Entreprise spécialisée en automatisation des processus
L’automatisation des processus, un enjeu pour votre entreprise
Définition
L’automatisation des processus consiste à utiliser des outils technologiques pour exécuter des tâches manuelles ou répétitives de manière automatique. Cela inclut :
- la simplification de workflows complexes
- la réduction des temps de traitement
- l’amélioration globale des opérations.
L’objectif est de transformer des processus chronophages en flux optimisés et sans erreurs.
Les enjeux actuels pour les entreprises
Les entreprises d’aujourd’hui font face à une multitude de défis :
- accroissement des volumes de données
- pression compétitive
- exigences de rapidité
- nécessité de réduire les coûts…
Pour rester compétitives, elles doivent rationaliser leurs opérations et gagner en agilité. L’automatisation des processus répond à ces enjeux en optimisant les performances, tout en minimisant les coûts opérationnels.
Pourquoi automatiser les processus dans votre entreprise ?
Gain de temps et réduction des tâches répétitives
Les tâches répétitives consomment énormément de temps et d’énergie. En les automatisant, les entreprises peuvent recentrer leurs efforts sur des activités stratégiques et créatives, améliorant ainsi leur valeur ajoutée. Cela réduit la charge de travail sur les collaborateurs et augmente leur satisfaction.
Amélioration de la productivité et de l’efficacité
L’automatisation permet de fluidifier les flux de travail et d‘accélérer l’exécution des tâches, ce qui accroît considérablement la productivité. Les processus deviennent plus fluides, sans perte de temps, et les équipes peuvent se concentrer sur des objectifs de plus grande envergure.
Réduction des erreurs humaines
Grâce à l’automatisation, les processus deviennent standardisés et systématisés, ce qui minimise les erreurs humaines. La réduction des erreurs améliore la qualité des livrables, réduit les coûts liés à la correction et améliore la confiance de vos clients.
Meilleure exploitation des données
Les données sont un atout stratégique pour toutes les entreprises. L’automatisation facilite leur collecte, leur traitement et leur analyse, permettant de prendre des décisions plus rapides et éclairées. Cela améliore la réactivité et renforce la compétitivité.
Les chiffres clés de l’automatisation avec Baker Tilly Digital
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Quels types de processus automatiser dans votre entreprise ?
Processus administratifs et comptables
La gestion des tâches administratives peut être automatisée :
- la facturation,
- la comptabilité,
- le suivi des dépenses…
Cela permet de réduire les risques d’erreurs et d’améliorer la rapidité des opérations. Les équipes peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Processus liés aux ressources humaines
L’automatisation des processus RH simplifie les flux de travail et améliore l’expérience des employés :
- le recrutement,
- l’intégration des employés
- le suivi des congés…
Cela offre également aux équipes RH la possibilité de se concentrer sur la rétention des talents.
Automatisation de l’acquisition de clients (CRM)
La mise en place de pages d’atterrissage (landing pages) spécifiques et fonctionnelles, automatiquement connectées au CRM, est une fonctionnalité assurant le suivi automatisé des leads et des relances.
Une gestion plus réactive des prospects permet une meilleure conversion.
Chaînes de production et opérations
Permet d’accélérer les cycles de production tout en réduisant les coûts.
Elle assure une qualité constante et améliore la coordination entre les différentes étapes du processus de fabrication.
Gestion des stocks et des approvisionnements
- Optimise le suivi des inventaires
- Prévient les ruptures
- Garantit un réapprovisionnement juste à temps : grâce à des outils connectés, les entreprises peuvent suivre les niveaux de stock en temps réel, ajuster leurs commandes en fonction de la demande et réduire les coûts de stockage
Cela offre ainsi une meilleure coordination entre les services d’achat, de production et de logistique, offrant une efficacité accrue et une diminution des erreurs humaines.
Processus de vente et devis
La digitalisation des processus de vente, y compris la création de devis ou de factures, simplifie et accélère les interactions commerciales.
En utilisant des solutions automatisées telles que la synchronisation des données entre les outils CRM et de gestion ou de facturation, les commerciaux peuvent générer des devis précis en quelques clics et réduire les temps de saisie.
Les workflows automatisés garantissent également un suivi rigoureux, offrant une meilleure visibilité sur le pipeline de vente.
Marketing et campagnes digitales
L’automatisation du marketing facilite la gestion des campagnes digitales en simplifiant leur planification, leur exécution et leur suivi.
Des outils de marketing automation permettent de segmenter les audiences, de personnaliser les communications et de déclencher des actions en fonction du comportement des prospects ou clients.
Cela améliore la pertinence des messages, maximise l’engagement et réduit le temps consacré à des tâches manuelles.
Service après-vente et support client
Avec la robotisation du service après-vente et du support client, les demandes des clients peuvent être traitées plus rapidement et de manière plus efficace.
Les outils automatisés permettent :
- de suivre les tickets,
- d’envoyer des réponses prédéfinies,
- de transférer les cas complexes aux bonnes équipes…
Cela garantit une meilleure satisfaction client tout en réduisant la charge de travail des équipes de support.
Les étapes d’un projet d’automatisation réussi avec Baker Tilly Digital
Phase d’analyse et de recommandations
Diagnostic et analyse des besoins
Avant de lancer un projet d’automatisation, il est crucial de réaliser un diagnostic détaillé. Cette phase permet à nos experts d’identifier :
- les processus qui seraient les plus adaptés aux tâches effectuées par vos équipes
- les moyens à mettre en oeuvre
- les ressources nécessaires.
POC et chiffrage
Le choix des outils doit être aligné avec les objectifs et les contraintes spécifiques de l’entreprise. Les solutions sélectionnées doivent offrir la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux évolutions futures. Un POC permettra dans un premier temps de valider l’idée via un prototype simplifié, afin de permettre une intégration fluide, en tenant compte des systèmes existants, pour éviter tout ralentissement ou interruption des activités.
Restitution du diagnostic
Lors de cette étape, nous présentons les résultats du diagnostic en mettant l’accent sur le ROI (retour sur investissement). Celui-ci peut être :
- Financier, par exemple, via des économies réalisées
- Qualitatif, avec des gains comme :
- Un travail moins pénible pour les collaborateurs
- Une différenciation par rapport à la concurrence
À l’issue de cette présentation, un Go / No Go est décidé pour valider ou non la poursuite du projet.
Phase de mise en œuvre de l’automatisation
Établissement du cahier des charges
Cette étape consiste à formaliser précisément le livrable attendu à travers un cahier des charges ou une expression des besoins. L’objectif est de pouvoir garantir une vision claire des attentes pour les deux parties, afin de réduire les risques de dérives budgétaires et les incompréhensions.
Développement et mise en place de l’automatisme
Phase primordiale de la mission, le développement et l’intégration de la solution choisie sont réalisés par nos experts afin d’automatiser les processus identifiés. Cette phase inclut une étape de recettage avant la mise en production pour valider le bon fonctionnement.
Formation et suivi des équipes
Un projet d’automatisation réussi repose sur l’adhésion des collaborateurs. Former les équipes et les accompagner dans leur adoption des nouveaux outils est essentiel pour garantir une utilisation optimale.
Phase de suivi et d’optimisation continue
Maintenance et évolution
Nous accompagnons nos clients sur le long terme afin de faire évoluer les outils en fonction de leurs besoins.
▶️ Un forfait de temps peut être alloué pour répondre à diverses demandes et ajustements.
Nos consultants spécialisés dans l’automatisation des processus possèdent une expertise reconnue, acquise à travers de nombreux projets réussis. Leur maîtrise des technologies et des méthodologies les positionne en véritables partenaires de votre transformation digitale.
Nicolas
Chauviré
Consultant en digitalisation des entreprises - Baker Tilly Digital
Quelles sont les technologies utilisées pour l’automatisation ?
Outils de RPA
Les technologies RPA (Robotic Process Automation) permettent de réaliser des tâches répétitives de manière autonome à l’aide de robots logiciels. Ces outils sont flexibles et peuvent être adaptés à de nombreux contextes. Nos experts pourront également développer des logiciels adaptés à vos besoins.
Systèmes ERP
Les ERP (Enterprise Resource Planning) intègrent et automatisent les processus clés de l’entreprise, permettant une meilleure gestion des flux d’information et une coordination optimale des opérations.
Solutions de gestion de workflows
Les solutions de gestion de flux de travail (workflows) permettent d’automatiser les flux de tâches, possiblement en connectant vos outils entre eux, workflows d’approbation et flux de communication, assurant une meilleure coordination des équipes.
Intégration de l’IA
L’IA (Intelligence Artificielle) permet d’aller au-delà de l’automatisation de base en offrant des capacités d’analyse prédictive, d’optimisation des processus et de prise de décision autonome.
Pourquoi faire appel à nos experts en automatisation des processus ?
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Expertise et expérience en digitalisation
Nos experts possèdent des décennies d’expérience dans la digitalisation des processus d’entreprise, garantissant une approche sur mesure.
Solutions adaptées aux spécificités de votre entreprise
Nous développons des solutions personnalisées pour répondre aux besoins uniques de chaque client, assurant une efficacité optimale.
Accompagnement personnalisé à chaque étape
De la conception à la mise en œuvre, nous accompagnons nos clients à chaque phase pour garantir le succès de leurs projets.
Technologies de pointe
Nous utilisons les solutions et les outils les plus performants pour offrir les meilleurs résultats et maximiser l’impact de l’automatisation.
Garantie de résultats
Notre approche garantit des résultats concrets, mesurables et alignés sur les objectifs de nos clients.
Pour aller plus loin sur l’automatisation :
Automatiser les processus de reporting permet de centraliser les données et de générer des rapports précis sans intervention humaine. Cela réduit les risques d’erreur et améliore la productivité, via l’utilisation de macros ou le développement d’un logiciel sur mesure.
Les tâches répétitives sont souvent sources de frustration et d’inefficacité. Gagnez du temps avec la mise en place de scripts d’automatisation pour augmenter la précision et la réactivité de vos process métiers.
L’automatisation des relances garantit un suivi rigoureux et réduit les oublis, offrant ainsi une meilleure efficacité et satisfaction client. Vous pouvez ainsi vous délester d’une tâche chronophage sans valeur ajoutée, et sans erreur.
L’intégration de l’IA dans les processus de messagerie ouvre des opportunités intéressantes pour gagner en efficacité : elle peut analyser les emails entrants selon des règles prédéfinies et générer automatiquement des réponses adaptées, directement disponibles dans vos brouillons. Le résultat : un gain de temps significatif pour vos équipes et une réactivité accrue dans la gestion des emails.
Chaque entreprise est unique. Ignorer la personnalisation des solutions peut limiter leur impact et entraîner des résultats décevants. Il est crucial de bien comprendre les spécificités de votre organisation.
L’intégration des solutions doit être réalisée avec soin pour garantir une interopérabilité avec les systèmes en place. Une mauvaise intégration peut créer des problèmes coûteux.
Un projet d’automatisation nécessite un suivi régulier pour mesurer son efficacité et ajuster les processus en fonction des évolutions de l’entreprise et du marché.