Digitalisation de l’entreprise : les clés d’une transition réussie

La transition vers le numérique ne relève plus d’un simple choix, mais s’impose désormais comme une nécessité absolue pour prospérer dans un paysage économique en constante évolution. Dans ce contexte, aucune entreprise ne peut aujourd’hui prétendre fonctionner efficacement sans recourir aux équipements et services digitaux.

Mais pourquoi cette évolution est-elle cruciale ? Quels sont les moyens et les accompagnements disponibles pour soutenir l’entreprise dans cette démarche ? Quels outils peuvent permettre de consolider cette transformation ? Nos experts vous répondent.

Qu’est-ce que la digitalisation d’une entreprise ?

La digitalisation résulte de l’évolution des technologies, des équipements et des modes de communication, induite par le développement du numérique. Dans le monde des affaires, elle représente un processus visant à transformer les services d’une entreprise pour accroître son développement, son efficacité et sa compétitivité.

La digitalisation impacte divers aspects de l’entreprise, en transformant ses services, engendrant des changements à la fois pour sa structure interne et pour sa clientèle. Elle peut ainsi concerner :

• l’automatisation des processus qui fait évoluer les tâches manuelles telles que la gestion de la paie ou de la comptabilité vers des services numériques ;
• le commerce électronique, ouvrant la voie à la vente à distance et à l’expansion de la clientèle ;
• la numérisation des documents, simplifiant l’organisation interne de l’entreprise et optimisant le stockage.

La digitalisation engendre ainsi un véritable changement pour l’entreprise ; un changement qu’il convient de préparer en tenant compte des contraintes réglementaires liées à la protection des données, et en renforçant la cybersécurité.

Quels sont les avantages de la digitalisation des entreprises ?

La digitalisation n’est pas qu’une simple valeur ajoutée pour l’entreprise. Elle peut transformer en profondeur son organisation et sa relation avec sa clientèle.

En effet, par le biais de la digitalisation :

• l’accès à la clientèle est facilité par une gamme variée de moyens de communication tels que les e-mails, les messageries instantanées, les réseaux sociaux, permettant ainsi à l’entreprise de répondre aux besoins de sa clientèle de manière diversifiée ;
• les processus et la production de l’entreprise peuvent être optimisés grâce à l’intégration de technologies numériques améliorant les opérations de production, par l’exemple des logiciels de gestion de stocks qui offrent une meilleure visibilité et favorisent la coordination avec les fournisseurs ;
• la sécurité de l’entreprise peut être renforcée face à des menaces internes et externes telles que les cyberattaques ou le cybersquatting, grâce à des mesures de cybersécurité ;
• une variété d’outils digitaux peuvent être déployés pour optimiser la gestion et le suivi comptable de l’entreprise ;
• des solutions de vente en ligne et de communication à distance peuvent être mises en place pour étendre le champ d’action géographique de l’entreprise.

Le financement de la digitalisation des entreprises

Diverses aides sont disponibles pour accompagner les entreprises dans leur transition numérique. Le site aides-entreprises.fr recense, ainsi, les principales aides proposées, plus particulièrement par les collectivités territoriales. À titre d’exemple :

• la région Île-de-France propose des subventions pour les TPE et PME afin de les soutenir dans la modernisation de leurs outils de production ou leur transformation numérique et/ou écologique ;
• la région Hauts-de-France offre des subventions pour accompagner les TPE dans leurs projets de transformation numérique.

Le site France Num publie, en outre, les aides proposées par les régions en vue d’accompagner la transformation numérique des entreprises (TPE et PME).

Quels sont les outils de la digitalisation des entreprises ?

La transformation digitale d’une entreprise et de ses services implique inévitablement l’adoption d’outils numériques.

Une variété de logiciels et de systèmes est d’ailleurs disponible, par exemple :

Les outils de digitalisation de la gestion RH

• Silae : un logiciel essentiel pour automatiser la génération des bulletins de paie, des déclarations sociales et pour assurer la fiabilité des pratiques ;
• Combo : une solution visant à organiser divers aspects de la vie de l’entreprise, notamment la gestion de la paie et des plannings ;
• QuickMS : une société développant des logiciels de gestion des ressources humaines (GRAFIQ et QREW) permettant d’organiser la vie salariale de l’entreprise, de centraliser toutes les données conformément aux obligations légales et de digitaliser les entretiens avec les collaborateurs ;
• Factorial : un logiciel qui transforme les processus RH répétitifs, manuels et complexes en processus automatisés, centralisés et efficaces par le suivi du temps, la gestion des talents, de la paie et en proposant des cadres juridiques et financiers en ligne ;
• PeopleSpheres : une plateforme RH regroupant les outils RH les plus fiables dans une interface unique et conviviale.

Les outils de digitalisation de la gestion des frais professionnels

• Expensya : un outil permettant la dématérialisation et l’automatisation de la gestion des dépenses professionnelles, offrant un contrôle accru des frais de l’entreprise et sécurisant les procédures.

Pour la gestion des stocks, le marketing digital, la production et la fabrication, la finance et la comptabilité…

Bénéficier d’un accompagnement à la digitalisation

Afin de guider les entreprises souhaitant être appuyées dans leur transition digitale, ont été créés des labels permettant d’identifier les services de confiance et les prestataires offrant un accompagnement de qualité :

• le label SecNumCloud pour les fournisseurs de service cloud, garantissant un haut niveau de sécurité selon des critères techniques, opérationnels et juridiques fixés par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) ;
• le label ExpertCyber pour les prestataires de cybersécurité, reconnaissant l’expertise des professionnels en la matière, notamment en termes de technicité, de transparence et d’assistance à la clientèle ;

Le programme France Num propose, par ailleurs, des formations à destination des TPE et PME pour les aider à exploiter au mieux les outils numériques et développer leurs activités.

Nos équipes restent à votre disposition pour tout complément d’information concernant ce sujet. N’hésitez pas à consulter votre contact habituel Baker Tilly.