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Quels frais sont considérés comme des frais professionnels ?
Les frais professionnels peuvent correspondre à :
- Des frais de déplacement (train, avion, transports, etc.)
- Des dépenses liées aux repas dans le cadre d’un déplacement, d’une mission dès lors que le salarié est dans l’incapacité de regagner soit son domicile, soit son lieu de travail habituel sur la pause méridienne
- Des frais d’habillage pour certains métiers (obligation de porter un uniforme de travail)
- Des cadeaux, des voyages d’affaires
Quelles sont les conditions d’exonération de ces frais ?
Pour être exonérés de cotisations et de contributions sociales, les frais professionnels doivent remplir cumulativement 3 critères :
- Être de caractère exceptionnel
- Avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise
- Avoir été engagés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié
Quelles sont les modalités de dédommagement de ces frais ?
Diverses modalités de prise en charge de ces frais sont possibles :
- Le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs
- Le versement d’allocations forfaitaires
- L’application d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS) sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions
Quelles sont les erreurs les plus fréquemment rencontrées dans la gestion des frais professionnels ?
La gestion des frais professionnels peut donner lieu à des erreurs, dommageables en cas de contrôle de l’administration.
Voici quelques exemples d’erreurs à éviter :
- Considérer un repas, une nuitée d’hôtel, d’un salarié en déplacement professionnel comme frais professionnel, sans en avoir le justificatif
- Rembourser un frais professionnel alors que le salarié était en congés
- Ne pas réintégrer les frais professionnels dans la base des cotisations si la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) est appliquée
- Appliquer la DFS si le salarié ne supporte aucun frais professionnel, ou si l’employeur ne peut en apporter la preuve
- Considérer comme frais professionnels les repas quotidiens au restaurant de ses salariés…
Les conseils de nos experts
Au regard des évolutions et précisions apportées par le BOSS concernant les frais professionnels, il apparait indispensable, pour toute entreprise, d’engager une gestion rigoureuse de ces frais.
La mise en place d’une solution SIRH peut vous aider dans cette démarche.
N’hésitez pas à informer votre gestionnaire de paie des frais professionnels pris en charge chaque mois pour vos salariés. Ils pourront ainsi être intégrés dans la base des cotisations, s’il y a application d’une DFS ou considérés comme avantages en nature s’ils ne sont pas justifiés.
Nos équipes restent à votre disposition pour évaluer l’impact de ces nouvelles règles sur votre entreprise.
Nos formations dédiées
Nous mettons à votre disposition de nouvelles sessions de formation dédiées à ce sujet :
- Calcul des avantages sociaux et frais professionnels : découvrir le programme
- Repenser vos connaissances et vos pratiques sociales avec le Bulletin officiel de la Sécurité sociale : découvrir le programme
- Sessions inter et intra-entreprises : n’hésitez pas à consulter notre site internet ou nos experts formateurs : formation@bakertilly.fr
Référence
En complément de cet article, n’hésitez pas à consulter notre dernière publication sur la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
Valérie Rousseau
Responsable prospective et stratégie expertise sociale
v.rousseau@bakertilly.fr
