Fichier des écritures comptables (FEC) : un impératif pour sécuriser votre comptabilité

Instauré pour moderniser les contrôles fiscaux et lutter contre la fraude, le fichier des écritures comptables (FEC) est un outil indispensable pour toutes les entreprises soumises à la tenue d’une comptabilité. Mais que contient exactement ce fichier ? Quelles obligations implique-t-il ? Quels sont les risques pour une entreprise qui ne s’y conforme pas ?

Qu’est-ce que le FEC ?

Le FEC est un fichier informatique qui recense l’intégralité des écritures comptables d’une entreprise pour un exercice donné. Il doit être généré directement depuis le logiciel comptable utilisé par l’entreprise et respecter un format strictement encadré par l’administration fiscale (fichier texte ou CSV, avec une structure précise de 18 colonnes obligatoires).

Le FEC doit être conservé pendant 6 ans.

En cas de contrôle fiscal, l’entreprise dispose de 15 jours pour le transmettre à l’administration, sauf cas particuliers.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (BIC, BNC, BA) doivent être en mesure de produire un FEC conforme.

Les micro-entreprises, en revanche, en sont exonérées.

Sanctions en cas de non-respect

Le simple fait de ne pas fournir le FEC dans les délais expose l’entreprise à une amende de 5 000 € (article 1729 D du Code général des impôts). En cas de récidive ou de mauvaise foi, cette sanction peut être alourdie.

Un fichier mal généré, incomplet ou contenant des erreurs peut, par ailleurs, entraîner :

• le rejet du fichier par l’administration ;
• des redressements fiscaux si les anomalies conduisent à une sous-évaluation des bases imposables ;
• une amende de 10 % des droits éludés en cas de fraude ou d’insuffisance délibérée.

Le conseil de nos experts

Si le FEC permet à l’administration fiscale de gagner en efficacité, il impose aux entreprises une vigilance constante sur la qualité de leur comptabilité. Pour limiter les risques, n’hésitez pas à :

• vérifier la conformité de votre logiciel de comptabilité (le logiciel doit être certifié NF525 ou conforme aux exigences de la DGFiP).
• former vos équipes à la génération et à la vérification du FEC ;
• faire auditer le FEC par des spécialistes (expert-comptable ou avocat spécialisé) avant envoi ;
• archiver le FEC de manière sécurisée et accessible.

Exemples de non-conformité

Les erreurs les plus fréquentes incluent des erreurs de format, de codification, des écarts avec les documents sources ou l’omission d’écritures comptables.

« Dans le cadre d’un projet d’acquisition d’une société, nous avons été mandatés par notre client pour réaliser une mission d’audit fiscal couvrant plusieurs aspects, notamment l’existence de contrôles fiscaux passés ou en cours concernant la société cible. Il s’est avéré, à l’occasion de cette mission, que cette société avait fait l’objet d’une vérification de comptabilité au cours de laquelle elle avait fourni, sur demande de l’administration, des FEC révélant de nombreuses anomalies et notamment une non-conformité des fichiers présentés. Le service a donc appliqué l’amende prévue par l’article 1729 D du CGI. »

Corinne Lecocq, avocat associé Oratio Avocats

Ce scénario n’est malheureusement pas rare. De nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent se trouver confrontées à de telles situations, souvent liées à des problèmes de processus comptables ou à une méconnaissance des exigences techniques du FEC.

N’hésitez pas à joindre votre contact habituel Baker Tilly ou les équipes de notre partenaire juridique Oratio Avocats pour tout conseil ou accompagnement lié à la production ou à la vérification de vos FEC.