Les congés imposés par l’employeur : quels sont les délais et les conditions à respecter ?

Les congés payés traduisent un droit au repos reconnu par les législations française et européenne. Leur mise en œuvre incombe à l’employeur, dans le cadre de son pouvoir de direction. Il peut, ainsi, dans certaines limites, imposer la prise de ces congés. Cependant, cette possibilité ne peut être exercée que dans des conditions précises et selon des délais définis. Notre cabinet expert en gestion de paie vous propose un tour d’horizon des points de vigilance entourant cette prérogative.

Quelles sont les règles générales encadrant la prise de congés payés ?

Selon les articles L3141-1 et suivants du Code du travail, tout salarié (sauf cas particulier) bénéficie de congés payés à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif. Pendant les congés, l’employeur verse au salarié une indemnité de congés payés.

La période de référence pour la prise des congés est fixée par l’employeur, après consultation éventuelle du CSE, et doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture.
L’employeur fixe les dates de départ en congé, en tenant compte des nécessités du service et de critères légaux. Un congé principal d’au moins 12 jours ouvrables consécutifs doit être pris entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf dispositions conventionnelles contraires.

Toute modification de ces dates doit respecter un délai de prévenance d’un mois, sauf circonstances exceptionnelles.

Comment l’ordre des départs en congé est-il fixé en entreprise ?

À défaut d’un accord d’entreprise ou de convention collective, c’est à l’employeur que revient la tâche de définir l’ordre des départs en congés, après avis du CSE.

Cet ordre doit être communiqué, par tout moyen, à chaque salarié au minimum un mois avant son départ. Pour ce faire, il doit tenir compte de certains éléments, et notamment :

• l’ancienneté du salarié dans l’entreprise ;
• sa situation de famille (en cas de salarié proche aidant par exemple) ;
• la date des vacances scolaires (si le salarié est parent d’enfants scolarisés) ;
• la date des droits de garde pour les salariés divorcés ;
• l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs ;
• etc.

Sauf circonstances exceptionnelles ou accord entre le salarié et l’employeur, les dates de congé ne peuvent pas être modifiées par l’employeur moins d’un mois avant le 1er jour des congés auxquels il a consenti.

Lorsque des conjoints ou partenaires de PACS travaillent dans la même entreprise, la loi oblige l’employeur à s’assurer que les 2 salariés puissent bénéficier de congés simultanés.

Enfin, par principe, l’employeur est en droit de refuser les congés payés à un salarié pour un motif réel et objectif, étranger à toute discrimination.

Qu’en est-il en cas de fermeture de l’entreprise ?

À défaut d’accord d’entreprise, l’employeur peut tout à fait fermer tout ou partie de l’entreprise pendant une période qui ne peut pas excéder 24 jours ouvrables (soit 4 semaines continues).

L’employeur ne pourra toutefois fermer l’entreprise qu’après avoir :

• Informé et consulté le CSE, lorsqu’il existe, sur le projet de fermeture de l’entreprise au moins 2 mois avant ;
• Informé chaque salarié des dates de cette fermeture au moins 1 mois avant.

En l’absence de CSE, l’information de chaque salarié demeure obligatoire et peut se faire par voie d’affichage ou par mail envoyé à l’ensemble des salariés.

Le salarié peut toujours contester cette décision s’il le souhaite, mais l’employeur, tout en respectant la procédure précitée, reste malgré tout libre de l’imposer unilatéralement.

Le salarié peut-il refuser des congés payés imposés ?

La période de prise des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur. De ce fait, et si toutes les prescriptions conventionnelles, légales et réglementaires sont respectées, il n’est normalement pas possible pour les salariés de refuser les congés payés ainsi imposés par l’employeur.

Néanmoins, en cas de refus ou de modification tardive des dates de départ ou de la période de prise des congés payés, le salarié sera en droit de la refuser sans que cela ne puisse lui être reproché sur le plan disciplinaire ultérieurement.

Dans tous les autres cas, le refus du salarié peut être une faute, sanctionnée par l’employeur.

Quid des congés sans solde imposés ou négociés ?

Le congé sans solde est un congé pris par le salarié pour convenance personnelle, non rémunéré et non indemnisé.

La loi prévoit que lorsque la durée des congés pris par le salarié est supérieure à celle des congés payés auxquels il a droit, l’employeur peut accorder des jours de congés sans solde.

À la différence du congé sabbatique et outre cette disposition, le congé sans solde ne fait l’objet d’aucun encadrement légal ou réglementaire, mais peut être régi par les dispositions conventionnelles applicables à la structure.

Il n’y a donc pas de durée minimale ou maximale réglementée pour le congé sans solde, qui doit faire l’objet d’un accord entre le salarié et l’employeur.

Le plus souvent, c’est au salarié que revient la tâche de formuler la demande de congé sans solde à l’employeur. S’il n’existe aucun formalisme prévu pour cette demande, il est conseillé de rédiger une demande écrite.

Le salarié qui souhaite obtenir un congé sans solde doit nécessairement obtenir l’accord de son employeur pour en bénéficier. À défaut d’accord, l’absence du salarié à son poste pourrait constituer une faute grave.

L’employeur peut-il imposer à ses salariés la prise de congé sans solde ?

En définitive et parce qu’il a l’obligation de fournir du travail et de verser sa rémunération au salarié, au titre du contrat de travail, et que le congé sans solde a pour objet de restreindre les droits normalement acquis du salarié, l’employeur ne peut pas imposer la prise d’un congé sans solde, par définition non rémunéré, au salarié.

Si l’entreprise ferme annuellement et qu’un salarié nouvellement embauché n’a pas acquis suffisamment de congés payés en raison de son arrivée récente, il est conseillé de recourir à la prise de congés payés par anticipation ou de formuler une demande auprès de France Travail dont il dépendait en tant que demandeur d’emploi avant son embauche.

Un employeur peut-il choisir de payer les congés sans qu’ils soient pris ?

Selon la directive européenne 2003/88/CE, le droit au congé annuel payé vise à garantir au salarié un repos effectif, lié à la protection de sa santé et de sa sécurité. Cette obligation s’impose à l’employeur, qui doit organiser la prise des congés et justifier, en cas de litige, qu’il a pris toutes les mesures nécessaires pour permettre au salarié d’exercer ce droit.

Ainsi, l’employeur ne peut pas se contenter de rémunérer les congés payés sans en permettre la prise effective par le salarié. Le versement d’une indemnité ne peut remplacer la prise de congés que dans le cadre de la rupture du contrat de travail ou lorsqu’une clause expresse, transparente et favorable le prévoit (notamment pour les VRP).

En dehors de ces exceptions, il appartient à l’employeur d’organiser la prise des congés. À défaut, il s’expose à des sanctions et à une éventuelle condamnation à indemniser le salarié en cas de préjudice distinct démontré.

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