FORMATION : la durée et les objectifs des parcours en question

Rappel législatif

Le Code de travail ne fixe aucune durée minimale ou maximale à une session ou un parcours de formation pour le qualifier comme une action de formation. Seuls, les objectifs caractérisant une action de formation peuvent rendre légitime la durée.

Pour être ainsi considérée, l’action de formation doit répondre à l’un des objectifs suivants :

permettre à toute personne sans qualification professionnelle ou sans contrat de travail d’accéder dans les meilleures conditions à un emploi
favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l’évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l’emploi et de participer au développement des compétences
réduire les risques d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures de l’entreprise
favoriser la mobilité professionnelle

QUALIFICATION D’UN PARCOURS DE FORMATION : prenons l’exemple pratique d’une formation à un nouveau logiciel

Plusieurs raisons peuvent conduire l’entreprise à changer de logiciel. Il s’agit, le plus souvent, pour elle, d’adapter et d’améliorer le travail de ses salariés au contexte stratégique, environnemental de l’entreprise ou de son secteur d’activité.

La formation est la solution qui doit, notamment, permettre aux utilisateurs d’appréhender l’usage de ce nouveau logiciel, de gérer, sans difficultés, la transition tout en limitant la perte de productivité inhérente à un tel changement.

Mais, à quels objectifs précis doit répondre une action de formation à un nouveau logiciel ? Quelles démarches peuvent être engagées avant sa mise en œuvre ? Quelles sont les modalités pédagogiques les plus adaptées ?

Objectifs d’une action de formation à un logiciel

Former ses collaborateurs à un nouveau logiciel peut tout à fait être réalisé sur une courte durée (possiblement inférieure à 7 heures). Dès lors que l’objectif est limité à la maitrise des principales fonctionnalités et de l’environnement du logiciel, sans acquisition de connaissances, de compétences ou de qualification, il ne s’agit pas d’une action de formation. Aucun financement ne peut être, dès lors, obtenu.

Une action de formation à un logiciel doit répondre, non pas à la seule ambition de maitrise des fonctionnalités du logiciel, mais à bien d’autres objectifs :

Permettre à l’utilisateur de réaliser plus rapidement, plus précisément ou plus sûrement qu’auparavant ses missions (et ainsi répondre aux attentes espérées du nouveau logiciel)
Limiter la perte de productivité de l’utilisateur liée à la transition

Pour atteindre ces objectifs, plusieurs démarches sont, dès lors, à engager, et ce, en amont de toute mise en œuvre du parcours de formation :

Repérer la complexité du nouveau logiciel et les impacts
Cibler les salariés à former sur tout ou partie du nouveau logiciel, en fonction de leurs tâches
Connaitre le niveau de compétences de départ des salariés à former (à l’aise ou non avec l’informatique, réfractaire ou non au changement des habitudes)
Connaitre les impacts du changement dans les tâches ou les missions à réaliser par l’utilisateur et le niveau des compétences requises avec le nouveau logiciel (par exemple : de la saisie d’informations à un contrôle des flux importés par le logiciel et les API associées)

La formation à un nouveau logiciel devient une action de formation concourant à un développement des compétences dès lors que sont pris en compte les prérequis techniques et fonctionnels et qu’ils sont adaptés aux utilisateurs à former.

S’abstenir de cette démarche, c’est passer à côté d’un parcours structurant et d’un plan de financement de l’action de formation (via un OPCO ou autres organismes financeurs).

A quel moment l’analyse préalable doit-elle être accomplie ?

L’analyse préalable du besoin en formation est à associer au projet de changement de logiciel pour réaliser l’action de formation au moment de l’implémentation du logiciel.

Cette association permet de définir :

Les modalités pédagogiques à mettre en œuvre
Les dispositifs portés par l’Opco ou autres fonds publics, pour obtenir un financement adapté aux transitions stratégiques et technologiques et de développement des compétences
Les programmes de formation en fonction du public à former
Les parcours pour les utilisateurs qui ont besoin d’actions progressives pendant que d’autres peuvent utiliser des fonctionnalités plus avancées du logiciel

Et de sécuriser les délais de mise en œuvre, le bénéfice du changement du logiciel et les parcours de formation adaptés au public visé.

Ne pas réaliser cet exercice d’analyse préalable peut être problématique tant pour l’entreprise que pour les utilisateurs :

Les utilisateurs novices seront dépassés et perdus
Les utilisateurs expérimentés peuvent s’ennuyer et perdre du temps
Le bénéfice du changement du logiciel ne sera pas au rendez-vous
Des coûts inutiles pourront être générés

Les modalités pédagogiques recommandées par nos experts

Les modalités pédagogiques	Pour quoi faire ?	Comment ?
En groupe	Les fonctionnalités du logiciel Comment effectuer les tâches courantes quelle que soit la fonction des utilisateurs Test par les utilisateurs et apprendre en collectif pour accélérer le changement	Distanciel, présentiel, intra/inter
En individuel	Les fonctionnalités du logiciel Permettre à l’utilisateur d’apprendre à son rythme Suivre sa progression d’apprentissage et d’acceptation du changement	Via un tuto, manuel d’instructions, capture d’écran En coaching avec des échéances et des objectifs de progression et des livrables
Parcours à la carte	Les nouvelles notions techniques à connaitre ou à comprendre Les nouveaux réflexes à acquérir pour une utilisation optimale	En atelier groupe pour les fondamentaux techniques de base (théorie et applications), en intra/inter Sur le terrain pour la mise en pratique dans l’entreprise par voie de coaching, de tutorat et l’exigence d’un livrable selon la thématique
Evaluation des compétences	Les compétences requises sont-elles acquises ?	Test de positionnement avant/après, quiz, observations, suivi, feedback
Communauté	Echange des pratiques, retour d’expériences	Adhésion à un groupe Actualités en ligne Sessions d’actualisation, webinars…

Conclusion

La durée d’une session de formation reste une notion importante. Le contenu d’une formation peut en définir les limites, à condition de penser aux approches pédagogiques servant à l’accompagnement des futurs utilisateurs :

pour qu’ils en ressortent grandis,
pour augmenter les chances de succès du projet d’implémentation d’un nouvel outil de production.

Cette durée ne peut pas être généralisée, dès lors que la pédagogie est centrée sur l’apprenant et l’utilisateur.

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Liliane Coutantin
Expert-Comptable - Directrice Opérationnelle Pôle Expertise RH & Sociale / Qualité Formation
l.coutantin@bakertilly.fr