, est efficace pour optimiser le fonctionnement de cette base de données. Cela permet d’automatiser les processus, de gagner du temps et de faciliter la gestion des données économiques, sociales et environnementales, tout en garantissant la sécurité et la conformité aux normes RGPD. Concrètement, voici quelques avantages associés à l’utilisation d’un outil de gestion :

• Collecter, centraliser et structurer les données attendues dans le cadre de votre BDESE
• Automatiser le processus de mise à jour
• Sécuriser le traitement des données confidentielles et leur mise à disposition
• Appuyer la création de reportings et d’indicateurs sociaux pour piloter l’activité, en tenant compte des évolutions de l’effectif, des absences, des catégories professionnelles et des conditions de travail

Source(s) :

• Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)

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Baker Tilly peut vous accompagner dans la mise en place et la gestion de votre BDESE en mettant à votre disposition un outil de gestion adapté à votre structure.

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