Guide de l’embauche d’un premier salarié : démarche, formalités et obligations légales de l’employeur

1. Le registre du personnel

Qu’est-ce que c’est ?

Le registre du personnel est un document crucial que chaque employeur doit tenir à jour. Ce registre peut être maintenu sous forme papier ou électronique et doit être présent dans chaque établissement où des salariés sont employés. Son contenu est encadré par la loi et doit comporter des informations précises telles que l’identification du salarié, sa fonction, sa qualification, les dates d’embauche et de départ, ainsi que le type de contrat de travail. Ce document ne se limite pas aux seuls salariés en CDI ou CDD ; il englobe également les travailleurs intérimaires, les stagiaires, et toute autre personne travaillant au sein de l’entreprise, listés dans un ordre chronologique d’embauche.

Le registre du personnel n’est pas un simple document administratif ; il est un outil légal essentiel, mis à la disposition des entités telles que le comité social et économique, l’inspecteur du travail et les agents de la sécurité sociale. Son exactitude et sa mise à jour régulière sont donc impératives, sous peine de sanctions.

Comment le mettre en place ?

Pour instaurer votre registre du personnel, vous avez plusieurs options. Le registre peut être acquis en papeterie sous forme d’un cahier dédié, ou il peut être généré électroniquement, souvent via une extraction de votre logiciel de paie, garantissant ainsi une intégration et une mise à jour fluides avec vos processus de gestion des ressources humaines.

• Choix du format : Décidez si un registre papier ou électronique convient mieux à votre organisation.
• Acquisition ou création : Achetez un registre préformaté en papeterie ou utilisez un logiciel de paie pour générer le registre.
• Saisie des données : Inscrivez les informations requises pour chaque employé, en respectant les mentions obligatoires et en veillant à l’ordre chronologique.
• Mise à jour : Actualisez le registre à chaque nouvel embauché, modification de contrat ou départ d’un employé.
• Conservation et accessibilité : Assurez-vous que le registre soit facilement accessible pour les inspections et conservez-le conformément aux directives légales.

Quelles sont les sanctions potentielles ?

La non-conformité dans la tenue de ce registre est sanctionnée par une amende, s’élevant à 750 € pour une personne physique et 3750 € pour une personne morale, soulignant l’importance de la rigueur et de la précision dans sa gestion.

2. Le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Qu’est-ce que c’est ?

Le DUERP est un élément central de la stratégie de prévention des risques professionnels au sein d’une entreprise. Obligatoire dès l’embauche du premier salarié, ce document vise à identifier, évaluer et organiser la prévention des risques liés à l’environnement de travail, qu’il s’agisse des procédés de fabrication, des équipements utilisés, ou de l’aménagement des espaces de travail. L’évaluation des risques doit être consignée dans le DUERP et doit faire l’objet d’une actualisation annuelle pour refléter les changements et les mesures prises au fil du temps.

Comment le mettre en place ?

La mise en place du DUERP est une démarche structurée qui nécessite une approche méthodique :

• Évaluation des risques : Procédez à un recensement exhaustif des risques dans chaque unité de travail, en prenant en compte divers facteurs comme les procédés de fabrication, les équipements et l’aménagement des lieux.
• Formalisation : Rédigez le DUERP en y consignant les risques identifiés ainsi que leur degré de gravité et les mesures de prévention correspondantes.
• Actualisation : Mettez à jour le DUERP au moins une fois par an ou suite à tout changement significatif affectant l’évaluation des risques.
• Conservation et transmission : Depuis le 31 mars 2022, il est obligatoire de conserver le DUERP et ses versions précédentes pendant 40 ans. En outre, pour les entreprises de plus de 149 salariés, le document doit être déposé sur un portail dédié à partir du 1er juillet 2023, et pour les autres entreprises à partir du 1er juillet 2024. Chaque mise à jour doit être communiquée au Service de prévention et de santé au travail.
• Consultation et implication : Le Comité Social et Économique (CSE) doit être consulté lors de la mise en place du DUERP et avant chaque actualisation.

En ce qui concerne les mesures spécifiques, les entreprises de moins de 50 salariés doivent inscrire dans le DUERP les actions de prévention définies, tandis que celles de plus de 50 salariés doivent y consigner un programme annuel de prévention. La mise à jour annuelle est obligatoire pour les entreprises comptant au moins 11 salariés.

Quelles sont les sanctions potentielles ?

L’absence de réalisation ou de mise à jour du DUERP expose l’entreprise à une amende de 5ème classe, soit 1500 € pour les personnes physiques et 7500 € pour les personnes morales.

3. Le registre de sécurité

Qu’est-ce que c’est ?

Le registre de sécurité est un document indispensable qui centralise toutes les informations relatives à la sécurité et à l’hygiène au sein d’une entreprise. Ce registre est essentiel pour assurer un suivi rigoureux des vérifications, des contrôles, des formations, et des diverses interventions liées à la sécurité au travail. Il englobe les attestations, les résultats et les rapports des vérifications et des contrôles imposés à l’employeur, ainsi que les observations et les mises en demeure émanant de l’inspection du travail concernant l’hygiène, la sécurité, la médecine du travail et la prévention des risques.

Comment le mettre en place ?

Pour instaurer et tenir à jour le registre de sécurité, suivez ces étapes clés :

• Compilation des documents : Rassemblez tous les documents relatifs aux vérifications et contrôles en matière de sécurité et d’hygiène, incluant les attestations et les rapports.
• Enregistrement des observations : Incluez les observations et les mises en demeure de l’inspection du travail liées à l’hygiène, à la sécurité, et à la prévention des risques.
• Mise à jour régulière : Veillez à une actualisation constante du registre, en y ajoutant les nouveaux documents et informations dès leur réception ou leur élaboration.
• Conservation : Conservez le registre et les documents qu’il contient pendant une durée minimale de cinq ans, afin de permettre une traçabilité et une accessibilité en cas de besoin.
• Accessibilité : Assurez-vous que le registre soit accessible pour consultation par les parties prenantes internes et les organismes de contrôle externes, notamment lors des inspections.

Quelles sont les sanctions potentielles ?

La non-conformité en matière de tenue du registre de sécurité expose l’entreprise à des sanctions financières. L’infraction à cette obligation est susceptible d’entraîner une amende de 4ème classe, qui s’élève à 750 € pour les personnes physiques et 3750 € pour les personnes morales.

4. L’affichage obligatoire

Qu’est-ce que c’est ?

L’affichage obligatoire en entreprise est un ensemble d’informations que la législation impose de rendre accessibles à tous les salariés. Ce dispositif réglementaire a pour objectifs d’informer le personnel sur ses droits, de garantir sa sécurité, et de veiller à ce que chacun ait un accès équitable aux informations essentielles concernant son environnement de travail. L’information peut être diffusée par divers moyens, bien que l’affichage reste une méthode privilégiée pour assurer une visibilité optimale.

Comment le mettre en place ?

Pour mettre en œuvre l’affichage obligatoire au sein de votre établissement, suivez ces étapes :

• Identification des informations à afficher : Recensez les informations qui doivent être mises à la disposition des salariés, en vous conformant aux prescriptions légales.
• Préparation des supports : Préparez ou procurez les affichages correspondant aux différentes catégories d’informations requises.
• Emplacement : Disposez les informations dans des lieux facilement accessibles et fréquemment visités par les salariés pour assurer une visibilité maximale.
• Mise à jour : Veillez à actualiser régulièrement les informations affichées pour refléter tout changement pertinent.

Les informations à inclure dans l’affichage obligatoire comprennent, mais ne se limitent pas à :

• Coordonnées de l’inspection du travail, du médecin ou service de santé au travail, et des services de secours d’urgence.
• Consignes de sécurité et d’évacuation en cas d’incendie, y compris les responsabilités assignées en matière de sécurité.
• Informations sur le Défenseur des droits et ses services.
• Horaires collectifs de travail et modalités de prise des congés.
• Détails sur la convention collective applicable, l’accès au DUERP, les textes sur l’égalité professionnelle, le harcèlement, la non-discrimination, et l’interdiction de fumer et de vapoter.
• Règlement intérieur et identification des membres du Comité Social et Économique.

Quelles sont les sanctions potentielles ?

Le non-respect des obligations en matière d’affichage peut entraîner des sanctions, soulignant l’importance de cette pratique pour l’information et la protection des travailleurs au sein de l’entreprise.

Quelles sont les formalités à gérer lors d’une première embauche ?

L’embauche de votre premier salarié est une étape significative, requérant une attention particulière aux diverses formalités administratives essentielles. Cela inclut la sélection de la convention collective appropriée, la rédaction du contrat de travail, la réalisation de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE), et la préparation du bulletin de salaire, chacun étant un pilier fondamental pour intégrer efficacement un nouvel employé dans le respect de la législation en vigueur.

1. Le choix de la convention collective

Qu’est-ce que c’est ?

La convention collective est un accord de travail qui joue un rôle fondamental dans la régulation des relations professionnelles au sein des branches d’activité. Elle est le fruit de négociations entre les syndicats de salariés et les organisations d’employeurs et vise à établir un ensemble de normes garantissant des conditions de travail équitables, ainsi que des droits et des protections pour les salariés, au-delà des dispositions légales minimales. Cette convention aborde des thématiques variées telles que les salaires, les heures de travail, les classifications de postes, les conditions de travail, la formation professionnelle, la santé et la sécurité au travail, les droits liés à la maternité et à la paternité, les congés, et les procédures de licenciement.

Examen détaillé des clauses : Une fois la convention identifiée, il est essentiel d’en examiner minutieusement les dispositions pour comprendre les obligations et les droits qu’elle instaure. Cela inclut l’analyse des clauses spécifiques à l’industrie concernée, qui peuvent influencer significativement la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise.

Application et conformité : Les conditions de travail spécifiées dans la convention doivent être intégrées dans les contrats de travail et respectées dans la pratique quotidienne. Cela implique une adaptation des politiques internes de l’entreprise pour se conformer aux standards établis par la convention.

Communication et accessibilité : Il est impératif d’informer les employés de la convention en vigueur, en affichant ses principales dispositions sur le lieu de travail et en fournissant un accès facile au texte intégral pour consultation. La transparence est essentielle pour assurer que tous les salariés sont conscients de leurs droits et obligations.

Mise à jour et consultation : La convention collective doit être revue régulièrement pour intégrer les éventuelles modifications ou mises à jour. Les employés doivent être informés de ces changements, qui peuvent affecter leurs conditions de travail.

Formation et accompagnement : Il est recommandé d’organiser des sessions de formation ou des réunions d’information pour les employés et les managers afin de les familiariser avec les dispositions de la convention collective et de s’assurer de leur bonne compréhension et application.

Gestion des conflits : En cas de désaccords ou de litiges relatifs à l’interprétation ou à l’application de la convention, il est crucial de disposer de mécanismes de médiation ou de résolution des conflits pour maintenir un climat de travail serein et constructif.

2. La rédaction du contrat de travail

Qu’est-ce que c’est ?

Le contrat de travail est l’accord qui formalise la relation professionnelle entre un employeur et un salarié, définissant leurs droits et obligations réciproques. Bien que le droit du travail permette dans certaines situations un contrat verbal, il est fortement recommandé d’établir un contrat écrit pour garantir la clarté et la sécurité juridique de l’engagement pris par les deux parties. Le contrat écrit devient impératif dans le cas des contrats à durée déterminée (CDD) et des contrats à temps partiel, où son absence entraîne la requalification en CDI ou en temps plein, respectivement.

Comment le mettre en place ?

• Contenu du contrat : Le contrat doit préciser la nature de l’emploi, la qualification professionnelle du salarié, l’intitulé de la convention collective applicable, les conditions de la période d’essai, la durée de travail, le montant de la rémunération, et pour les CDD, la date de fin du contrat.
• Respect des normes légales et conventionnelles : Assurez-vous que le contrat respecte les normes établies par la loi et par la convention collective applicable. Il ne doit contenir aucune clause qui enfreint les droits fondamentaux du salarié ou qui introduit des discriminations.
• Choix du type de contrat : Selon les besoins de l’entreprise, déterminez si un CDI ou un CDD est plus approprié. En principe, le recours au contrat à durée déterminée (CDD) est réservé à des situations spécifiques où l’employeur a besoin de main-d’œuvre pour une période limitée ou pour un objectif clairement défini, comme le remplacement d’un employé absent, un pic temporaire d’activité, ou des emplois saisonniers. Le CDD n’est pas conçu pour répondre à des besoins permanents ou réguliers de l’entreprise dans le cadre de son activité habituelle. Utiliser un CDD pour pallier un besoin constant de personnel entraînerait sa transformation en contrat à durée indéterminée (CDI), conformément à la réglementation en vigueur.
• Rédaction et signature : Rédigez le contrat en y incluant tous les éléments requis, puis faites-le signer par les deux parties. Cela formalise l’accord et confirme l’engagement de chacun.
• Conservation du contrat : Gardez une copie du contrat signé dans les dossiers de l’entreprise et remettez-en une au salarié pour ses archives personnelles.

3. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Qu’est-ce que c’est ?

La DPAE est une étape cruciale et obligatoire pour tout employeur avant d’intégrer un nouveau salarié. Cette formalité doit être réalisée auprès de l’URSSAF ou de la MSA et vise à enregistrer officiellement l’embauche du salarié. Elle déclenche plusieurs processus administratifs essentiels, comme l’immatriculation du salarié à la CPAM, l’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail, et l’organisation de la visite médicale d’embauche, qui est une obligation légale.

Comment la mettre en place ?

• Délai de déclaration : La DPAE doit être effectuée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche du salarié, bien qu’elle puisse être réalisée jusqu’à huit jours avant. Il est impératif que cette déclaration soit faite avant que le salarié ne commence effectivement à travailler.
• Modalités de déclaration : La déclaration peut être faite en ligne via les plateformes www.due.urssaf.fr ou www.net-entreprises.fr, ou par le dépôt d’un fichier généré par votre logiciel de gestion des ressources humaines, si celui-ci propose cette fonctionnalité.
• En cas de première embauche : N’oubliez pas de faire une déclaration spécifique à l’inspecteur du travail lors de la première embauche au sein de votre entreprise.

Quelles sont les sanctions potentielles ?

Le non-respect de l’obligation de réaliser la DPAE expose l’employeur à des sanctions financières sévères, avec une amende de 5ème classe et une pénalité significative calculée sur la base du minimum garanti. De plus, l’absence de DPAE peut entraîner des conséquences en termes de travail dissimulé, avec les sanctions associées.

4. L’émission du bulletin de salaire

Qu’est-ce que c’est ?

Le bulletin de salaire, ou fiche de paie, est un document que l’employeur est tenu de fournir à chaque salarié. Il récapitule le détail de la rémunération, des déductions appliquées, et des cotisations sociales, en respectant un cadre légalement défini. Ce document officiel sert de preuve de paiement du salaire et est essentiel tant pour l’employeur que pour le salarié pour des raisons administratives, fiscales, et sociales.

Comment le mettre en place ?

• Utilisation d’un logiciel de paie : Depuis l’introduction de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie pour générer les bulletins de salaire, assurant ainsi leur conformité avec les normes en vigueur et facilitant leur intégration dans le système de déclarations sociales.
• Conformité avec la réglementation : Assurez-vous que le bulletin de salaire respecte les dernières exigences légales, comme celles établies par l’arrêté du 31 janvier 2023. À partir du 1er juillet 2023, le bulletin doit inclure une rubrique « montant net social », destinée à clarifier le calcul des prestations pour les bénéficiaires de certaines aides sociales.
• Clarté et lisibilité : Le bulletin doit présenter les informations de manière claire et structurée, avec une distinction entre les cotisations et contributions sociales obligatoires et les éléments facultatifs. Cette clarté aide les salariés à mieux comprendre leur rémunération nette et les déductions appliquées.
• Communication transparente : Fournissez le bulletin de paie au salarié de manière régulière, idéalement en format papier ou électronique, en veillant à ce que toutes les rubriques soient facilement compréhensibles.

La To-Do List de la première embauche

Téléchargez notre fiche synthétique et recevez un récapitulatif de toutes les étapes à suivre pour l’embauche de votre premier salarié.

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A quels organismes adhérer lors d’une première embauche ?

L’adhésion aux différents organismes est une étape fondamentale lors de l’embauche d’un salarié, garantissant la conformité aux obligations légales et offrant une protection essentielle tant pour l’employé que pour l’employeur. Cela inclut l’inscription au service de prévention et de santé au travail, ainsi que la souscription à des régimes de prévoyance et de frais de santé

1. Le service de prévention et de santé au travail (SPST)

Qu’est-ce que c’est ?

Le Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST) joue un rôle crucial dans la préservation de la santé et de la sécurité des travailleurs au sein de l’entreprise. Dès l’embauche du premier salarié, il est impératif pour l’employeur de s’affilier au SPST de sa zone géographique. Cette affiliation vise à mettre en place une démarche proactive de prévention des risques professionnels et de suivi de la santé des salariés au travail.

Comment le mettre en place ?

• Adhésion au SPST : Identifiez le service de prévention et de santé au travail compétent pour votre secteur géographique et procédez à l’adhésion dès l’embauche de votre premier salarié.
• Organisation des visites médicales : Assurez-vous que la visite médicale d’embauche se déroule avant la fin de la période d’essai et, au plus tard, dans les trois mois suivant l’arrivée du salarié.

2. La prévoyance et les frais de santé

Qu’est-ce que c’est ?

La prévoyance et la couverture des frais de santé concernent les dispositifs mis en place par l’employeur pour offrir une protection sociale complémentaire à ses salariés. Ces dispositifs couvrent des risques tels que les maladies, les accidents, le décès, l’invalidité, ou l’incapacité de travail, allant au-delà de ce que prévoit la sécurité sociale.

Comment les mettre en place ?

• Choix du contrat : Sélectionnez un contrat de prévoyance et de mutuelle qui répond aux besoins de vos salariés et qui est conforme aux exigences de la convention collective applicable à votre secteur d’activité.
• Conformité avec la convention collective : Vérifiez que le contrat souscrit respecte ou dépasse les garanties minimales exigées par la convention collective. En cas de non-conformité, l’entreprise pourrait être tenue responsable des prestations non couvertes.
• Base juridique : L’instauration d’un régime de prévoyance et de frais de santé doit se baser sur un fondement juridique clair, pouvant être une convention ou un accord collectif, la ratification d’un projet d’accord par les salariés, ou une décision unilatérale de l’employeur documentée et communiquée à chaque salarié.
• Définition des termes du contrat : L’acte juridique établissant le régime doit détailler les garanties offertes, les contributions financières de l’employeur et du salarié, ainsi que les conditions spécifiques d’exemption d’adhésion.
• Préférence pour les organismes recommandés : Il est conseillé de choisir les organismes suggérés par la convention collective, car ils sont généralement spécialisés dans votre secteur et garantissent la conformité de la couverture proposée.

Comment suivre le premier salarié en post-embauche ?

L’accompagnement du premier salarié après son embauche est crucial pour assurer la conformité aux normes légales et favoriser un milieu de travail propice à l’épanouissement professionnel. Cet accompagnement englobe la surveillance des heures travaillées, la désignation d’un référent sécurité, la mise en place d’entretiens professionnels périodiques, et la planification des formations requises pour le perfectionnement des compétences de l’employé.

1. Le suivi du temps de travail

Qu’est-ce que c’est ?

Le suivi du temps de travail est une procédure réglementée par le Code du travail visant à enregistrer et contrôler les heures travaillées par les salariés au sein de l’entreprise. Cette démarche est cruciale pour garantir le respect des dispositions légales relatives à la durée du travail, pour prévenir les litiges et pour assurer une rémunération équitable des employés en fonction des heures effectuées, y compris les heures supplémentaires.

Comment le mettre en place ?

• Documentation et affichage : Tenez à jour et mettez à disposition de l’inspecteur du travail les documents relatifs au temps de travail. Affichez clairement l’horaire collectif, s’il est en vigueur, dans les locaux de travail, en indiquant les heures de début et de fin de travail, y compris les pauses.
• Horaires individuels : Si les horaires sont individualisés, assurez-vous que le système mis en place permette de tracer et de justifier les heures de travail de chaque salarié.
• Gestion des heures supplémentaires : Enregistrez et signalez les heures supplémentaires, qu’elles soient prévues de manière régulière ou effectuées de façon ponctuelle, pour garantir leur prise en compte dans la rémunération et dans les cotisations sociales.
• Forfaits annuels en jours : Pour les salariés en forfait jours, récapitulez annuellement le nombre de jours ou de demi-journées travaillées et veillez au respect des accords collectifs qui définissent les modalités de suivi de la charge de travail.
• Justification en cas de litige : En cas de désaccord sur le volume d’heures travaillées, l’employeur doit être en mesure de fournir les preuves des horaires réellement effectués par le salarié.
• Utilisation d’outils de Gestion des Temps et Activités (GTA) : Considérez l’adoption d’un système GTA pour une gestion optimisée du temps de travail, incluant le suivi des présences et des absences, facilitant ainsi l’administration des horaires et la conformité aux normes légales.

2. Le référent sécurité

Qu’est-ce que c’est ?

Le référent sécurité est une personne désignée au sein de l’entreprise, chargée de superviser et d’organiser les activités liées à la protection et à la prévention des risques professionnels. Cette désignation est une obligation pour l’employeur, visant à renforcer la sécurité au travail et à promouvoir un environnement de travail sain et sécurisé.

Comment le mettre en place ?

• Désignation : Identifiez et désignez un ou plusieurs salariés possédant les compétences requises pour endosser le rôle de référent sécurité. Ceux-ci doivent avoir une bonne connaissance des enjeux et des normes de sécurité dans le secteur d’activité de l’entreprise.
• Formation : Assurez-vous que le référent sécurité bénéficie d’une formation adéquate en matière de santé et de sécurité au travail, d’une durée minimale de cinq jours, pour acquérir ou consolider ses compétences.
• Recours à des intervenants extérieurs : Si l’entreprise ne dispose pas des compétences nécessaires en interne, elle peut faire appel à des spécialistes externes (tels que la DREETS, la CARSAT, l’ANACT, l’OPPBTP) pour bénéficier de leur expertise en matière de sécurité et de prévention des risques.
• Responsabilités : Bien que le référent sécurité joue un rôle clé dans la mise en œuvre des mesures de prévention, il est important de noter que cela n’exonère pas l’employeur de sa responsabilité première en matière de sécurité au sein de son entreprise.
• Soutien à l’employeur : Le référent sécurité travaille en étroite collaboration avec l’employeur pour développer, appliquer et suivre les politiques et les mesures de prévention adaptées, contribuant ainsi à la prévention des accidents et à l’amélioration continue des conditions de travail.

3. L’entretien professionnel et la formation

Qu’est-ce que c’est ?

L’entretien professionnel est un temps d’échange obligatoire qui a lieu au moins tous les deux ans entre l’employeur et le salarié, axé sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, y compris les qualifications et les opportunités d’emploi. Cet entretien est distinct des évaluations de performance et se concentre sur le développement de carrière et les besoins en formation du salarié.

Comment le mettre en place ?

• Planification de l’entretien : Organisez un entretien professionnel tous les deux ans pour chaque salarié. Cette discussion doit être axée sur l’avenir professionnel du salarié et les moyens de soutenir son développement et sa progression au sein de l’entreprise.
• Compte-rendu écrit : Rédigez un compte-rendu de chaque entretien professionnel, détaillant les discussions tenues et les engagements pris concernant le développement professionnel du salarié.
• État des lieux tous les 6 ans : Tous les six ans, l’entretien professionnel récapitule le parcours professionnel du salarié, afin de s’assurer que celui-ci a bénéficié d’au moins une action de formation, en plus de vérifier l’atteinte d’autres critères de progression professionnelle.
• Entretiens suite à des congés : Proposez un entretien professionnel après le retour du salarié de certains types de congés, comme le congé de maternité, de longue maladie, ou parental. Cette mesure permet de réintégrer efficacement le salarié et de discuter de ses perspectives professionnelles après une période d’absence.
• Anticipation sur initiative du salarié : En cas de longue absence, l’entretien peut être avancé si le salarié le souhaite, afin de préparer son retour et d’aligner ses objectifs professionnels avec les besoins de l’entreprise.